Office Manager Gestionnaire de Bureau

7 months ago

Montréal, Canada OneSpan Full time

At OneSpan, we're reimagining trust to help businesses to thrive by enabling secure, compliant, and frictionless digital agreements and transactions. Across the globe, we are trusted by global enterprises, including more than 60% of the world's largest 100 banks, to enrich their customer experience and mitigate threats today, while preparing to take full advantage of what's coming tomorrow. With a bold vision and an ambitious opportunity ahead of us, we are looking for creative thinkers and fearless ideas that will disrupt our industry. There's never been a better time to join our team and play your part in the OneSpan story.
- We are looking for an experienced- Serve as the point person for the Montreal office, greet and provide general support to all visitors and employees.
- Managing the inventory of office supplies and snacks, ordering additional supplies as needed and ensuring that costs are appropriately managed.
- Route incoming calls and mail to the appropriate people.
- Ensure the office facilities including conference rooms, kitchen and supply areas are neat and clean.
- Communicate and maintain office standards and cleanliness.
- Ensure operation of all office equipment by scheduling preventive maintenance and coordinating any repairs.
- Assist with onboarding new Montreal office employees by obtaining badges, name tags, identifying desk space, and coordinate shipping of equipment, if needed.
- Organize and coordinate both in-house and out of office events (workshops, conferences, etc.), which may include creating timelines and budgets, coordinating with vendors, and organizing catering.
- Lead the Environmental Health and Safety committee along with required activities and documentation to ensure compliance.
- Address employee queries regarding conference room scheduling or other office management issues.
- Coordinate and organize travel arrangements as necessary.
- Act as the key contact between building management, building maintenance and the OneSpan office; establish and maintain a good working relationship with the building personnel.
- Liaise with vendors, including cleaning, catering and security services.
- Offer support and assistance to other functions and employees as needed (and directed) on special projects and/or events
- Assist HR Manager and Montreal site lead as needed

**Requirements**:

- Required on-site in the office four days a week (Tuesday and Wednesday are required) and hours are generally from 8:00 am - 5:00 pm, additional hours may be required based upon what is occurring in the office that week
- Previous experience as an Office Manager or Administrative Assistant with strong knowledge of office administrator responsibilities.
- Fully bilingual in French and English
- Energetic and proactive, good at project management and cross-team collaborations; able to provide effective and proficient administration solutions
- High school degree and 3-5 years' experience in a professional office environment.
- Excellent written and verbal communication skills with a strong customer service orientation.
- Strong interpersonal and collaboration skills with the ability to work with a variety of people and roles.
- Strong organizational and planning skills in a fast-paced environment.

**Aperçu du poste**:
**Tâches et responsabilités du poste**
- Agir comme personne-ressource pour le bureau de Montréal, accueillir et fournir un soutien général à tous les visiteurs et employés.
- Gérer le stock des fournitures de bureau et des collations, commander des fournitures supplémentaires au besoin et s'assurer que les coûts soient gérés de manière appropriée.
- Acheminer les appels entrants et le courrier vers les personnes appropriées.
- S'assurer que les installations du bureau, y compris les salles de conférence, la cuisine et les zones d'approvisionnement, soient propres et soignées.
- Communiquer et maintenir les normes et la propreté du bureau.
- Assurer le fonctionnement de tous les équipements du bureau en planifiant une maintenance préventive et en coordonnant les réparations.
- Aider à l'intégration des nouveaux employés du bureau de Montréal en obtenant des badges, des porte-noms, en identifiant l'espace de bureau et en coordonnant l'expédition de l'équipement, si nécessaire.
- Organiser et coordonner des événements internes et externes (ateliers, conférences, etc.), ce qui peut inclure la création de calendriers et de budgets, une coordination avec les fournisseurs et l'organisation de la restauration.
- Diriger le comité environnement, santé et sécurité ainsi que les activités et la documentation requises pour assurer la conformité.
- Répondre aux questions des employés concernant la planification des salles de conférence ou d'autres problèmes de gestion de bureau.
- Coordonner et organiser les déplacements si nécessaire.
- Agir comme contact clé entre la direction du site, la maintenance du bâtiment et le bureau de OneSpan ; établ

  • Gestionnaire de Bureau Office Manager

    7 months ago

    Montréal, Canada MaintainX Full time

    MaintainX est la première plateforme mobile de gestion des procédures pour les travailleurs de l'industrie et les travailleurs de première ligne. Nous construisons le GitHub pour les procédures de travail réelles telles que la maintenance, la sécurité et les opérations, et nous améliorons l'efficacité opérationnelle de plus de 5,000 entreprises,...

  • Office Manager

    7 days ago

    Montréal, Canada Pvisio Full time

    Office Manager Our client, a well-established not-for-profit organization that works towards ensuring language minority communities in Quebec are valued, respected, and equitably represented, is looking for an Office Manager to join their team! **Benefits**: - Group Benefits plan - Paid holiday time off - Great location in downtown Montreal - Hybrid work...

  • Gestionnaire de Bureau

    2 days ago

    Montréal, Canada Quadbridge Full time

    **Position: Gestionnaire de bureau** (Remplacement d'un congé parental - contrat 12 mois) **À propos de nous**: Quadbridge est l'un des chefs de file dans l'industrie des solutions technologiques et deuxième entreprise technologique ayant la croissance la plus rapide au Canada. **Notre mission**: Délivrer des solutions novatrices en matière de...

  • Gestionnaire de Bureau/office Manager

    2 days ago

    Montréal, Canada Quadbridge Inc Full time

    **Position: Gestionnaire de bureau **(Remplacement d'un congé parental - contrat 12 mois) **À propos de nous**: Quadbridge est l'un des chefs de file dans l'industrie des solutions technologiques et deuxième entreprise technologique ayant la croissance la plus rapide au Canada. Notre mission : Délivrer des solutions novatrices en matière de matériel...

  • Gestionnaire de Bureau

    7 months ago

    Montréal, Canada Innovobot Labs Inc. Full time

    QUI NOUS SOMMES L'OPPORTUNITÉ Voulez-vous rejoindre une équipe de classe mondiale et avoir un impact significatif en favorisant des technologies disruptives et révolutionnaires dans les domaines de l'Interface Homme-Machine (IHM), de la Robotique, de l'IA, de l'IoT et des matériaux avancés? Continuez à lire! Nous recherchons un gestionnaire de bureau...

  • Gestionnaire de Bureau

    7 months ago

    Montréal, Canada Innovobot Labs Inc. Full time

    **QUI NOUS SOMMES** **L'OPPORTUNITÉ** Voulez-vous rejoindre une équipe de classe mondiale et avoir un impact significatif en favorisant des technologies disruptives et révolutionnaires dans les domaines de l'Interface Homme-Machine (IHM), de la Robotique, de l'IA, de l'IoT et des matériaux avancés? Continuez à lire! Nous recherchons un gestionnaire...

  • Gestionnaire de Bureau Montréal

    7 months ago

    Montréal, Canada Upgrade Full time

    Upgrade is a fintech company that provides affordable and responsible credit, mobile banking, and payment products to everyday consumers. We were the fastest growing company in the Americas last year according to the Financial Times and Upgrade Card was the fastest growing credit card in America two years in a row. We have delivered over $25 billion in...

  • Gestionnaire de Bureau

    2 days ago

    Montréal, Canada Quadbridge Inc Full time

    **Position: Gestionnaire de bureau **(Remplacement d'un congé parental - contrat 12 mois) **À propos de nous**: Quadbridge est l'un des chefs de file dans l'industrie des solutions technologiques et deuxième entreprise technologique ayant la croissance la plus rapide au Canada. Notre mission : Délivrer des solutions novatrices en matière de matériel...

  • Gestionnaire de Bureau

    7 months ago

    Montréal, Canada OneSpan Full time

    At OneSpan, we're reimagining trust to help businesses to thrive by enabling secure, compliant, and frictionless digital agreements and transactions. Across the globe, we are trusted by global enterprises, including more than 60% of the world's largest 100 banks, to enrich their customer experience and mitigate threats today, while preparing to take full...

  • Office Manager/gestionnaire de Bureau

    7 months ago

    Montréal, Canada PTW Full time

    **Title**:Office/Facilities Manager **Location**:Canada, Montreal Studio **Contract**: Full-Time, Permanent **English to follow** **Vous êtes un professionnel expérimenté de l'administration et des bureau, prêt à avancer dans votre carrière ? L'organisation, l'efficacité, la réduction des coûts et la sécurité vous font sourire ? Vous aimez...

  • Gestionnaire de Bureau

    7 days ago

    Montréal, Canada Pvisio Full time

    Notre client, un organisme à but non lucratif bien établi qui travaille à assurer la valorisation, le respect et la représentation équitable des communautés linguistiques minoritaires du Québec, est à la recherche d'un gestionnaire de bureau pour se joindre à son équipe! **Avantages**: - Régime d’assurance collective - Congés de fêtes...

  • Office Manager/gestionnaire de Bureau

    7 months ago

    Montréal, Canada PTW Full time

    **Title**:Office/Facilities Manager **Location**:Canada, Montreal Studio **Contract**: Full-Time, Permanent **English to follow** **Vous êtes un professionnel expérimenté de l'administration et des installations, prêt à avancer dans votre carrière ? L'organisation, l'efficacité, la réduction des coûts et la sécurité vous font sourire ? Vous aimez...

  • Gestionnaire de Bureau

    7 months ago

    Montréal, Canada MCA Dental Full time

    Pourquoi rejoindre l'équipe MCA ? L'une de nos principales forces est la passion que partagent les membres de notre équipe. Nous apprécions les relations que nos gestionnaires de cabinets dentaires développent avec l'équipe et les patients de MCA. Nous reconnaissons que des équipes bien formées et compétentes sont une condition préalable à la...

  • Gestionnaire de Bureau/recruteur

    2 months ago

    Montréal, QC, Canada BLACKBIRD SECURITY INC. Full time

    **Description de Poste** Développez votre carrière avec l'une des entreprises à la croissance la plus rapide au Canada, Blackbird Sécurité, alors que nous étendons notre équipe à Montréal. Nous recherchons actuellement un(e) **Gestionnaire de bureau/Recruteur** expérimenté(e) et ambitieux(se) pour rejoindre notre équipe à **Montréal,...

  • Gestionnaire de Bureau

    3 months ago

    Montréal, QC, Canada Ivalua Full time

    **GESTIONNAIRE DE BUREAU (AMER)** (Montréal - Canada) - Fondée en 2000, Ivalua est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions d'approvisionnement basées sur le cloud._ **APERÇU DE L'ENTREPRISE** Chez Ivalua, nous sommes une communauté mondiale de professionnels exceptionnels, qui croient que la transformation numérique révolutionne la...

  • Office Manager

    1 week ago

    Montréal, Canada Maplr Full time

    **Montréal / Permanent** **Lieu de travail **:Montréal / Place des arts (2mn du métro) Maplr est une startup canadienne en technologie de l'information qui souhaite offrir un nouveau mode de travail **innovant** et **motivant** pour sa **communauté de Tech expatriés : les Maplrs.** **Maplr** propose d'accompagner les développeurs/euses francophones...

  • Agent / Agente de Bureau

    2 weeks ago

    Montréal, Canada Office d'habitation Thérèse-De Blainville Full time

    **OFFICE D’HABITATION THÉRÈSE-DE BLAINVILLE** 6 rue de l’Église, Bureau 330, Sainte-Thérèse, Québec J7E 3L1 Poste à combler **AGENT / AGENTE DE BUREAU** **(Poste temps partiel)** **MISSION** L’OH Thérèse-De Blainville a pour mission de développer, d’administrer, et d’offrir des logements sociaux, sur le territoire de Blainville,...

  • Agent / Agente de Bureau

    7 months ago

    Montréal, Canada Office d'habitation Thérèse-De Blainville Full time

    **OFFICE D’HABITATION THÉRÈSE-DE BLAINVILLE** 6 rue de l’Église, Bureau 330, Sainte-Thérèse, Québec J7E 3L1 Poste à combler **AGENT / AGENTE DE BUREAU DE LOCATION** **Mission** L’OH Thérèse-De Blainville a pour mission de développer, d’administrer, et d’offrir des logements sociaux, sur le territoire de Blainville, Boisbriand,...

  • Gestionnaire de Comptes en Développement Des

    7 months ago

    Montréal, Canada Bureau Veritas Full time

    Croyez-vous à la force du travail d’équipe et du partage d’idées ? Mettez-vous un point d’honneur à assurer un service impeccable et une qualité exceptionnelle dans tout ce que vous entreprenez ? Êtes-vous à l’affût d’idées pour faire évoluer votre environnement ? Si vous souhaitez réellement faire avancer les choses et si votre plus...

  • Gestionnaire de Bureau

    7 months ago

    Montréal, Canada Vantage Data Centers Full time

    À PROPOS DE VANTAGE DATA CENTERS Vantage s’engage à être un lieu de travail d’inclusion, d’équité, de respect et d’acceptation. Nous célébrons la diversité et cherchons intentionnellement des occasions d’apprendre des expériences de chacun. Vantage Data Centers alimente, refroidit, protège et connecte la technologie des plus grands...