Spécialiste intermédiaire, Administration des études

Au sujet de la Faculté de médecine Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé. Raison d’être du poste Favoriser une expérience étudiante exceptionnelle en fournissant des conseils et de l’orientation sur les exigences scolaires en vue de la réussite du Programme des études médicales de premier cycle (volets francophone et anglophone). Assumer l’entière responsabilité de la planification du cheminement et de la progression des membres de la population étudiante, et conseiller ceux et celles qui éprouvent des difficultés pour favoriser leur succès et leur rétention. Promouvoir le programme et évaluer l’ensemble de ses aspects, s’occuper des inscriptions, des horaires et des conseils scolaires et gérer les dossiers étudiants. Responsabilités Particulières Orienter les membres de la population étudiante et assurer un leadership en tout ce qui concerne les règlements et les procédures scolaires. Offrir des conseils à ceux et celles qui ont besoin de soutien additionnel et les diriger vers les services appropriés (Affaires étudiantes, Faculté ou autres) de l’Université. Préparer les dossiers en vue de leur présentation au Comité de promotion et au Comité principal des promotions. Préparer les contrats pour les membres de la population étudiante qui prennent congé et établir les conditions de leur retour dans le programme. Élaborer des plans, en consultation avec la direction scolaire, pour permettre aux membres de la population étudiante d’améliorer leur rendement et d’atteindre les objectifs en vue de leur progression scolaire. Évaluer les cas pouvant nécessiter des exceptions (congé, remise, échec, extension, modification du programme, etc.). Établir une stratégie et des plans d’action pour promouvoir la progression des membres de la population étudiante. Participer à l’évaluation de la mise en place avant les examens à des fins d’assurance de la qualité. Travailler en étroite collaboration avec les coordonnatrices et coordonnateurs dans les hôpitaux partenaires en ce qui concerne les accommodements liés aux examens et les stages obligatoires. Veiller à ce que les étudiantes et étudiants réussissent l’ensemble de leurs cours au choix de quatrième année, de manière à répondre aux exigences de l’AFMC pour l’obtention de leur diplôme. Inscriptions : s’occuper des inscriptions, y compris au tirage des stages cliniques en rotation et des stages au choix. Dossiers étudiants : mettre à jour les dossiers étudiants (grades obtenus, satisfaction des exigences cliniques, activités professionnelles transférables, modules obligatoires, certificats médicaux, accommodements, reprises de cours ou d’année, problèmes de professionnalisme, fraude, etc.). Examen et évaluation : enquêter sur des comportements possiblement problématiques lors des examens et veiller à l’intégrité des processus d’évaluation. Rapporter les comportements suspicieux au Comité de promotion. Gérer l’obtention des grades dans le système de gestion de cours et uOcampus. Planifier les demandes de révision de note. Comptabiliser les points obtenus en comparant les réponses et l’objectif des questions pour permettre aux membres de la population étudiante de connaître leur rendement à l’examen. Connaissances, Expérience Et Compétences Grade universitaire en administration, en commerce ou dans un domaine similaire, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail. Quatre années d’expérience pertinente. Connaissance générale des principes de gestion du temps et de projet, ainsi de l’administration, normalement acquise au moyen d’une formation postsecondaire ou d’une expérience de travail. Autres Exigences Expérience de l’interprétation, de l’explication et de la mise en application de règlements et de méthodes. Excellentes compétences interpersonnelles et relationnelles. Aptitude à communiquer efficacement avec des parties prenantes à tous les niveaux. Grande précision et minutie. Grande capacité à effectuer plusieurs tâches en simultané; excellent sens de l’organisation, et souplesse face aux priorités changeantes. Capacité à travailler et résoudre des problèmes sous pression. Capacité de travailler de façon autonome, de gérer sa charge de travail et d’établir des priorités pour respecter les échéances dans un milieu fort occupé. Connaissance et expérience approfondies de l’utilisation de systèmes informatiques et de logiciels comme les systèmes de gestion étudiante et documentaire (uoCampus, Brightspace, Elentra, XTender); les systèmes d’évaluation en ligne; les traitements de texte (MS Word), les tableurs (MS Excel), les interfaces de courriel et de calendrier (MS Outlook), les plateformes de vidéoconférence (MS Teams et Zoom), les bases de données et les applications Web. Expérience dans cadre de travail médical, scientifique ou universitaire (un atout). Bilinguisme: grande maîtrise du français et de l’anglais (expression orale et écrite, y compris en rédaction administrative, en grammaire et en orthographe). Compétences Clés à L’Université D’Ottawa Planification : mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales. Initiative : faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible. Souci du service à la clientèle : aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre. Travail d’équipe et coopération : coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe. Diversity and Inclusion Statement L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente. Note Si s’agit d’un poste syndiqué : le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes. #J-18808-Ljbffr