Medical Event Coordinator

1 month ago


Québec, Canada Ashfield Engage Full time

Coordonnateur d’événements médicaux
Êtes-vous à la recherche d’une carrière plus ambitieuse ? Possédez-vous de l’expérience au sein de l’industrie pharmaceutique et/ou dans l’organisation d’événements ? Êtes-vous une personne motivée et ingénieuse qui possède de solides compétences en matière d’analyse et de négociation ? Avez-vous la passion de jongler avec plusieurs projets dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide ?
Si oui, nous avons une occasion exceptionnelle pour vous
Objectifs principaux:

- Organiser et coordonner tous les événements médicaux (tables rondes, webinaires, conférences, etc.).
- Réserver les lieux pour les événements régionaux en utilisant la plateforme Planned et/ou en effectuant la coordination avec l’agence de relations publiques.
- Collaborer et communiquer en permanence avec les représentants, les gestionnaires régionaux, la communication médicale et les relations médicales pour leurs événements régionaux et nationaux.
- Rechercher tous les lieux d’événements (c.à-d. restaurants, espaces événementiels, nourriture, boissons, etc.), passer des contrats et faire la coordination des événements par l’intermédiaire de l’agence désignée de premier choix.
- Coordonner avec l’équipe et préparer les échantillons, les testeurs, les outils, les bannières, les présentoirs, l’équipement audiovisuel et électrique (le cas échéant).
- Coordonner avec l’agence responsable du kiosque et/ou de l’exposition : la livraison, le montage et le démontage des installations et répondre à tous les besoins techniques (p. ex., besoins en électricité, suivis des prospects lors des conférences).
- Travailler avec l’agence de graphisme pour les graphiques, au besoin (c.à-d. panneaux d’affichage du kiosque, bannières déroulantes, nappes, invitations, matériel de communication, etc.).
- Saisir les événements dans nos systèmes internes de gestion des relations avec les clients (CRM) et de gestion des événements et s’assurer que tous les champs pertinents sont remplis, que les budgets sont comptabilisés et que les parties prenantes sont impliquées.
- Collaborer avec Medical Digital pour garantir que les champs spécifiques et les pièces jointes sont intégrés dans notre système interne CRM (p. ex., correspondance par courrier électronique, contrats, etc.)
- Gérer / créer des emplacements et des fournisseurs dans nos systèmes internes CRM et gestion des événements.
- Gérer / créer des comptes de conférenciers pour les professionnels des soins de santé (PSS) dans nos systèmes internes CRM et gestion des événements, le cas échéant.
- Gérer les paiements des honoraires des PSS, y compris le suivi avec les PSS pour recevoir les factures et les fournir à l’agence appropriée pour le paiement.
- Créer des bons de commande avec les agences, les lieux et/ou les fournisseurs événementiels choisis.
- Travailler avec Medical Digital pour développer et maintenir un tableau de bord complet des PSS qui ont été payés pour leurs services liés à des événements médicaux.
- Gérer l’exécution des contrats des conférenciers et des participants.
- Coordonner les trousses de l’événement, le cas échéant (c.à-d. sacs, produits, etc.), y compris la conception, la mise en trousse et la livraison.
- Travailler avec l’agence pour acquérir et distribuer les bons de repas pour les événements virtuels, le cas échéant.

Exigences du poste:

- Baccalauréat requis et plus d’un an d’expérience dans le domaine
- Excellentes compétences en matière de service à la clientèle et de relations interpersonnelles
- Solides compétences en communication écrite et orale (français et anglais)
- Solides compétences en matière de gestion du temps et d’organisation
- Expérience de la négociation des prix pour les lieux/salles et les exigences de l’événement
- Compréhension de l’industrie pharmaceutique et des événements de formation médicale continue sont des atouts importants.
- Expérience de la planification d’événements de préférence
- Solides compétences en gestion de projet et souci du détail
- Connaissance des méthodes de surveillance de performance pour les événements et capacité à créer des rapports permettant d’améliorer la coordination des événements futurs
- Expérience de la gestion d’un budget et des finances
- Capacité à travailler de manière indépendante et à faire partie d’une équipe collaborative
- Une expérience préalable avec des plateformes CRM ou de gestion d’événements est un atout, mais n’est pas nécessaire (une formation sera donnée)
- Connaissance de la technologie et des programmes Microsoft Office
- Environnement de travail flexible à distance avec l’attente de travailler au bureau de L’Oréal Canada au centre-ville de Montréal au moins 3 jours par semaine
- Volonté et capacité de voyag


  • Event Coordinator

    1 month ago


    Québec, Canada CGI Full time

    We are looking for an event coordinator to expand our Canadian Marketing and Communications team. Reporting to the Event Manager, you will collaborate with internal and external stakeholders to help with the delivery of various events. You are multifaceted, have a good team spirit and phenomenal organizational skills? This role is for you! Insights you can...


  • Québec, Canada Nergica Full time

    Located in the heart of the Gaspé Peninsula, Nergica is a Canadian renewable energy research and innovation centre whose reach extends across the country. We offer development, optimization and support services in the fields of wind, solar and hybrid solutions for businesses and communities in an effort to accelerate the energy transition for...


  • Québec, QC, Canada ROME GROUP Full time

    Job Description Events and Programming Coordinator Central Reform Congregation is a vibrant urban Jewish community dedicated to supporting one another in holy ways, pursuing justice and lifelong learning, and providing a shelter of peace. The Job The Coordinator works closely with the CRC staff, Rabbis, board, and the Facilities team tomake surethat...


  • Québec, Canada Creaform Full time

    **Marketing Event Coordinator - Canada & Latam**: Permanent Canada - Levis Marketing Available now Do you know what a constantly growing company needs at a given moment to support the expansion of its global technology sales and deploy events? Someone like you, who will be responsible for planning, managing, and evaluating the company's participation in...

  • Events Planner

    4 days ago


    Québec City, Canada EXFO Full time

    Are you looking for a dynamic workplace? Join EXFO, where learning and growth are at the heart of our culture! Why choose EXFO? We are a diverse and inclusive team spanning the globe. We're agile, working smartly and effectively in a global business environment. Our leaders are accessible and supportive. At EXFO, we champion innovation, leading the way in...

  • Medical Director

    3 days ago


    Québec, QC, Canada Vetetnous Full time

    Facility Hôpital Vétérinaire des Laurentides Vet et Nous is a multidisciplinary team composed of veterinarian both generalists and specialists operating at high rank whose mission is to take care of client’s pets as if they were our own. Our teams are split in 3 emergency and reference centres open 24/7 and several general practice hospitals and...

  • Corporate Concierge

    1 month ago


    Québec, Canada Conservus Full time

    **Summary**: Conservus is in the field of corporate concierge services and the organization of meetings and events. For 30 years, it has established itself as an innovative, efficient, trustworthy company that listens to its customers. High standards, a listening ear, a dedicated soul, and an impeccable work ethic, that's what Conservus is all about. **Core...

  • Program Coordinator

    4 weeks ago


    Québec, Canada Miyoskamin Second Stage Housing Program Full time

    **Employment Opportunity** Program Coordinator Miyoskamin is an innovative center and second-stage housing complex that provides comprehensive health care, social services, and access to justice for Indigenous women, youth, and families. We are currently looking for a part time Program Coordinator to coordinate and support on site delivery of workshops and...


  • Québec, Canada Sandoz Full time

    #1 ! is the position Sandoz Canada will achieve in the Bio-Generic market by 2025. Reporting to the Drug Information and Pharmacovigilance Manager, the Drug Information Specialist is responsible for answering scientific/medical information requests on Sandoz Canada products received from healthcare professionals, patients and personnel from other Sandoz...

  • Sales Specialist

    1 month ago


    Québec, QC, Canada Laborie Medical Technologies Corp Full time

    We believe that great healthcare is an essential safeguard of human dignity. At Laborie, we know the work we do matters – it’s what fuels our motivation and contributes to our success. If you’re ready to make a positive impact in the lives of patients across the globe, we’d like to meet you. We support and empower our employees to grow their...


  • Québec, Canada A.M.R HOTEL INC. Full time

    Duties: - Provide administrative support to various departments within the organization - Manage calendars, schedule appointments, and coordinate meetings - Prepare and distribute correspondence, memos, and reports - Assist with data entry and maintain accurate records - Conduct research and compile information as needed - Coordinate travel arrangements and...


  • Québec, QC, Canada Clarion Medical Technologies Full time

    The Skin Health Sales consultant role is responsible for achieving assigned sales objectives in assigned territory by maintaining, developing and training current accounts and securing new customer accounts while ensuring on-going customer satisfaction through pro-active customer service and follow-up. Sales oriented person who thrives in meeting/exceeding...


  • Québec, Canada McGill University Full time

    Please refer to the job aid for instructions on how to apply. Under the direction of the immediate supervisor, provides administrative and secretarial support for administrative and student affairs activities. Participates in ensuring the smooth functioning of the unit’s operations. Responsible for documents and files of unit. Acts as resource person for...


  • Québec, Canada Data Ad Full time

    The **Compliance Coordinator** would be initially assigned to a lifescience account to support them and their field team in managing various administrative tasks. The role is a great opportunity for someone looking to begin/pursue their careers in the lifescience industry by servicing one of the **world's largest pharmaceutical companies**. **Essential...


  • Québec City, Canada Speed Skating Canada Full time

    The employer is committed to creating an inclusive and diverse work environment and is proud to be an equal opportunity employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed, sex, sexual orientation, age, marital status, family status or...

  • Coordinator, C-rise

    1 month ago


    Québec, Canada Concordia University Full time

    **Position Number**: 50020607 / **Department**: Career Management Services **Campus**: Sir George Williams (Downtown) **Salary**: $56,778.00 - $68,313.00 per annum **Union/Association/HR Policy**: HR POLICIES **Posting deadline**: April 18, 2023 Recognized as Canada’s top university under the age of 50, and one of Montreal’s top Employers, Concordia...


  • Québec, QC, Canada Clarion Medical Technologies Full time

    The Skin Health Sales consultant role is responsible for achieving assigned sales objectives in assigned territory by maintaining, developing and training current accounts and securing new customer accounts while ensuring on-going customer satisfaction through pro-active customer service and follow-up. The successful applicant will: Sales oriented person...

  • Project Coordinator

    2 weeks ago


    Québec, Canada Guillevin International Full time

    Project Coordinator Status: Regular, Full time **Location**: Montréal, Quebec Job Description Reporting to the Project Centre Manager, the Project Coordinator provides accurate quotations to key contractors and works with our key suppliers on major projects. The incumbent should be skilled at achieving acceptable margins during the Project with change...


  • Québec, Canada AMETEK, Inc. Full time

    Do you know what a constantly growing company needs at a certain point to support its global technology sales expansion and sales processes efficiency? Someone like you, to coordinate the development and implementation of all new commercial tools, processes, methodologies, and other initiatives that aim at improving Creaform Technology sales efficiency and...


  • Québec, Canada Concordia University Full time

    **Position Number**:50021048 / **Department**:Office of Community Engagement **Grade**:B-12 **Campus**:Sir George Williams (Downtown) **Salary**:$76,357.00 - $91,193.00 per annum **Union/Association/HR Policy**:HR POLICIES **Posting deadline**:February 12, 2024 Recognized as Canada’s top university under the age of 50, and one of Montreal’s top...