Coordonnatrice ou coordonnateur intermédiaire, administration des études

Type d'emploi :

Employé

Durée en mois(pour les emplois à durée déterminée) :

N/A

Famille d'emplois :

Administration des études

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Cheminement et opérations scolaires

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d'affichage (AAAA/MM/JJ):

2025/12/04

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2025/12/15

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 07

Échelle salariale :

$59, $74,574.00La Faculté des sciences sociales regroupe neuf départements, écoles et instituts qui offrent des programmes de baccalauréat, de maîtrise et de doctorat en français et en anglais. Comptant étudiants, 260 professeurs à temps plein et une vaste gamme de programmes et de centres de recherche, la faculté joue un rôle clé au cœur de l'Université d'Ottawa. Ses étudiants aux cycles supérieurs sont encadrés par d'excellents chercheurs et mènent des recherches de pointe dans les programmes de maîtrise et de doctorat. Forte d'une centaine d'employés administratifs, la faculté est fière d'offrir un environnement de travail collaboratif qui inspire les nouvelles idées, favorise la créativité et encourage l'excellence.

Fournir du soutien en coordonnant et en accomplissant différentes tâches scolaires et administratives liées aux nombreuses demandes à traiter, à l'horaire des cours, à la gestion des examens, aux suivis à donner et aux renseignements à recueillir afin de garantir une expérience universitaire exceptionnelle aux étudiantes et étudiants. Exécuter des tâches administratives, comme les demandes d'évaluations des professeurs, fournir des réponses aux questions générales et courantes des étudiants, des collègues et des autres facultés. Évaluer les demandes et les acheminer aux ressources compétentes s'il y a lieu. Organiser les fichiers électroniques étudiants et les tenir à jour. Maintenir l'intégrité du système de gestion de l'information.

Dans ce rôle, vos principales responsabilités incluront :

• Évaluation des besoins des étudiants : Participer au processus d'évaluation des besoins des étudiants en contribuant à l'analyse, à l'identification et à l'interprétation des procédures et politiques. Traduire et transmettre les besoins des étudiants à la direction du Bureau des études de premier cycle à des fins d'amélioration des politiques et procédures en vigueur. Assurer le traitement direct des dossiers étudiants dans divers cas (inscription à des cours, lettre de permission, etc.)
• Procéder à des suivis : Systématiser l'approche afin de fournir des suivis efficaces dans des délais stricts, dans le but de soutenir les agentes principales du développement et des opérations académiques ainsi que la spécialiste du développement académique et de la rétention étudiante.
• Admissions : Aider à l'évaluation des dossiers étudiants avec acceptation conditionnelle et/ou équivalences en analysant et en synthétisant les dossiers, documents et équivalences.
• Changement au programme d'études : Analyser les demandes des étudiants reçues par courriel ou par téléphone et répondre aux questions générales en s'appuyant sur la compréhension des processus, politiques et exigences liées aux modifications de leur programme d'études choisi.
• Gestion des examens : Participer à la planification des examens et gérer les conflits d'horaire possibles avec les étudiants concernés. Prendre les précautions nécessaires pour assurer la confidentialité du contenu des examens, préparer les examens et assurer le bon déroulement de leur administration (ex. : surveillance des examens).
• Choix de cours et processusd'inscription : Analyser et répondre aux demandes générales des étudiants en se fondant sur la compréhension des processus, politiques et exigences des programmes. Fournir un soutien pour valider l'admissibilité des demandes en transmettant les documents pertinents aux collègues, au besoin.
• Persévérance des étudiants : Identifier les étudiants en difficulté ou à risque de rencontrer des difficultés académiques en examinant et en analysant des facteurs liés à la performance académique, tels que les relevés de notes et d'autres documents pertinents, et formuler des recommandations aux collègues.
• Cours offertset gestion des fichiersélectroniques : Ce poste consiste à développer et à maintenir les horaires de cours en recueillant et en validant les informations provenant de plusieurs départements, en assurant leur disponibilité dans le SIS, et en effectuant les ajustements et recommandations nécessaires selon les exigences, telles que les limites d'inscription. Il comprend également l'organisation et la gestion des dossiers électroniques conformément aux politiques internes, en assurant la numérisation, l'indexation et la classification ou la destruction appropriée des documents.

• Connaissance de l'administration et/ou des principes de gestion généralement acquise par des études postsecondaires et plusieurs années d'expérience dans un rôle similaire.
• Connaissance des programmes académiques aux niveaux secondaire, collégial, de premier cycle et de cycles supérieurs
• Connaissance et expérience de l'interprétation, de la communication et de l'application des processus, politiques et méthodes
• Expérience dans la recherche et l'analyse de données ainsi que dans la création de rapports administratifs et statistiques
• Connaissance et expérience de la gestion des dossiers électroniques
• Expérience avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access), le traitement de texte, Windows et Internet
• Capacité à gérer des priorités conflictuelles et à respecter des échéances strictes dans un environnement dynamique
• Compétences organisationnelles, excellent jugement et souci du détail
• Bilingue – français et anglais (parlé et écrit)

Bilinguisme : Français et anglais (parlé et écrit) ; pour être considéré pour ce poste, les candidats doivent avoir un niveau de compétence bas avancé (niveau avancé, inférieur) ou plus en compréhension orale et en compréhension écrite dans leur seconde langue officielle. Le niveau est déterminé par un test de compétence conçu par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme.

Compétences clés à l'Université d'Ottawa :

Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l'Université d'Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d'événements afin d'atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.

Initiative : Faire preuve d'initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.

Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.

Travail d'équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l'équipe afin d'atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l'équipe.

L'Université d'Ottawa s'engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l'équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d'inclusion où l'esprit d'équipe, l'innovation et la créativité nourrissent notre quête d'excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d'un environnement de travail totalement accessible sont d'une importance capitale pour l'Université. C'est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement, d'évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S'il s'agit d'un poste syndiqué :Le processus d'embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S'il s'agit d'un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d'un test de compétence mis au point par l'Institut des langues officielles et du bilinguisme de l'Université d'Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l'Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d'être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.