Adjoint(e) exécutif(ve) à la surintendance des affaires

Conseil des Écoles Publiques de l'Est de l'Ontario

Salaire: 64 100,40$ à 80 125,24$

S'agit-il d'un emploi pour étudiant et/ou jeune ? Non

Date limite pour postuler: 2024-01-26

Description du poste:

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :

Relevant de la surintendance des affaires en concertation avec la gestionnaire sénior du bureau de la direction de l’éducation et de la surintendance, le ou la titulaire du poste est responsable de fonctions, de la gestion et de la coordination de tâches administratives complexes et diversifiées. Pour réussir dans ses fonctions, la personne doit faire preuve d’initiative, de leadership, d’indépendance de jugement et de compétences supérieures en matière de communication, afin de gérer une variété de tâches confidentielles et complexes de soutien administratif, de communication, de gestion de bureau, de résolution de problèmes et de projets spéciaux.

Le ou la titulaire titulaire jouera un rôle de leadership important dans l’organisation et la coordination des dossiers d’affaires et sera responsable :

– de l’emploi du temps de la surintendance des affaires, de ses rendez-vous, de sa correspondance, de ses déplacements et de ses notes de frais, y compris le filtrage des appels téléphoniques, du courrier entrant, des publications et de toute autre correspondance;

– de maintenir un système d’organisation efficient du bureau de la surintendance des affaires et de respecter les protocoles et les processus établis et la prise en compte des préférences de la surintendance des affaires et du bureau de la direction de l’éducation;

– de gérer proactivement et de maintenir le calendrier de travail permettant de minimiser les conflits d’horaires, d’optimiser la disponibilité et de faciliter la programmation de réunions impliquant plusieurs cadres et intervenants;

– de coordonner et suivre les flux de travail, les projets et les actions/décisions, afin de s’assurer que les documents et le suivi sont complets et effectués en temps utile;

– de prendre des mesures indépendantes pour traiter les demandes de renseignements, les requêtes et les suggestions ou plaintes d’une manière utile tout en suivant ou en déterminant la marche à suivre, avec la délégation, le jugement, le respect et la courtoisie qui s’imposent;

– veiller à ce que les dossiers et la correspondance existants soient correctement transférés et archivés pour le système de gestion de l’information dans la structure de dossiers;

– effectuer des tâches administratives générales telles que la rédaction, la relecture et l’édition de documents dans les deux langues officielles afin de garantir la qualité de la langue, le format approprié, l’exactitude du contenu, la prise en compte des préférences de la surintendance des affaires et des responsables désignés du bureau de la direction de l’éducation;

– d’agir en tant que personne liaison avec les services administratifs et écoles du CEPEO;

– d’assurer la liaison et la coordination des activités entre la surintendance des affaires et le bureau de la direction de l’éducation, les membres du personnel, les divers regroupements administratifs, et les diverses parties prenantes externes dont des associations, des instances gouvernementales et politiques;

– d’agir à titre d’appui à la préparation et au bon déroulement de réunions de comités du Conseil, en veillant à. la préparation de l’ordre du jour, la prise de notes et rédaction de procès-verbaux et de rapports, la communication avec les membres des comités, incluant les membres du Conseil;

– de planifier, d’organiser, et de coordonner des réunions et des événements, incluant la logistique des lieux et le rassemblement des informations nécessaires à leur préparation;

– maîtriser et veiller à l’application des règles et procédures lors des séances officielles, telles que les comités ou autres étapes consultatives;

– d’agir à titre de personne-ressource et liaison pour appuyer et guider les écoles et les services quant à l’application des procédures, des protocoles et des politiques ou directives du Conseil;

– coordonner divers projets et participer en tant que membre de l’équipe à des projets et/ou à des mandats spéciaux et, à l’occasion, diriger diverses initiatives qui aideront la surintendance des affaires à mettre en œuvre les plans et les priorités stratégiques;

– de la création et de l’utilisation de documents de référence et des procédures administratives;

– de valider la conformité dans le traitement des demandes provenant des écoles, des services, et de tierces;

– d’agir comme personne ressource et responsable du maintien de listes de contrôle et de registres de décisions, de rapports ou communications;

– d’être le point de contact central au bureau de la surintendance des affaire en terme d’assurance et de gestion de risques;

– d’appuyer dans les processus d’approvisionnement et de gestion financière, des éléments liés à l’infrastructure et au transport scolaire, et à d’autres projets;

– d’effectuer des recherches, au besoin, en appui aux cadres exécutifs, analyser et documenter les résultats;

– de faire preuve de diplomatie et de tact pour garantir le respect des relations entre la surintendance des affaires et les personnes qui lui sont directement rattachées, offrant l’appui d’équipe et les conseils et des orientations sur les exigences de la surintendance des affaires et les processus d’affaires du conseil;

– de démontrer un haut niveau de compétence et la capacité d’appliquer les aptitudes et les connaissances à des problèmes pratiques quotidiens et de les résoudre au fur et à mesure qu’ils se présentent;

– d’autres tâches et projets spéciaux dans le cadre, l’esprit et l’objectif du poste.

QUALIFICATIONS:

– Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe

– Toute combinaison d’expérience et de formation pertinente sera considérée

– Compétences informatiques avérée dans l’utilisation des technologies de l’information (par ex. Suite Google et – – Microsoft Office, SAP, autres applications de gestion des dossiers)

– Une connaissance linguistique essentielle en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit

EXPÉRIENCE:

– Minimum de cinq (5) années d’expérience en tant qu’adjoint(e) exécutif(ve) d’un cadre supérieur

– Minimum de deux (2) années d’expérience dans des dossiers relatifs à l’administration des affaires

– Détient une vaste expérience de la rédaction administrative et de l’édition de textes

– Expérience dans le domaine de l’éducation et/ou dans secteur publique/parapublic serait un atout

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES:

– Communication interpersonnelle (orientation vers la clientèle)

– Ouverture d’esprit

– Intégrité

COMPÉTENCES PROPRES AU POSTE:

– Savoir travailler en équipe

– Résolution de problèmes

– Être organisé

– Rigueur

– Initiative

– Capacité cognitive

– Capacité d’analyse

– Autonomie

– Savoir s’adapter

– Prise de décision et jugement

EXIGENCES PARTICULIÈRES :

– Doit faire preuve de leadership dynamique et d’une approche axée sur les résultats

– Est capable de travailler dans un environnement d’équipe tout en développant des relations de travail positives et productives

– Doit faire preuve d’éthique et de discrétion dans le traitement d’informations confidentielles et privilégiées

– A la capacité à gérer et à hiérarchiser la charge de travail de manière proactive, à anticiper les besoins des autres et à fournir un retour d’information sur les progrès accomplis et les questions prioritaires

– Détient des compétences supérieures en matière d’organisation, de relations interpersonnelles et de communication sont requises

– Être en mesure de se déplacer sur le territoire du CEPEO et posséder un permis de conduire valide

– Être en mesure de travailler en soirée ou en fin de semaine

– Un relevé d’antécédents criminels, datant de six mois ou moins, avec mention du secteur vulnérable

– Authentification multifacteur Fortitoken (MFA) obligatoire via un jeton virtuel sur un appareil mobile pour l’accès aux comptes informatiques du CEPEO.

Participez aux rencontres de collaboration et des consultations sectorielles et régionales.

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