Adjoint Administratif, Adjointe Administrative

**L’OIIQ cherche à recruter un adjoint administratif ou une adjointe administrative**

**(Direction, Bureau du président)**

No d’affichage : 22-G-9

Statut d’emploi : Poste permanent Temps plein

Adresse : 4200, rue Molson, Montréal (Québec) H1Y 4V4

Mode de travail : Hybride

**Apprenez-en plus sur l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec**

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ) est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Il est régi par la Loi sur les infirmières et les infirmiers et par le Code des professions. L’OIIQ est également guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité. Il compte plus de 80 000 membres et quelque 16 000 personnes dans un parcours d’admission à la profession. Sa mission est d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. L’OIIQ a également pour mandat d’assurer la compétence et l’intégrité des infirmières et infirmiers du Québec ainsi que de contribuer à la promotion d’une pratique infirmière de qualité.

Faire carrière à l’OIIQ, c’est bénéficier d’un environnement de travail dynamique où la diversité et l’inclusion sont des valeurs partagées. Les défis y sont motivants et l’ambiance est collaborative. Mais c’est aussi profiter de nombreux avantages uniques au quotidien et à long terme.

**Les avantages de travailler à l’OIIQ**:

- de la flexibilité pour mieux concilier vos vies personnelle et professionnelle;
- de la collaboration et du partage;
- des avantages sociaux qui se démarquent;
- des défis de taille;
- du développement professionnel;
- de la responsabilisation.

**Des défis motivants**:
Relevant de la directrice du Bureau du président, vous soutenez la directrice et le président afin d’assurer le bon fonctionnement du Bureau du président. Vous avez la responsabilité d’apporter tout le soutien administratif nécessaire à la gestion de l’emploi du temps de la directrice et du président. Vous effectuez, de façon autonome, diverses tâches d’administration, de communication, de liaison et d’accueil. Vous collaborez au quotidien avec l’adjointe exécutive au bon fonctionnement du Bureau du président. Vous avez la responsabilité de remplacer l’adjointe exécutive lors des périodes d’absence et de vacances, entre autres.

**Correspondance, registres, présentations**
- Vous préparez les dossiers de la directrice pour les rencontres de travail avec le président et les autres membres de la direction;
- Vous recevez, gérez et dirigez, avec tact et habileté, les appels téléphoniques;
- Vous recevez, filtrez, acheminez, traitez et classez quotidiennement les courriels et le courrier associés au Bureau du président;
- Vous rédigez des lettres, les mettez en page et en assurez un classement adéquat;
- Vous préparez des ordres du jour et à l’occasion, prenez les notes de réunion et rédigez les comptes rendus;
- Vous mettez à jour des documents et produisez des présentations;
- Vous assurez la gestion documentaire des dossiers en coordination avec le Service, Gestion documentaire et archives;
- Vous tenez à jour le registre des partenaires.

**Agenda, logistique**
- Vous gérez l'agenda et organisez les réunions à l'interne et à l’externe (repas, salles, conférences, etc.);
- Vous préparez les documents pertinents et dossiers pour les réunions;
- Vous coordonnez l’aspect logistique (transport, hébergement, etc.) et organisez les déplacements quant à la participation du Bureau du président à divers évènements, rencontres, congrès, etc.;
- Vous collaborez avec l’adjointe exécutive à la planification et coordination de la tournée annuelle et autres projets spéciaux (logistique);
- Vous interagissez avec les organisateurs des événements, au besoin;
**Travail administratif**
- Vous préparez les comptes de dépenses;
- Vous traitez les factures pour le Bureau du président;
- Vous effectuez le suivi des feuilles de temps du personnel du Bureau du président;
- Vous planifiez les budgets annuels et prévisions triennales et en assurez le suivi;
- Vous créez des tableaux de bord et en faites le suivi;
- Vous offrez un soutien à la préparation et au renouvellement des devis et contrats.

**Média, conférences**
- Vous traitez des demandes d’événements et d’entrevues;
- Vous tenez un registre des activités médias de l’organisation;
- Vous diffusez les activités médias en utilisant les canaux de distribution établis;
- Vous collaborez à la tenue d’un registre de toutes les demandes d’allocutions et de conférences.

**Avez-vous ce qu’il faut pour être notre prochain adjoint administratif ou notre prochaine adjointe administrative?**
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou techniques de bureau e