HR & Payroll Coordinator - Bilingual; Remote or Hybrid; Coordinatrice RH et Paie

About Us

FirstLight is a leading clean power producer, developer, and energy storage company serving North America. With a diversified portfolio that includes over 1.65 GW of operating renewable energy and energy storage technologies and a development pipeline with 4+ GW of solar, battery, hydro, onshore wind and offshore wind projects, FirstLight specializes in hybrid solutions that pair hydroelectric, pumped-hydro storage (including Northfield Mountain, the largest energy storage facility in New England), utility-scale solar, large-scale battery, and wind assets. The company’s mission is to accelerate the decarbonization of the electric grid by supporting the development, operation, and integration of renewable energy and storage to meet the world’s growing clean energy needs and deliver an electric system that is clean, reliable, affordable, and equitable. Based in Burlington, MA, with operating offices in Northfield, MA, New Milford, CT, Oshawa, ON, and Montréal, QC, FirstLight is a steward of more than 14,000 acres and hundreds of miles of shoreline along some of the most beautiful rivers and lakes in North America.

In Canada, FirstLight operates through its subsidiaries H2O Power and the recently acquired Hydroméga which is headquartered in Montréal. We operate 18 hydroelectric generating stations located in Ontario and Quebec and we are one of the largest providers of hydroelectric power in these provinces. FirstLight is wholly owned by PSP Investments, one of Canada’s largest pension investment managers and we have over 200 employees in Canada and the US.

We proudly serve our host communities and beyond through our clean energy assets, the recreation spaces we steward, the jobs we produce, and the economic benefit we deliver through our operations and charitable actions.

We are a team of caring, passionate professionals who are driven to deliver positive climate impact and to have fun while doing it We value diversity, equity and inclusion and encourage people with diverse perspectives, skills and experiences to apply.

Position Detail:

We are looking for an experienced Bilingual People & Payroll Coordinator to join our team. This position can be fully remote or hybrid .

Reporting to the Manager, People & Culture, the People & Payroll Coordinator will assume responsibility for executing precise payroll procedures for the Canadian Operations in Ontario and Quebec. Collaborating closely with the HR team, the People & Payroll Coordinator will play a key role in supporting diverse HR initiatives, encompassing benefits, recruitment, employee engagement, and other leadership-driven HR programs.

Our ideal candidate possesses experience, passion and energy to be a driving force in FirstLight’s continued evolution to accelerate the decarbonization of the electric grid to meet the clean energy needs of tomorrow.

Key Responsibilities Include, But Are Not Limited To:

Payroll Administration:

• Manage the processing of bi-weekly payroll for employees in Quebec and Ontario, along with a semi-monthly payroll for Ontario;
• Ensure accurate computation and timely distribution of salaries, bonuses, and other compensation elements;
• Oversee Group RRSP remittances, as well as monthly remittances for local taxes, health insurance, union dues, etc;
• Oversee the year-end process, including the creation of T4’s and RL-1s, auditing and reconciliations;
• Stay current with payroll and benefits legislation changes in Quebec and Ontario;
• Ensure compliance with provincial regulations and company policies;
• Serve as a point of contact for employee inquiries, audit requests, responding to and compiling information through reports, timecards, employee data, and tax reports;
• Prepare and submit required reports to regulatory authorities;

Benefits Administration:

• Administer employee benefits programs, including, but not limited to health insurance and Group RRSP plans;
• Assist employees with benefit-related inquiries and enrollment;
• Collaborate with external benefit providers to address issues and optimize plans;

Recruitment:

• Assist in the recruitment process, including translation of job postings and resumes and screening, and coordinating interviews;
• Support hiring managers in the interview and selection process.
• Translate job offers and assist with the onboarding process for new hires;

Employee Engagement:

• Act as a liaison between English-speaking and French-speaking employees;
• Provide bilingual support for HR-related communications, ensuring effective and clear messaging;

• Complies with all Corporate policies and procedures;
• Carries out other duties as assigned.

Job Qualifications / Skills

• Bilingual proficiency in English and French (written and spoken), required;
• Diploma in Human Resources, Business Administration, or a related field;
• 2+ years of experience in payroll and benefits administration;
• Strong understanding of Quebec and Ontario labour laws and regulations;
• Experience with HRIS (Human Resources Information System) and payroll software;
• Excellent attention to detail and organizational skills;
• Strong interpersonal and communication skills;
• Proven ability to adhere to reporting deadlines;
• Prior experience working independently with a strong sense of accountability;
• Ability to travel within North America and Canada;
• Must be proficient with MS Office (Word, Excel, PowerPoint, and Outlook)

Why Work for FirstLight?

We consider our employees to be our most valuable resource and we strive to provide a challenging, collegial, and rewarding workplace. FirstLight embraces a company-wide commitment to recruit, develop, and retain a dedicated, diverse, and engaged workforce that is motivated to be ever better both professionally and personally.

Joining the FirstLight Team is an opportunity to experience a unique and exciting culture. We offer a competitive benefits package.

FirstLight is an Equal Opportunity Employer; promoting accessibility and inclusivity at work and offering accommodation for applicants as required and requested.

Titre du poste

Coordonnatrice des ressources humaines et de la paie, bilingue

Á Propos de Nous

FirstLight est l'un des principaux producteurs, développeurs et sociétés de stockage d'énergie propre en Amérique du Nord. Avec un portefeuille diversifié qui comprend plus de 1,65 GW de technologies d'énergie renouvelable et de stockage d'énergie en exploitation et un pipeline de développement de plus de 4 GW de projets solaires, de batteries, d'hydroélectricité, d'éolien terrestre et d'éolien offshore, FirstLight se spécialise dans les solutions hybrides qui associent hydroélectricité hydroélectricité pompée (y compris Northfield Mountain, la plus grande installation de stockage d’énergie de la Nouvelle-Angleterre), des actifs solaires à grande échelle, des batteries à grande échelle et des actifs éoliens. La mission de l’entreprise est d’accélérer la décarbonation du réseau électrique en soutenant le développement, l’exploitation et l’intégration des énergies renouvelables et du stockage pour répondre aux besoins croissants en énergie propre de notre société et fournir un système électrique propre, fiable, abordable et équitable. Basée à Burlington, MA, avec des bureaux d'exploitation à Northfield, MA, New Milford, CT, Oshawa, ON et Montréal, QC, FirstLight gère plus de 14 000 acres et des centaines de kilomètres de rivage le long de certaines des plus belles rivières et les lacs d'Amérique du Nord.

Au Canada, FirstLight opère à travers ses filiales H2O Power et Hydroméga, récemment acquise et dont le siège social est à Montréal. Nous exploitons 18 centrales hydroélectriques situées en Ontario et au Québec et nous sommes l'un des plus importants fournisseurs d'énergie hydroélectrique dans ces provinces. FirstLight est la propriété exclusive d'Investissements PSP, l'un des plus grands gestionnaires de placements de retraite au Canada, et nous comptons plus de 200 employés au Canada et aux États-Unis.

Nous sommes fiers de servir nos communautés d'accueil et au-delà grâce à nos actifs d'énergie propre, aux espaces de loisirs que nous gérons, aux emplois que nous créons et aux avantages économiques que nous générons grâce à nos opérations et nos actions caritatives.

Nous sommes une équipe de professionnels attentionnés et passionnés, déterminés à avoir un impact positif sur le climat Nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion et encourageons les personnes ayant des perspectives, des compétences et des expériences diverses à postuler.

Détail du poste :

Nous sommes à la recherche d’un (e) coordonnateur(trice) bilingue expérimenté(e) des ressources humaines et de la paie pour se joindre à notre équipe. Ce poste peut être entièrement à distance ou hybride .

Relevant du gestionnaire, Personnel et culture, le coordonnateur des ressources humaines et de la paie assumera la responsabilité d’exécuter des procédures de paie précises pour les opérations canadiennes en Ontario et au Québec. Collaborant étroitement avec l’équipe des RH, le coordonnateur des ressources humaines et de la paie jouera un rôle clé dans le soutien de diverses initiatives RH, englobant les avantages sociaux, le recrutement, l’engagement des employés et d’autres programmes RH axés sur le leadership.

Notre candidat idéal possède l’expérience, la passion et l’énergie nécessaires pour être une force motrice dans l’évolution continue de FirstLight afin d’accélérer la décarbonisation du réseau électrique afin de répondre aux besoins en énergie propre de demain.

Les principales responsabilités comprennent, sans toutefois s'y limiter :

Administration de la paie :

• Gérer le traitement de la paie bimensuelle pour les employés du Québec et de l’Ontario, ainsi qu’une paie bimensuelle pour l’Ontario ;
• Assurer un calcul précis et une distribution en temps opportun des salaires, des primes et des autres éléments de rémunération ;
• Superviser les remises des REER collectifs, ainsi que les remises mensuelles pour les impôts locaux, l’assurance maladie, les cotisations syndicales, etc.
• Superviser le processus de fin d’année, y compris la création des feuillets T4, la vérification et les rapprochements ;
• Se tenir au courant des changements apportés aux lois sur la paie et les avantages sociaux au Québec et en Ontario ;
• Assurer la conformité aux règlements provinciaux et aux politiques de l’entreprise ;
• Servir de point de contact pour les demandes de renseignements des employés, les demandes de vérification, répondre et compiler des informations par le biais de rapports, de fiches de présence, de données sur les employés et de rapports fiscaux ;
• Préparer et soumettre les rapports requis aux autorités réglementaires ;

Administration des avantages sociaux :

• Administrer les programmes d’avantages sociaux des employés, y compris, mais sans s’y limiter, les régimes d’assurance maladie et les REER collectifs ;
• Aider les employés à répondre aux demandes de renseignements et à s’inscrire en matière d’avantages sociaux ;
• Collaborer avec des fournisseurs d’avantages sociaux externes pour résoudre les problèmes et optimiser les régimes ;

Recrutement:

• Aider au processus de recrutement, y compris la traduction des offres d’emploi et des curriculum vitæ et la présélection, et coordonner les entrevues ;
• Soutenir les gestionnaires d’embauche dans le processus d’entrevue et de sélection.
• Traduire les offres d’emploi et aider au processus d’intégration des nouvelles recrues ;

Engagement des employés :

• Agir à titre d’agent de liaison entre les employés anglophones et francophones ;
• Fournir un soutien bilingue pour les communications liées aux RH, en veillant à ce que les messages soient efficaces et clairs ;

· Se conforme à toutes les politiques et procédures de l’entreprise ;

· S’acquitter de toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

Qualifications / Compétences professionnelles :

• Maîtrise bilingue de l’anglais et du français (écrit et parlé), requise ;
• Diplôme en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe ;
• 2+ ans d’expérience dans l’administration de la paie et des avantages sociaux ;
• Excellente compréhension des lois et règlements du travail du Québec et de l’Ontario ;
• Expérience avec le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) et les logiciels de paie ;
• Excellent souci du détail et sens de l’organisation ;
• Solides compétences interpersonnelles et de communication ;
• Capacité avérée à respecter les délais de production de rapports ;
• Expérience préalable de travail autonome avec un sens aigu des responsabilités ;
• Capacité à voyager en Amérique du Nord et au Canada ;
• Doit maîtriser MS Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)

Pourquoi travailler pour FirstLight ?

Nous considérons nos employés comme notre ressource la plus précieuse et nous nous efforçons d’offrir un milieu de travail stimulant, collégial et gratifiant. FirstLight s’engage à l’échelle de l’entreprise à recruter, développer et retenir une main-d’œuvre dévouée, diversifiée et engagée, motivée à s’améliorer toujours mieux, tant sur le plan professionnel que personnel.

Rejoindre FirstLight, c’est l’occasion de faire l’expérience d’une culture unique et passionnante. Nous offrons un ensemble d’avantages sociaux concurrentiels.

FirstLight souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. promouvoir l’accessibilité et l’inclusion au travail et offrir des mesures d’adaptation aux candidats, au besoin et sur demande.

FirstLight’s values are:

Respect – Integrity – Safety – Excellence – Innovation - Team

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