Adjoint, Adjointe à La Direction

Rejoignez l'un des plus grands établissements de santé et de services sociaux du Québec.

Mission

Nous croyons en la valeur inestimable de chacun et chacune d'entre nous. Nous savons qu'ensemble, nous pouvons tous et toutes changer les choses.

Le Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux (CIUSSS) du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal est l'un des plus grands établissements de santé au Québec. Avec plus de 200 installations et points de service dans les arrondissements Plateau-Mont-Royal, Ville-Marie, Sud-Ouest et Verdun, ses équipes desservent 330 000 Montréalaises et Montréalais.

Au cœur du centre-ville de Montréal, le CIUSSS du Centre-Sud se distingue par ses expertises uniques en santé urbaine et en innovation sociale. Avec ses désignations universitaires, il se positionne également comme l'un des acteurs clés en recherche sociale au Québec.

10 missions. 10 façons de grandir ensemble.

Profil

**Lieu de travail**: Hôpital Notre-Dame, 1560, rue Sherbrooke Est

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Sous l'autorité hiérarchique de la chef de service et sous l'autorité fonctionnel de la directrice adjointe et du directeur adjoint médical, la personne titulaire du poste assiste cette dernière dans ses fonctions administratives. Elle joue un rôle majeur et doit avoir une compréhension des divers volets stratégiques de l'organisation et des interfaces avec les différents partenaires. Elle s'implique dans divers dossiers d'enjeux majeurs, démontre un sens créatif et s'adapte rapidement de façon proactive et réactive afin d'apporter tout le soutien nécessaire.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Volet A. Planification et préparation

Planifier et organiser les différentes rencontres et réunions impliquant les directeurs adjoints, assurer les aspects logistiques et colliger la documentation nécessaire aux acteurs impliqués
Assister aux rencontres, rédiger l'ordre du jour et le compte rendu
Assister la directrice dans la gestion quotidienne des dossiers et projets spéciaux de la direction

Volet B. Production et suivi de la qualité

Rédiger et préparer différents documents
Tableaux Excel
Présentations PowerPoint
Différentes cartes (invitations, cartes de voeux, etc.)
Contrats de service (prestataires, etc.)
Lettres et notes de service
Effectuer différents suivis à la demande des directeurs adjoints
Mettre en place différents sondages sur Microsoft Forms et faire le suivi.
Apposer la signature des directeurs adjoints sur les documents demandés

Volet C. Gestion des courriels et des appels téléphoniques

Effectuer la gestion de l'agenda des directeurs adjoints (rendez-vous, entrées d'agenda, rappels)
Effectuer la gestion des courriels
Recevoir, filtrer et acheminer les appels téléphoniques ou les messages courriels adressés aux Directeurs adjoints
Effectuer la gestion de la boite courriel générique DSP HV et DSP HND

Volet D. Remplacement du technicien en administratif du DSPAMU et de l'adjointe administrative volet hospitalier

En l'absence du technicien en administratif et de l'adjointe administrative volet hospitalier, l'adjointe administrative doit:
Assurer le soutien administratif aux directeurs (gestion courriel/agenda)
Assurer le suivi des urgences

Volet E. Gestion financière

Payer les factures DSP et les inscrire dans le Tableau factures
Effectuer le paiement périodique des chefs de département et les inscrire sur le Tableau honoraire

FORMATION ACADÉMIQUE EXIGÉE

Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétariat ET 1 an d'expérience comme secrétaire;
Diplôme d'études secondaire (DES) ou une équivalence reconnue par le MEQ ET 2 ans d'expériences comme secrétaire.

TEST PRÉQUALIFICATION ET ENTREVUE

Français niveau intermédiaire
Word niveau intermédiaire
Français - Correction de texte
Entrevue de sélection

REMARQUE

**Diplôme(s) obtenu(s) hors Canada**: Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le ministère de l'Immigration, Francisation et Intégration au moment de postuler.