Receptionist / Client Experience Coordinator

About Us

BiO-FiT combines guided personal training with advanced fitness technology and modern wellness recovery. Our machines adjust to each client, our staff supports them every step of the way, and our recovery treatments help the body relax, recharge, and perform better. It's a fast, science-based way to get stronger, improve posture, reduce stress, and support long-term health—all within a warm and supportive community.

We are growing quickly and looking for a friendly, organized, and reliable person to join our team at the front desk.

Job Summary

The Front Desk Receptionist / Client Experience Coordinator is the first point of contact at BiO-FiT.

Your role is to create an exceptional client experience, manage scheduling and communications, and support smooth day-to-day operations.

Responsibilities

Client Experience

• Welcome clients and create a warm, professional first impression
• Check clients in/out using our booking system
• Answer phone calls, emails, and online inquiries promptly
• Guide new clients through their first visit and explain the flow
• Maintain a clean, organized front desk and waiting area

Administration & Scheduling

• Manage appointments, cancellations, schedule adjustments
• Create and update client profiles
• Help maintain product/supplement inventory
• Assist in preparing client documents, forms, and information sheets

Studio Support

• Prepare rooms before appointments and ensure equipment is reset
• Support daily operations: opening/closing, sanitizing, organizing
• Assist the team with small admin or operational tasks

Sales & Member Support

• Clearly explain membership options and services
• Introduce wellness options when appropriate
• Assist in converting trials into memberships
• Help track leads, notes, and follow-up actions

Optional (Bonus Skills)

• Simple social media assistance (stories, photos, short clips)
• Helping prepare promotional materials or small marketing tasks

Requirement

• Strong communication and customer service skills
• Organized, reliable, and capable of multitasking
• Comfortable using computers and software
• Friendly, positive, and professional attitude
• Interest in fitness, wellness, or health is a strong plus
• Bilingual

Schedule

• Full-time
• Peak hours morning/evening availability + occasional weekends
• Flexible hours
• Opportunity to grow as BiO-FiT expands

Benefits

• Competitive hourly wage
• Access to several BiO-FiT wellness services
• Advancement opportunities

À propos de nous

BiO-FiT combine un entraînement personnalisé supervisé avec une technologie de fitness avancée et des services modernes de récupération bien-être.

Nos appareils s'adaptent automatiquement à chaque client, notre équipe l'accompagne à chaque étape, et nos traitements de récupération aident le corps à se détendre, se recharger et mieux performer.

C'est une approche rapide et scientifique pour devenir plus fort, améliorer sa posture, réduire le stress et soutenir la santé à long terme — le tout dans une communauté chaleureuse et bienveillante.

Nous connaissons une croissance rapide et recherchons une personne amicale, organisée et fiable pour rejoindre notre équipe à la réception.

Résumé du poste

Le Réceptionniste / Coordonnateur(trice) de l'Expérience Client est la première personne que nos clients rencontrent chez BiO-FiT.

Votre rôle est d'offrir une expérience client exceptionnelle, de gérer les horaires et communications, et de soutenir le bon déroulement des opérations quotidiennes.

ResponsabilitésExpérience Client

• Accueillir les clients et offrir une première impression chaleureuse et professionnelle
• Effectuer l'arrivée et le départ des clients via notre système de réservation
• Répondre rapidement aux appels, courriels et messages en ligne
• Guider les nouveaux clients lors de leur première visite et expliquer le fonctionnement
• Maintenir une réception propre, organisée et accueillante

Administration & Planification

• Gérer les rendez-vous, annulations et ajustements d'horaire
• Créer et mettre à jour les profils clients
• Aider à la gestion de l'inventaire (produits, suppléments, etc.)
• Préparer divers documents, formulaires ou fiches d'information pour les clients

Soutien au Studio

• Préparer les salles avant les rendez-vous et s'assurer que l'équipement est remis en place
• Participer aux opérations quotidiennes : ouverture/fermeture, nettoyage, organisation
• Assister l'équipe avec diverses tâches administratives ou opérationnelles

Ventes & Soutien aux Membres

• Expliquer clairement les options d'abonnement et les services
• Présenter les options de bien-être lorsque pertinent
• Participer à la conversion des essais en abonnements
• Tenir à jour les suivis, notes et actions liées aux nouveaux clients ou aux prospects

Compétences Optionnelles (Atout)

• Aider avec de petites tâches liées aux médias sociaux (stories, photos, courts clips)
• Soutenir la création de matériel promotionnel (pochettes, mini-flyers, etc.)

Exigences

• Excellentes aptitudes en communication et service à la clientèle
• Organisé(e), fiable et capable de gérer plusieurs tâches
• À l'aise avec les outils informatiques et logiciels
• Attitude positive, professionnelle et accueillante
• Intérêt pour le fitness, la santé ou le bien-être (atout important)
• Bilingual

Horaire

• Temps plein
• Disponibilités en matinée et/ou soirée + fins de semaine occasionnelles
• Horaire flexible
• Possibilités d'avancement à mesure que BiO-FiT se développe

Avantages

• Salaire horaire compétitif
• Accès à plusieurs services de bien-être BiO-FiT
• Belle opportunité d'évolution au sein de l'entreprise

Job Types: Full-time, Part-time

Pay: From $20.00 per hour

Benefits:

• Flexible schedule
• On-site gym
• On-site parking
• Store discount

Work Location: In person