Adjointe/Adjoint administratif de direction

La Banque du Canada s’est donnée comme vision d’être une banque centrale influente – dynamique, engagée et digne de confiance – mobilisée pour un Canada meilleur. Aucun autre employeur ne vous offrira l’occasion d’œuvrer au cœur même de l’économie canadienne, au sein d’une organisation dont le travail a une incidence considérable sur le bien-être économique et financier des Canadiens. Vous serez mis au défi, énergisé et motivé à exceller dans notre environnement.

En nous appuyant sur les principes qui nous ont toujours guidés - l'excellence, l'intégrité et le respect - nous nous efforçons d'être tournés vers l'avenir et d'innover, d'accueillir des personnes aux perspectives et aux talents divers, et de gagner la confiance en respectant nos engagements et en expliquant clairement l'intention de nos politiques et de nos actions.

Grâce à notre régime de retraite à prestations déterminées, à nos avantages sociaux et à notre grande souplesse en matière d'équilibre entre la vie professionnelle et vie privée, découvrez pourquoi nous sommes classés chaque année parmi les meilleurs employeurs du Canada :  Travailler ici - Banque du Canada

Le saviez-vous?
Le rôle de l’équipe de vérification interne à la Banque du Canada est d’aider la direction et le Conseil d’administration à bien remplir leurs mandats en évaluant, au moyen d’une approche systématique et méthodique, l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l’institution et en favorisant leur amélioration continue.

Ce que vous ferez
Sous la supervision du directeur général ou de la directrice générale, Vérification interne, vous offrirez des services administratifs et de soutien à l’équipe Vérification interne. Vous serez également responsable de la prestation d’une vaste gamme de services de soutien à la gestion de bureau et de soutien opérationnel pour le compte du département de la Vérification.

Plus précisément, vous devrez :

• gérer la boîte de réception et le programme d’activités de cadres de Vérification interne et établir l’ordre des priorités, planifier et vérifier leur emploi du temps, dresser des ordres du jour, consigner des procès-verbaux et contribuer à la rédaction de documents d’information pour des réunions (y compris l’impression et le regroupement de documents électroniques)
• prêter main-forte aux leaders en assurant le suivi des échéances, par exemple en ajoutant des rappels à leur agenda ou en réservant une plage horaire dans leur emploi du temps pour leur permettre de mener une tâche à bien, et en faisant le point lors de vos entretiens réguliers avec eux
• organiser les déplacements des cadres, faciliter leurs démarches de demande de remboursement de frais et participer au suivi du budget du département
• effectuer des tâches administratives de base en lien avec le système TeamMate+ ainsi que SharePoint (par exemple, gérer les accès)
• participer aux projets et initiatives du département et proposer des améliorations aux processus, tout en tenant à jour les systèmes du département
• aider à planifier, à coordonner et à organiser des événements et des réunions d’équipe et commander des rafraîchissements auprès des traiteurs, au besoin
• offrir du soutien lors des réunions en aidant les participants à utiliser MS Teams et d’autres technologies de vidéoconférence
• participer au processus d’accueil et de départ des auditeurs externes et des employés du département à l’aide de processus et d’outils institutionnels
• faire des propositions en vue d’améliorer l’efficience et l’efficacité du bureau, notamment en rédigeant des procédures, en reformatant et convertissant des documents, et en assurant l’approvisionnement en articles de papeterie

Ce qu’il vous faut pour réussir
Vous avez un bon esprit de collaboration et vous participez activement à la réalisation des objectifs de l’équipe. Vous êtes en mesure de planifier et d’organiser le travail, d’aller au-devant des besoins des clients et de vous adapter à leurs exigences, de demander des éclaircissements au besoin et de réagir rapidement au changement. Vous faites preuve d’un souci constant du détail et veillez à fournir un travail de qualité.

Vous avez des connaissances de niveau intermédiaire des logiciels de la suite Microsoft Office (dont Outlook, Excel, Word, PowerPoint et SharePoint Online) et une maîtrise reconnue des procédures administratives et des politiques connexes. Vous savez aussi suivre les processus et procédures applicables à l’information et aux documents protégés et confidentiels.

En outre, vous avez une bonne maîtrise de la communication orale et écrite et êtes capable de rédiger de courts documents avec clarté et concision, dans le respect des règles de grammaire, ainsi que de communiquer des messages simples avec tact. Vous faites également preuve d’ouverture et de souplesse. Vous n’hésitez pas à prendre des initiatives pour anticiper les obstacles : par exemple, vous conciliez les exigences divergentes en établissant les priorités et en renégociant les échéances au besoin, tout en veillant à la qualité du travail.

Atouts 

• compréhension des départements et des fonctions de la Banque
• connaissance des processus d’audit interne ou du système TeamMate+
• compréhension du domaine de l’analytique des données ou expérience de PowerBI

Vos études et votre expérience
Le poste exige un certificat ou autre diplôme en administration ou un diplôme d’études secondaires et au moins deux années complètes d’expérience récente dans un poste de soutien administratif. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience pourra être prise en compte.
 

Ce que vous devez savoir

• Exigence linguistique : Anglais et français essentiels (bilinguisme); une connaissance fonctionnelle de la deuxième langue officielle est le niveau minimum (niveaux 4) de départ. Des cours pourraient être fournis pour atteindre le niveau exigé, c.-à-d. une connaissance pleinement fonctionnelle (niveaux 5) de la deuxième langue officielle.
• La priorité est donnée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.
• Niveau de sécurité requis: Être éligible à l'obtention du niveau secret 
• Aucune aide à la réinstallation ne sera fournie.
• Veuillez sauvegarder une copie de l'affiche. Une fois la date de clôture est passée, elle ne sera plus disponible.

Modèle de travail hybride

La Banque propose des modalités de travail qui offrent une certaine souplesse aux employés, permettant la formation d'équipes performantes et favorisant une excellente culture de travail. Dans le cadre du modèle de travail hybride de la Banque, la plupart des employés peuvent faire du télétravail à domicile pendant une grande partie de chaque mois, et sont attendus d’être présents sur les lieux de travail de la Banque au moins huit jours par mois pour aider à créer des liens entre collègues. Vous devrez vivre à une distance raisonnable du bureau.

Ce que vous pouvez attendre de la Banque
Saisissez cette occasion unique de faire partie d’une équipe très performante au sein d’une grande organisation. La Banque offre un programme de rémunération et d’avantages sociaux concurrentiel conçu pour répondre à vos besoins à chaque étape de votre vie et de votre carrière. Pour en savoir plus sur les principaux avantages sociaux, veuillez consulter Tout ce qui s'offre à vous.  

• Le salaire se situe généralement entre 56,170$ et 66,083$, (niveau de poste 12) selon les compétences et l’expérience du candidat retenu.
• La Banque offre une prime pour les personnes qui répondent aux attentes avec succès de 3 à 5% du salaire de base individuel. La Banque offre une rémunération au rendement supplémentaire (2%) aux employés qui dépassent les attentes.. Les employés qui fournissent un rendement exceptionnel dépassant largement les attentes peuvent être admissibles à une rémunération au rendement plus élevé.
• Un programme complet d’avantages sociaux flexibles vous permet de choisir le niveau de protection qui correspond à vos besoins en matière de soins de santé et de soins dentaires.
• Vous pouvez également acheter des jours de congé supplémentaires (maximum de cinq par année) qui s’ajoutent à vos congés annuels de base.
• Vous aurez la possibilité de participer au régime de pension à prestations déterminées pleinement indexées après 24 mois de service consécutifs.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent un intérêt en soumettant leur candidature à ce poste. Nous communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.