Spécialiste en Gestion Documentaire
2 months ago
**Talent de cœur recherché** à titre de spécialiste en gestion documentaire
Héma-Québec a pour mission de répondre aux besoins de la population québécoise en sang et autres produits biologiques d’origine humaine de qualité. Joignez-vous à notre organisation et contribuez au succès de notre mission humaine
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
Relevant du chef en gestion documentaire, le titulaire est attitré au projet de la refonte des documents. Il agit en tant qu’expert-conseil de la structure documentaire organisationnelle en s’inspirant des meilleures pratiques. Vous êtes responsable d’assurer la pérennité de la structure lors des créations de documents.
Vous travaillez dans une équipe binôme (spécialiste/rédacteur) pour réaliser la refonte documentaire des processus de l’organisation.
Plus particulièrement, vous:
- Identifiez le potentiel de changement de la structure, assurez le suivi des tendances de l’industrie pharmaceutique et participez activement à l’implantation des changements à la structure;
- Assurez la cohérence et la cohésion de la structure documentaire, vous soutenez les différents secteurs de l’entreprise lors de votre travail en analysant les besoins fonctionnels, en établissant la structure sectorielle et en collaborant à son implantation;
- Élaborez la structure documentaire ainsi que toute la documentation requise du secteur ;
- Assurez une cohérence entre la cartographie du processus et la structure documentaire ;
- Collaborez avec le personnel terrain et le rédacteur pour la compréhension des processus et ainsi faire le lien avec la cartographie et les documents en vigueur ;
- Effectuez une recherche d’information dans les documents en vigueur pour élaborer une première ébauche des nouveaux documents en tenant compte de la cartographie des processus et les opérations du secteur visé ;
- Collaborez avec les parties prenantes pour faire une analyse d’écart entre les nouveaux documents et ceux en vigueur ;
- Accompagnez les secteurs dans la rédaction des nouveaux documents avec son partenaire rédacteur;
- Planifiez, organisez et dirigez les ateliers de travail nécessaires ;
- Collaborez à l’élaboration des besoins de formation avec les conseillers à la formation ;
- Collaborez avec l’équipe d’amélioration continue;
- Accompagnez et facilitez le changement au sein de l’ensemble de l’organisation ;
- Toute autre tâche requise par son supérieur immédiat.
EXIGENCES
- Diplôme un diplôme universitaire de premier cycle en sciences (chimie, biologie, biochimie ou domaine connexe pertinent) ou tout autre domaine jugé pertinent;
- Posséder un minimum de 5 années d’expérience opérationnelle en assurance qualité et gestion documentaire dans l’industrie du sang ou pharmaceutique;
- Posséder une très bonne maîtrise de la gestion documentaire dans les milieux réglementés tel que Santé Canada;
- Posséder une excellente maîtrise des langues française et anglaise tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Maîtriser les principaux outils et logiciels (Microsoft Office) et des outils de communication à distance tels que : Webex, Zoom, Teams, etc.
- Être disposé à effectuer des déplacements occasionnels;
Toutes les combinaisons de scolarité et d’expérience jugées pertinentes seront prises en considération aux fins de la dotation.
COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Avoir d’excellentes capacités d’analyse et de synthèse ainsi que de compréhension des enjeux organisationnels;
- Démontrer un excellent sens de l’organisation et de la planification et faire preuve d’autonomie, de rigueur, de tact et de diplomatie;
- Gérer avec efficacité, sur une base simultanée, plusieurs mandats;
- Posséder des habiletés en animation de groupe, en gestion de changement et en amélioration continue;
- Capacité à travailler dans un environnement de travail dynamique propice à l’innovation;
- Capacité à travailler dans un environnement qui requiert des contributions matricielles;
- Avoir une excellente approche orientée vers le client et les résultats;
- Être reconnu pour votre sens de la persuasion ainsi que pour vos aptitudes en communication et vos habiletés relationnelles. (BPF) et les bonnes pratiques de documentation (BPD), les exigences réglementaires applicables, les procédures de son secteur et escalader tout écart à son supérieur immédiat.
RESPONSABILITÉS RÉGLEMENTAIRES
- Maîtriser et appliquer les bonnes pratiques de fabrication (BPF) et les bonnes pratiques de documentation (BPD), les exigences réglementaires applicables, les procédures de son secteur et escalader tout écart à son supérieur immédiat;
- Répondre adéquatement aux auditeurs lors d'audits selon les tâches sous sa responsabilité lorsque requis;
- Rédiger, participer et assurer les suivis au traitement des plaintes, des non-conformités et des plans d'action aux observations d'audit en lien avec son secteur dans
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