Adjoint(E) Administratif(Ve)

**Unité administrative**:

- Vice-rectorats - Enseignement et recherche et Administration

**Superviseur**:

- Vice-recteurs - Enseignement et recherche et Administration

**Heures**:

- 35.00

**Fonctions**:
**Titre du poste**:
Adjoint(e) administratif(ve)

**Unité administrative**:
Vice-rectorats, Enseignement et recherche, Administration

**Supérieur immédiat**:
Vice-recteur, Enseignement et recherche, Administration

**Type d’emploi**:
Permanent, Temps plein (Non syndiqué)

**Horaire de travail**:
35 heures par semaine

**Échelle salariale**:
Niveau 6: (52 606 $ - 66 441 $)

L’Université Saint-Paul (1848) est le collège fondateur de l’Université d’Ottawa, avec laquelle elle a conservé un lien de fédération depuis 1965. Bilingue et à échelle humaine, elle compte plus de 1000 étudiants; elle offre des programmes en communications sociales, counselling et psychothérapie, droit canonique, éthique publique, études de conflits, théologie, relations humaines, leadership transformatif et spiritualité et innovation sociale. L'Université Saint-Paul offre un environnement de travail propice à l’épanouissement professionnel et des avantages sociaux compétitifs.

**DESCRIPTION SOMMAIRE**

La personne en poste planifie, organise, contrôle et exécute des fonctions administratives, de communication, de liaison et d'accueil pour les vice-recteurs à l’enseignement et à la recherche et à l’administration. Cette personne gère et coordonne une multitude de dossiers complexes et confidentiels en faisant preuve de jugement, d’autonomie, de diplomatie, de discrétion et d’initiative. Parallèlement, cette personne est responsable de la réception générale du bureau, de l’accueil des clients, du traitement initial des demandes d’information et/ou de documentation.

**FONCTIONS**

Sous la direction du vice-recteur à l’enseignement et à la recherche et du vice-recteur à l’administration, cette personne assure un appui de haut calibre en assurant les fonctions suivantes:

- Gère des tâches d’administration et de secrétariat pour les deux Vice-recteurs incluant l’agenda, les courriels, le courrier et les appels.
- Établit et met en place des structures organisationnelles pour le déroulement des activités et établit un calendrier de travail afin de respecter les échéanciers.
- Rédige des lettres, communications au personnel ou autres documents liés à l’administration universitaire (en français et en anglais) pour l’approbation des vice-recteurs.
- Rédige ou révise les rapports des directions de service avant présentation aux vice-recteurs.
- Rédige des rapports au Comité exécutif et au Conseil d’administration pour signature des Vice-recteurs.
- Coordonne l’organisation des divers comités de l’Université tels le Sénat, le Comité des finances, le Comité d’audit, le Comité du Régime de retraite, le Comité du Fonds Oblat de l’Université Saint-Paul Inc., le Comité de placement : rédige les ordres du jour et prépare les documents pertinents pour les membres, rédige les rapports à présenter, en assure la traduction, agit à titre de secrétaire de séance, rédige les procès-verbaux et assure la logistique entourant la préparation des réunions.
- Prépare et expédie aux membres internes et externes les documents pertinents pour les réunions et assure les suivis aux décisions. Assure les suivis entre les rapports des sous-comités et le Conseil d’administration.
- Traduit des documents à la demande des vice-recteurs et assure la révision en français et en anglais de documents traduits à l’interne ou à l’externe.
- Offre un appui au personnel en matière de procédures administratives, de présentations de documents et d’établissement de calendriers de tâches à accomplir;
- Crée des outils et des méthodes pour faciliter la diffusion d’informations universitaires pertinentes à l’ensemble des facultés et correspondant à leurs besoins à des fins d’efficacité et d’efficience;
- Conçoit des gabarits à des fins de présentation de documents;
- Dresse des plans visant à respecter les échéances et avise les directions appropriées;
- Assure un appui administratif à la direction du Bureau international et des projets spéciaux dans l’élaboration de rapports financiers et autres, assure les suivis auprès du ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle ainsi que la liaison avec les services financiers de l’Université.
- Prépare et assure la diffusion des renseignements de la bourse BÉSO aux étudiants. Reçoit et analyse les demandes pour la bourse Mgr H. Belleau et soumet des recommandations au vice-recteur à l’administration pour approbation.
- Maintient les liens entre les membres du Conseil d’administration et le Comité exécutif, les directions de service, les doyens de facultés, le corps professoral, le personnel de soutien, la population étudi