Administrative Assistant

2 days ago

Québec, Quebec, Canada Beneva Full time

Official Internal Job Title:

Administrative Assistant

Status:

Temporary (Fixed Term)

Job Description:

Poste temporaire

Relevant du Vice-président – Numérique, vous aurez à l'assister, ainsi que son équipe, en assurant un soutien technique dans l'exécution de travaux à caractère administratif, ainsi que le support de différentes tâches, dont la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de l'agenda, de l'organisation d'événements, la production de comptes de dépenses et divers documents.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :

  • Assurer l'organisation ainsi qu'un suivi rigoureux de l'agenda du vice-président.  Tenir à jour l'agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l'équipe de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l'interne qu'à l'externe.
  • Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres du vice-président ; participer à l'animation de segments d'ordre administratif et rédiger les comptes rendus du comité de gestion.
  • Rédiger des lettres et des communications en français et en anglais et effectuer l'assurance qualité, et la mise en forme de documents, rapports à la demande du gestionnaire.
  • Manipuler des documents et des dossiers confidentiels, notamment des dossiers litigieux, des procédures judiciaires et des cahiers d'autorités.
  • Planifier les voyages d'affaires (réservations de chambres d'hôtel, d'avion et de train); avec l'outil Concur, compléter les comptes de dépenses des employés de la Vice-présidence qui sont appelés à voyager pour le travail.
  • Traiter la facturation pour certains fournisseurs.
  • Participer au bon déroulement des demandes de projet d'aménagement : en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l'emplacement.
  • Recueillir l'information de différents secteurs aux fins de production de rapports.
  • Gérer les sites intranet de la Vice-présidence et ceux des Directions principales et des Directions

Vos talents et qualifications : 

  • Diplôme d'études collégiales en technique bureautique.
  • Minimum de 5 années d'expérience comme adjoint(e) de direction
  • Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et PowerPoint
  • Maîtrise de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit et une excellente maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, est requise dû à la nature des tâches, les interactions avec les collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones ainsi que la croissance de l'entreprise à l'extérieur du Québec

#LI-Hybrid 

#LI-JD1

Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply.

Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services.

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  • Administrative Assistant

    2 days ago

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    H2O is a smart water treatment solutions company. We simplify water treatment by integrating state-of-the-art technologies to solve water challenges for good with our team of trusted experts. Our mission is to provide services on an international scale, in a people-oriented, caring environment that fosters professional and personal growth. Be part of our...

  • Administrative Assistant

    1 week ago

    Québec, Quebec, Canada Air Liquide Full time $45,000 - $65,000 per year

    How will you CONTRIBUTE and GROW?At Air Liquide, we are committed to building a diverse and inclusive workplace that embraces the diversity of our employees, our customers, patients, community stakeholders and cultures across the world.Air Liquide is Hiring for an Administrative AssistanceThis position will be located at our Bécancour...

  • Administrative Assistant

    5 days ago

    Québec, Quebec, Canada Groupe Océan Full time $45,000 - $65,000 per year

    World-class company and Quebec flagship, Ocean Group is a leader in the Canadian marine industry. We have built our history and reputation with our employees. We believe in developing and maintaining a strong culture based on the prevention of health, safety and environment. We promote a healthy, safe and respectful work environment for our surroundings and...

  • Administrative Assistant

    2 days ago

    Québec, Quebec, Canada Beneva Full time

    Official Internal Job Title:Administrative AssistantStatus:RegularJob Description:Relevant de la Vice-présidente – Expérience client et partenaire, vous aurez à l'assister, ainsi que son équipe, en assurant un soutien technique dans l'exécution de travaux à caractère administratif dont la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes...

  • Assistant Administrative Officer

    2 days ago

    Québec, Quebec, Canada Agence CVIM Inc. Full time

    Description du posteL'Agence CVIM recherche un(e) assistant(e) / adjoint(e) administratif(ve) dynamique, rigoureux(se) et organisé(e) pour soutenir la direction et l'équipe de coordination dans leurs activités quotidiennes.Le poste implique la planification, le suivi du recrutement et la gestion des plateformes de projet en ligne, au sein d'un...

  • Exploration, Administrative Assistant- EN

    2 days ago

    Québec, Quebec, Canada IAMGOLD Corporation Full time $40,000 - $60,000 per year

    DescriptionSupport Exploration Behind the Scenes – Join IAMGOLD as a Part-TimeAdministrative Assistant(3 Days per week)IAMGOLD is seeking a detail-oriented and reliable Administrative Assistant to support its exploration team in Chibougamau. This part-time role is locally based and involves working three days per week. It is offered as a one-year...

  • Adjointe administrative

    2 days ago

    Québec, Quebec, Canada Hôpital vétérinaire de Charlesbourg Full time $45,000 - $60,000 per year

     ADJOINTE ADMINISTRATIVEVous avez  toujours voulu travailler auprès des animaux mais n'êtes pas vétérinaire ou technicien(ne)? Nous avons l'emploi idéal pour vousL'Hôpital vétérinaire de Charlesbourg est à la recherche d'une adjointe administrative, sympathique et efficace, pour se joindre à une équipe d'expérience dans la magnifique région...

  • Administrative support clerk

    1 week ago

    Québec, Quebec, Canada iA Financial Group (Industrial Alliance) Full time $40,000 - $55,000 per year

    DescriptionAdministrative support clerkSector: Individual insurance / Temporary / 6 months contract / Full time (35h) / Hybrid / Québec / Montréal / Number of available positions: 3 / Start date: January 2026Build the future with usAre you passionate about administrative tasks and eager to contribute to a company whose purpose is to help clients feel...

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    1 week ago

    Québec, Quebec, Canada Davie Full time $60,000 - $90,000 per year

    Job DescriptionAs a Contract Coordinator, you will assist in the review and preparation of all contract documents for the various programs within the Contract Management Department. The successful candidate will be detail-oriented and proactive in contract organization, problem identification and project delivery and implementation. They also must be an...

  • administrative assistant

    6 days ago

    Québec, Quebec, Canada Kinatex Apex Val-Bélair Full time $40,000 - $70,000 per year

    OverviewLanguagesEnglish or FrenchEducation Secondary (high) school graduation certificate Experience2 years to less than 3 yearsOn siteWork must be completed at the physical location. There is no option to work remotely.ResponsibilitiesTasks Schedule and confirm appointments Answer telephone and relay telephone calls and messages Answer electronic...