Adjoint(E) Aux Activités Professorales

3 months ago


Montréal QC, Canada HEC Montreal Full time

**Milieu de travail**:
Le **Département de finance** est constitué d’une équipe de professeurs, de maîtres d’enseignement et de chargés de cours dont les intérêts d’enseignement concernent la finance.

**Rôle et responsabilités**:
**L'adjoint(e) aux activités professorales **est responsable du soutien administratif pour une équipe composée de professeurs, de maîtres d'enseignement, de chargés de cours, ainsi que d'auxiliaires d'enseignement et de recherche. Cette personne travaille en collaboration avec l'adjointe de direction et l'adjointe aux activités professorales afin d'assurer un soutien efficace aux activités pédagogiques et administratives.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :_
- Voit à l'organisation matérielle des cours du B.A.A, DES, M. Sc., Ph. D et MBA:

- Informe le corps enseignant des procédures et règlements à suivre concernant les cours, les examens, les remises de notes et les demandes de révision d'examens.

Crée et effectue régulièrement la mise à jour des sites ZoneCours.

Prépare, corrige et imprime des textes, lettres de recommandation, quiz, travaux pratiques, tableaux, graphiques, examens ainsi que divers rapports, en français et en anglais.

Assure le suivi dans la préparation des examens (montage, lecture, correction, mise en page) pour fin d’impression et planifie les remises de travaux, tests et quiz sur ZoneCours selon l’horaire prévu par le Registrariat.

Assure le suivi des demandes d’absences motivées, cas spéciaux, examens différés ou examens différents.

Établit les horaires de consultation des auxiliaires d’enseignement en fonction des matrices de conflit et de la disponibilité des locaux partagés.

Commande divers documents pédagogiques.

Procède à la correction automatique d’examens à choix multiples et prépare les fichiers de résultats Excel.

De façon proactive, rappelle les délais et les dates butoirs aux personnes concernées et prépare les documents en conformité avec les échéanciers des autres unités de l’école.

Aide les membres du corps enseignant en répondant à leurs demandes de support liées aux ressources pédagogiques, à l'organisation des cours et à l'utilisation des outils numériques.

En partenariat avec l’adjointe de direction, les adjointes aux activités du département de finance collaborent au maintien des activités et des opérations pour la salle des marchés, le fonds BNI‑HEC et le club de trading (recrutement, gestion des agendas, engagements, facturation, suivi des approvisionnements avec les fournisseurs et suivis budgétaires, etc.)

Assiste le corps enseignant dans la réalisation de leurs activités et divers projets.

Assure la correspondance, le suivi administratif, la recherche et la cueillette d’information pour divers documents.

Prépare les relevés de dépenses des professeurs et des invités externes et assure le suivi auprès du service de comptabilité et trésorerie.

Traite et assure le suivi des procédures administratives internes de HEC Montréal (demandes d’autorisation d’engagement pour les étudiants canadiens et internationaux, demandes de paiement du personnel de recherche ou contractuel, demandes de bourse, demande d’achats et tout autre formulaire interne à HEC Montréal).

Voit à l’organisation logistique des séminaires du département et aux remboursements.

Effectue la mise à jour des pages Web.

Tient à jour le système de classement normalisé en vigueur à HEC Montréal. Procède à l’élagage et à l’archivage des dossiers semi-actifs.

Prépare des réunions Zoom et Teams.

Vérifie l’inventaire et procède aux achats des fournitures de bureau.

Lors de l’absence de l’adjointe de direction, effectue divers travaux en support à la direction du département.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

**Profil recherché**:
Diplôme d'études professionnelles en secrétariat et un minimum de quatre années d'expérience de travail pertinente*

Excellente connaissance de la langue française, parlée et écrite

Très bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (ex; suite office, SharePoint, etc.)

Connaissances des outils nécessaires à la création et à la mise à jour de pages Web, tel que : Zone Cours, Rhytmyx, langage HTML, etc.

Connaissances des environnements administratifs suivants : Synergie, Maximo, Savia, Jira, Teams, Zoom.

Habiletés dans les relations interpersonnelles

Capacité de travailler sous la direction de plusieurs personnes

Aptitude à travailler en équipe

Capacité de travailler en équipe

Capacité de travailler sur plusieurs dossie



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    **Milieu de travail**: La **Direction des programmes de certificat** est responsable du développement et de la gestion de plus de 220 cours différents associés à plus de 50 microprogrammes et certificats tout en permettant aux étudiants qui le désirent d’obtenir un baccalauréat en gestion. Les programmes de certificats comptent plus de 10 000...


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