Adjoint(E) à La Direction

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de 500 000 Montréalais. Affilié à l’Université de Montréal, il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne, de services d’hébergement, de soins hospitaliers généraux, spécialisés, surspécialisés et de soins en santé mentale. Site web de l’établissement : ciusss-estmtl.gouv.qc.ca/

**Description**

**Sommaire de la fonction**:
Personne qui assiste la directrice adjointe de la planification et de la performance financière dans ses fonctions administratives et professionnelles. Il exerce des attributions relatives au secrétariat et à la bureautique de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.

Il est responsable du fonctionnement administratif et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Il assure le suivi des décisions de la directrice adjointe auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.

Il traite les requêtes acheminées à la directrice adjointe et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Il règle des situations problématiques. Il détermine les actions à poser, informe la directrice adjointe ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.

Il assiste la directrice adjointe dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.

Il assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

**Description des responsabilités reliées à la fonction**:

- Planifie, gère et fournit des services de soutien administratif et de liaison à la direction adjointe à la planification et performance financière (direction adjointe);
- Personne qui assiste la directrice adjointe de la planification et de la performance financière, dans ses fonctions administratives et professionnelles;
- Il accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction;
- Il est responsable du fonctionnement administratif de la direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci;
- Il assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés;
- Il traite les requêtes acheminées à la directrice et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes;
- Il règle des situations problématiques;
- Il détermine les actions à poser, informe la directrice adjointe ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi;
- Il est appelée à assister la directrice adjointe dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques;
- Il assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau;
- Assure le support technique quant à la logistique de la direction adjointe, notamment par le biais de la GRM, Octopus et Intéral;
- Il effectue des travaux reliés à l’organisation du travail, à l’approvisionnement (réquisition, bon de commande, contrat, renouvellement et facture) et à la planification de travaux complexes relatifs à ses fonctions;
- Il supporte les conseillers-cadres lors de planification de rencontres récurrentes avec les directions partenaires et la logistique qui en découle;
- Il assure la mise à jour des informations sur l’intranet pour la direction adjointe;
- Il effectue le support administratif de la direction adjointe des opérations ainsi que la direction des ressources financières (DRF), le cas échéant;
- Il fait des taches plus spécifiques pour supporter l’équipe de la direction adjointe de la planification et la performance financière notamment en faisant des taches cléricales comme redistribué des courriels, préparer des écritures de journal;
- Il effectue d’autres mandats à la demande de son supérieur immédiat.

**Tâches spécifiques**:

- S’assure du bon fonctionnement et à l’efficacité des activités de la direction adjointe;
- Prépare et accueille les nouveaux employés avec le gestionnaire hiérarchique (Octopus, clefs, carte d’identité, livraison du matériel informatique, etc.);
- Supporte les gestionnaires dans l’inventaire du matériel informatique, en collaboration avec le personnel administratif de la DRF;
- Commande les fournitures de bureau, nécessaires aux équipes, en collaboration avec le personnel administratif de la DRF;
- Apporte un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels de nature complexe et est responsable du suivi rigoureux des différents mandats et dossiers de la direction adjointe;
- Assure différents rôles dans la conception et la réalisation de diverses responsabilités de la directrice adjointe, notamment la liaison avec les différe