Adjoint-e Exécutif-ve

2 months ago


Montréal, Canada Musée des beaux-arts de Montréal Full time

Le défi
La Fondation du Musée des beaux-arts de Montréal est à la recherche d’un-e adjoint-e exécutif-ve. Relevant de la directrice générale de la Fondation, la personne travaille en étroite collaboration avec l’équipe de direction de la Fondation (MBAM) dans la gestion de ses mandats, tant dans l’organisation quotidienne que dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Elle assure le bon fonctionnement du bureau de la direction, gère les priorités et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle assure également les tâches de secrétaire du conseil d’administration de la Fondation.

**Pour réussir dans ce poste, il vous faudra**:
Assister la direction auprès des équipes de la Fondation et du Musée et effectuer les suivis en facilitant le bon déroulement des activités de la direction.
Gérer l’agenda de la directrice générale, déterminer les priorités et organiser les réunions.
Gérer la boîte courriel de la directrice générale, identifier les urgences à transmettre à la directrice, répondre à la correspondance de routine et déléguer au besoin.
Planifier et coordonner des appels, rendez-vous et déplacements.
Créer et améliorer des outils pour faciliter le travail de la direction, tels que des graphiques, tableaux d’analyses, etc.
Voir à la préparation et à l’organisation du conseil d’administration et de ses comités, à la préparation des ordres du jour ainsi qu’à la rédaction des procès-verbaux.
Être le point de contact entre la direction et le conseil d’administration, les comités et les parties prenantes.
Travailler étroitement avec l’équipe des communications de la Fondation pour la planification et la révision de communications internes et externes, provenant de la direction générale.
Rédiger différentes communications (lettres, formulaires, etc.) et aider à la préparation de discours et présentations.

**Fournir un soutien administratif**: suivi des comptes de dépenses, envois postaux, etc.
Assurer les tâches de secrétaire du conseil d’administration de la Fondation.

**La tête de l’emploi**:
Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent.
Expérience appréciable d’au moins trois (3) ans dans un poste similaire de niveau exécutif.
Expérience d’au moins deux (2) ans dans un poste comprenant la coordination d’un conseil d’administration.
Excellente capacité rédactionnelle en français et très bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit.
Sens éthique, courtoisie, discrétion et confidentialité.
Capacités exceptionnelles en matière d’organisation et gestion de temps.
Initiative, autonomie et débrouillardise.
Excellente connaissance de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et de Google Workspace.
Habile avec les systèmes ERP, CRM et de comptabilité pour l’inscription des factures, leurs suivis et la mise à jour requise.
Connaissance du milieu philanthropique et/ou culturel considérée comme un atout, tout en possédant une bonne culture générale.

Pour postuler, rendez-vous sur le site du Grenier aux emplois :



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