Adjointe administrative

Description du poste

Gestion FGauthier inc., entreprise spécialisée en gestion de syndicats de copropriété résidentiels et commerciaux, recherche une adjointe administrative polyvalente, rigoureuse et à l'aise avec les outils numériques pour soutenir les activités de gestion, de suivi administratif et de documentation.

Ce poste conviendrait à une personne méthodique, organisée et curieuse, qui aime structurer l'information, apprendre de nouveaux outils technologiques et contribuer à une approche de gestion de la qualité basée sur la transparence, la rigueur et la collaboration.

Sous la supervision du gestionnaire, la personne titulaire du poste participera à la coordination des opérations, à la production de documents officiels et à la mise à jour des dossiers dans un environnement professionnel où la norme ISO 9001:2015 guide les pratiques de travail.

Responsabilités principales

• Rédiger, mettre en page et diffuser divers documents administratifs (avis, lettres, procès-verbaux, rapports, communications aux copropriétaires).
• Gérer la correspondance électronique et classer les communications selon les procédures internes.
• Mettre à jour les dossiers des copropriétés dans les systèmes utilisés (Google Drive, UpperBee, Smartsheet).
• Participer à la préparation des budgets, suivis financiers et rapports de gestion.
• Collaborer à la mise en œuvre et au maintien du système documentaire conforme à la norme ISO 9001:2015.
• Effectuer des tâches de soutien général : traitement du courrier, suivi de signatures, gestion documentaire, classement.
• À l'occasion, accompagner le gestionnaire sur le terrain pour des visites de copropriétés, inspections, réunions ou remises de documents.

Outils et environnement de travail

La personne recherchée travaillera dans un environnement numérique structuré et collaboratif (sur Mac) :

• Google Workspace (Docs, Sheets, Gmail, Drive) et Smartsheet pour la planification et la gestion de projets.
• Diagrammes de flux (Lucidchart ou équivalents) pour documenter et optimiser les processus administratifs.
• Outils d'intelligence artificielle (ex. : ChatGPT) utilisés à titre d'assistance rédactionnelle, analytique et organisationnelle.
• Connaissance de UpperBee (gestion de copropriétés) ou intérêt à s'y former : un atout.

Profil recherché

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique, administration ou équivalent.
• Excellente maîtrise du français écrit et parlé ; anglais fonctionnel un atout.
• Aisance avec les outils numériques et intérêt marqué pour la structuration de l'information.
• Bon sens de l'organisation, minutie et capacité à prioriser les tâches.
• Esprit d'analyse, autonomie et discrétion.
• Intérêt pour la gestion de projet, la documentation normalisée et l'amélioration continue.
• Capacité à interagir avec des copropriétaires et fournisseurs de manière professionnelle et respectueuse.

Conditions de travail

• Poste à temps partiel, environ 12 heures par semaine.
• Mode hybride :
• Travail principalement au bureau du gestionnaire, situé dans une résidence à Montréal, près du métro Laurier, où un espace de travail est aménagé à cet effet
• Travail à distance selon les besoins.
• Collaboration initiale à titre de travailleuse autonome.
  Taux horaire selon expérience et compétences (environ 30 $ - 35 $).
• Possibilité d'évolution vers un poste salarié régulier à moyen terme, selon la qualité de la collaboration et les besoins de l'entreprise.
• Horaire flexible et ajusté en fonction des priorités de gestion et des déplacements éventuels sur le terrain.

Entrée en fonction

À discuter.

Pour postuler

Faites parvenir votre curriculum vitæ et une courte lettre de présentation à :

en mentionnant :
« Candidature – Adjointe administrative »