Office Administrator

_**(La version française est ci-dessous)**_

**OVERVIEW**:
**KEY RESPONSIBILITIES**:
**Administrative Support**:

- Prepare and maintain reports, correspondence, and internal documentation.
- Assist with scheduling meetings, coordinating travel arrangements, and organizing company events.

**Transportation Operations Support**:

- Assist dispatch, operations, and driver teams with documentation, scheduling, and communication.
- Maintain accurate records of shipments, delivery schedules, and driver logs.
- Track and update transportation compliance documents (licenses, permits, insurance, etc.).

**Accounting & Data Entry**:

- Process invoices, purchase orders, and expense reports.
- Support payroll preparation by collecting and verifying timesheets.
- Manage petty cash and assist with basic bookkeeping tasks.

**Customer Service**:

- Act as a primary point of contact for client inquiries, providing timely and professional responses.
- Coordinate with customers and drivers to resolve delivery or scheduling issues.
- Support company sales efforts with occasional market outreach.

**Compliance & Safety**:

- Ensure adherence to Canadian transportation regulations (Transport Canada, provincial rules).
- Maintain up-to-date employee records, safety certifications, and compliance documentation.

**QUALIFICATIONS**:
**Education**:

- College diploma or certificate in Office Administration, Business Administration, or a related field (or equivalent experience).

**Experience**:

- Minimum of 2-3 years of administrative experience, preferably in transportation, logistics, or trucking.

**Technical Skills**:

- Proficiency with MS Office Suite (Word, Excel, Outlook) and transportation management systems (TMS) is an asset.

**Language Skills**:

- Bilingual (English and French) required, both written and spoken.

**KEY COMPETENCIES**:

- Excellent organizational and time-management skills.
- Strong attention to detail and accuracy.
- Ability to multitask and prioritize in a fast-paced environment.
- Strong communication and interpersonal skills.
- Problem-solving and decision-making abilities.

**WORKING CONDITIONS**:

- Monday to Friday, standard office hours (with occasional flexibility for peak periods).
- Office environment with regular interaction with drivers, customers, and operations staff.

**COMPENSATION & BENEFITS**:

- Competitive salary based on experience.
- Health and dental benefits package.
- Opportunities for professional development and career growth within the transportation industry.
- _______________________________
- **(Version canadienne-française)**_

**APERÇU**:
**RESPONSABILITÉS PRINCIPALES**:
**Soutien Administratif**:

- Gérer les opérations quotidiennes du bureau, y compris les appels téléphoniques, les courriels, la distribution du courrier et le classement.
- Préparer et tenir à jour les rapports, la correspondance et la documentation interne.
- Participer à la planification des réunions, à la coordination des déplacements et à l’organisation des événements de l’entreprise.

**Soutien aux Opérations de Transport**:

- Aider les équipes de répartition, d’exploitation et de chauffeurs dans la documentation, la planification et la communication.
- Tenir des registres précis des expéditions, des calendriers de livraison et des journaux de bord des chauffeurs.
- Suivre et mettre à jour les documents de conformité des transports (licences, permis, assurances, etc.).

**Comptabilité et Saisie de Données**:

- Traiter les factures, les bons de commande et les notes de frais. - Participer à la préparation de la paie en recueillant et en vérifiant les feuilles de temps.
- Gérer la petite caisse et participer aux tâches comptables de base.

**Service à la Clientèle**:

- Agir à titre de point de contact principal pour les demandes des clients et fournir des réponses rapides et professionnelles.
- oordonner avec les clients et les chauffeurs pour résoudre les problèmes de livraison ou d’horaire.
- outenir les efforts de vente de l’entreprise par des activités de prospection commerciale occasionnelles.

**Conformité et Sécurité**:

- Assurer le respect de la réglementation canadienne en matière de transport (Transports Canada, réglementation provinciale).
- Tenir à jour les dossiers des employés, les certifications de sécurité et la documentation de conformité.

**QUALIFICATIONS**:
**Formation**:

- Diplôme d’études collégiales ou certificat en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe (ou expérience équivalente).

**Expérience**:

- Minimum de 2 à 3 ans d’expérience en administration, de préférence dans le transport, la logistique ou le camionnage.

**Compétences techniques**:

- La maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Outlook) et des systèmes de gestion du transport (TMS) est un atout.

**Compétences linguistiques**:

- Bilingue (anglais et français) requis, à l’écrit comme à l’oral.

**COMPÉTENCES CLÉS**:

- Excellentes compétences organisationn