Adjoint(E) Administratif(Ve) à 100% Du Temps

**Descriptif du poste**:
Au CEPEO, la différence c’est l’équipe formidable de professionnels engagés et chaleureux où tous partagent une même vision: celle d’une éducation branchée sur l’avenir et axée sur l’excellence. Le réseau du CEPEO englobe une quarantaine d’écoles élémentaires et secondaires solidement implantées dans l’Est ontarien et dessert plus de 17 000 apprenants. Le CEPEO offre un développement de carrière individualisé et des possibilités d’avancement, un salaire compétitif, une gamme d’avantages sociaux ainsi qu’un régime de retraite, un stationnement gratuit et la possibilité de travail dans un milieu rural et urbain. Tout ça dans un milieu de travail multiculturel francophone dans l’Est ontarien. Joignez-vous à l’équipe dynamique du CEPEO

**Catégorie**:
Soutien administratif et conciergerie

**Titre du poste**:
Adjoint(e) administratif(ve) à 100% du temps | Service de la planification et des installations

**Région**:
Ottawa

**Lieu de travail**:
Service de la planification et des installations

**Nature du poste**:
Poste régulier à 100% du temps, non syndiqué(35 heures/semaine)

**Date d'entrée en fonction**:
Le plus tôt possible

**Sommaire des responsabilités**:
Sous la supervision de la direction du service de la planification, l’adjoint(e) administratif(ve) exerce des fonctions de secrétariat diversifiées.
- Veiller à l’organisation efficace du bureau de la direction du service;
- Agir en tant que personne liaison avec les autres services et les agences externes;
- Accueillir et orienter les visiteurs en personne au service et au téléphone et répondre aux demandes d’information d’ordre général;
- Soutenir la gestion administrative du service (budget, dépenses, factures, achats, assiduité, échéanciers et autres);
- Gérer et organiser les déplacements de la direction du Service;
- Préparer et corriger les documents pour les réunions;
- Réviser et rédiger certaines publications ou lettres officielles et la correspondance routinière du service;
- Gérer et assurer le suivi des courriels, de la correspondance et des appels téléphoniques;
- Recevoir, dépouiller et acheminer le courrier;
- Assurer la coordination logistique des formations et des rencontres;
- Assurer les suivis aux décisions prises lors de rencontres;
- Rédiger l’ordre du jour et les procès-verbaux de réunions;
- Effectuer des travaux de mise en page et de traitement de textes, de compilation et de reproduction de documents et de trousses;
- Assurer la préparation de bons de commande, la réception de matériel et d’équipement et effectuer les suivis qui s’imposent;
- Organiser l’accueil des nouveaux employés du service;
- Gérer l’inventaire des fournitures de bureau du service;
- Produire des rapports et maintenir des listes de contrôle et des registres;
- Organiser et tenir à jour un système efficace de classement;
- Assurer la gestion documentaire pour le service;
- Collaborer à la mise en place de procédure innovantes en terme de secrétariat et de service à la clientèle;
- Fournir de l’appui à la coordination et l’organisation de divers projets à la demande de son superviseur;
- Faire des recherches et donner suite aux demandes;
- Recueillir et compiler des données et produire des rapports à la demande de la direction;
- Maintenir et mettre à jour des recueils de décisions, de rapports, de notes de lois et de règlements;
- Gérer l’agenda de la direction du service;
- Se fixer des objectifs de travail qui s’arriment avec la vision de son service;
- Fournir de l’appui à ses collègues.

COMPÉTENCES ORGANISATIONNELLES
- Communication interpersonnelle
- Ouverture d’esprit
- Intégrité

COMPÉTENCES PROPRES AU POSTE
- Savoir travailler en équipe
- Résolution de problèmes
- Être organisé
- Rigueur
- Capacité cognitive
- Contrôle de soi

**Exigences et qualifications du poste**:

- Diplôme d'études collégiales de deux (2) ans en administration de bureau
- Compétences informatiques avancées.
- Minimum de trois ans d’expérience dans des fonctions reliées au poste

**Exigences particulières**:

- Un relevé d'antécédents criminels, datant de six mois ou moins, avec mention du secteur vulnérable.