Assistant(e) Administrative

Voyez-vous travailler pour une entreprise familiale qui se concentre sur le bien-être de ses employés? Si vous êtes à la recherche de nouveaux défis dans un environnement chaleureux et dynamique avec plusieurs bénéfices, WestGroupe est la place pour vous WestGroupe offres: - Opportunités de développement professionnel - Congés supplémentaires pendant les vacances de Noël - des montures optiques gratuites - Bonis de référence - Assurance maladie, dentaire, ILD et vie - Plusieurs événements sociaux tout au long de l'année - Jusqu'à 5 jours de maladie/personnel par année Résumé du poste

Le coordonnateur au développement de produits soutient l'équipe de développement de produits dans la gestion des échantillons, la mise à jour des données produits et l'organisation des systèmes et de la salle de produits. Ce poste d'entrée offre une expérience pratique du processus de développement de montures et implique une coordination fréquente avec les fournisseurs, les usines et les départements internes.

Responsabilités principales

Commandes et échantillons

• Passer et suivre les commandes de produits et d'échantillons.
• Coordonner l'évaluation des échantillons de représentants pour plusieurs collections.
• Assurer le suivi avec les usines concernant les échantillons en attente afin de garantir leur livraison dans les délais.
• Transmettre les nouveaux bons de commande au département des achats.Données et documentation

Données et documentation

• Mettre à jour et maintenir les fiches descriptives produits en assurant l'exactitude et l'exhaustivité des spécifications, mesures et matériaux.
• Enregistrer et suivre les variantes de couleur, modifications de conception et mises à jour structurelles des collections.
• Créer et mettre à jour les produits dans le système interne de gestion à mesure que les dessins techniques (TD) et dessins couleur (CD) sont ajoutés.
• Créer, mettre à jour et maintenir les fiches techniques, bases de données produits, calendriers de lancement et tous les documents de travail connexes.

Gestion du contenu et des marques

• Mettre à jour les listes des meilleures ventes et les informations produits du site web sur une base trimestrielle.

Coordination avec les fournisseurs et les salons

• Planifier les rencontres avec les fournisseurs pour les principaux salons professionnels.

Organisation de la salle de produits

• Ranger et organiser les échantillons de couleurs, échantillons de comptoir et acétates dans la salle de produits.
• Réorganiser les tiroirs de la salle de produits lorsqu'ils deviennent pleins ou désorganisés afin de maintenir l'efficacité et l'accessibilité.

Communication

• Gérer les communications générales par courriel avec les usines à l'étranger et les départements internes, incluant les achats, le marketing, les ventes et la logistique.

Qualifications

• 1 à 2 ans d'expérience en coordination de produits, production ou soutien administratif.
• Excellente souciaux détails et capacité à maintenir des informations produits précises.
• Maîtrise de Microsoft Excel ou Google Sheets; expérience avec un système PLM est un atout.
• Solides compétences organisationnelles et en gestion du temps.
• Bilingue avec excellente communication écrite et verbale en anglais. L'anglais est un besoin pour communiquer avec les fournisseurs et les usines à l'éxterieur du QC.

Compétences clés

• Souci du détail et précision
• Organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Collaboration et communication en équipe
• Esprit d'initiative et sens des responsabilités
• Capacité à exécuter efficacement des tâches répétitives et axées sur les données

_____________________________________________________________________________________

Do you see yourself working for a family-operated business that focuses on the wellbeing of their employees? If you are looking for new challenges in a warm and dynamic environment with multiple benefits, then WestGroupe is the place for you WestGroupe offers:

• Professional development opportunities
• Extra time off during the Christmas holidays
• Free optical frames
• Referral bonuses
• Health, dental, LTD and life insurance
• Multiple social events throughout the year
• Up to 5 sick/personal days per year

Role Summary

The Product Development Coordinator supports the Product Development team in managing samples, updating product data, and maintaining organization within product systems and the product room. This entry-level role provides hands-on experience with the eyewear development process and involves frequent coordination with suppliers, factories, and internal departments.

Key Responsibilities

Ordering & Samples

• Place and track product and sample orders.
• Coordinate salesman sample evaluations across multiple collections.
• Follow up with factories on pending samples to track status and ensure timely delivery.
• Send new purchase orders to the Purchasing Department.

Data & Documentation

• Update and maintain product description sheets ensuring accuracy and completeness of specifications, measurement, and materials.
• Record and track color variants, design modifications, and structural updates across collections.
• Create and update products in the internal product management system as new Technical Drawings (TDs) and Color Drawings (CDs) are uploaded.
• Create, update, and maintain spec sheets, product databases, product release schedules, and all related working documents.

Brand & Content Maintenance

• Update best-seller lists and website product information on a quarterly basis.

Supplier & Show Coordination

• Schedule meetings with suppliers for major trade shows.

Product Room Organization

• Put away and organize color samples, counter samples, and acetates in the product room.
• Reorganize drawers in the product room when they become full or disorganized to maintain accessibility and efficiency.

Communication

• Manage general email communication with overseas factories and internal departments including Purchasing, Marketing, Sales, and Logistics.

Qualifications

• 1–2 years of experience in product coordination, production, or administrative support.
• Strong attention to detail and ability to maintain accurate product information.
• Proficient in Microsoft Excel or Google Sheets; experience with PLM systems is an advantage.
• Excellent organizational and time management skills.
• Bilingual with clear written and verbal communication in English. English is required to communicate with our suppliers and factories outside of Quebec.

Core Competencies

• Attention to detail and accuracy
• Organizational and multitasking skills
• Team collaboration and communication
• Initiative and accountability
• Ability to manage repetitive and data-driven tasks efficiently

utydN4PkI6

---