Adjoint Administratif ou Adjointe Administrative

**L’organisation**

Haut lieu de savoir scientifique, l’**IRCM **est un institut de recherche biomédicale de grande réputation situé en plein cœur de Montréal. Fondé en 1967, l’IRCM a été le premier centre de recherche au Québec à réunir, sous un même toit, des chercheuses et chercheurs fondamentalistes ainsi que des cliniciennes et cliniciens qui travaillent à contrer certaines des maladies les plus graves et invalidantes. Modèle alors unique, l’IRCM est aujourd’hui l’un des centres de recherche et de clinique les plus performants au pays.

**Description du poste**

L’IRCM recherche présentement une adjointe administrative ou un adjoint administratif pour soutenir plusieurs de ses départements. Le titulaire ou la titulaire de ce poste aura pour mission d'assumer différentes tâches administratives au sein de départements tels que ceux des communications, de la fondation et de quelques laboratoires. La personne sélectionnée pour ce rôle prendra en charge une série de tâches en lien avec les activités de ces départements.

**Responsabilités du poste**

**Département des communications**:

- Fournir un soutien administratif dans le suivi et la documentation des dossiers ;
- Assurer la mise à jour de l'intranet de l'Institut ;
- Rédiger des lettres et des communications ;
- Effectuer la mise en page de documents ;
- Création de rapport;
- Effectuer la mise en page de documents ;
- Effectuer la mise en page de documents ;
- Assister l'équipe des communications dans divers projets.

**La Fondation**:

- Gérer les commandites privées de conférence qui arrivent sur ProDon;
- Assister la Chargée de projets évènements et communication dans la préparation, la réalisation et les suivis sur l’ensemble des événements;
- Suivre et mettre à jour l’inscription des participants aux évènements, préparer les factures, faire le suivi des paiements et préparer les listes de participants ainsi que certains rapports;
- Participer aux réunions des comités de bénévoles des évènements, rédiger les comptes rendus et assurer certains suivis;
- Recevoir les dons, saisir les informations dans la base de données ProDon, s’assurer de leur qualité et de leur intégralité, produire les reçus fiscaux et les lettres de remerciement;
- Maintenir la base de données et les listes de contacts à jour et les utiliser dans la préparation d’analyses, de requêtes et de listes de sollicitations.

**Les laboratoires**:

- Soutien dans la gestion des conférences de l’IRCM (réservation de salle, commandes Sodexo, réservation d’hôtel et de billet d’avion);
- Effectuer des suivis pour diverses demandes de signature de documents auprès des chercheurs;
- Encadrement des étudiants dans leur parcours à l’institut;
- Faire le lien entre les chercheurs et les autres départements impliqués;
- Répondre à plusieurs courriels pour divers laboratoires.

**Qualification et aptitudes requises**:

- Diplôme d'études collégiales _(DEC)_en techniques administratives ou tout autre domaine pertinent;
- 4 à 5 ans d’expérience pertinente dans le domaine;
- Être autonome, rigoureux, organisé;
- Aptitude pour les communications interpersonnelles et pour le travail d’équipe;
- Savoir gérer son temps et hiérarchiser les priorités;
- Facilité en anglais et en français tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Excellente connaissance des outils bureautiques.

**Conditions d'emploi**:

- Poste régulier à temps plein (35h/semaine);
- Flexibilité de l’horaire;
- Télétravail hybride;
- Assurances collectives;
- Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
- Télémédecine;
- Régimes d’assurance vie et d’assurance maladie, programme d’aide aux employés;
- 20 jours de vacances par année après un an travaillé de la période de référence;
- 14 congés fériés payés et 10 jours de congé de maladie par année.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 51 233,00$ à 64 028,00$ par an

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Lieu du poste : In person