Adjointe Administrative ou Adjoint Administratif

**L’organisation**

Haut lieu de savoir scientifique, l’**IRCM **est un institut de recherche biomédicale de grande réputation situé en plein cœur de Montréal. Fondé en 1967, l’IRCM a été le premier centre de recherche au Québec à réunir, sous un même toit, des chercheuses et chercheurs fondamentalistes ainsi que des cliniciennes et cliniciens qui travaillent à contrer certaines des maladies les plus graves et invalidantes. Modèle alors unique, l’IRCM est aujourd’hui l’un des centres de recherche et de clinique les plus performants au pays.

**Description du poste**

L’IRCM recherche présentement une adjointe administrative ou un adjoint administratif pour soutenir plusieurs de ses départements du service des affaires. Le titulaire du poste sera chargé d'effectuer diverses tâches administratives au sein de départements tels que les affaires académiques, les ressources humaines, les technologies de l'information, les finances, etc. La personne qui sera choisie pour le rôle assumera la responsabilité d'une série de tâches en fonction des activités de ces départements.

**Responsabilités du poste**

**Département des affaires académiques**:

- Soutien administratif dans le suivi et la documentation des dossiers d’immigration des étudiants et postdocs et fait des rappels pour en assurer la conformité (permis d’étude, permis de travail, etc.);
- Produit les attestations nécessaires à la demande des étudiants;
- Assure le suivi des comités de thèse annuels, des séminaires et des examens de synthèse des étudiants à la maîtrise et au doctorat;
- Aide dans la coordination des stages et des présentations de projets;
- Produit et diffuse le bulletin hebdomadaire des activités scientifiques;
- Documente les statuts des stagiaires, étudiants et postdocs et collige les données des bourses externes et interne;
- Coordonne, annonce et organise les soutenances de thèse et les cérémonies d’honneur.

**Département des finances et des ressources humaines**:

- Transférer les revenus en ligne pour les plateaux dans ProDon;
- Effectuer la gestion des utilisateurs de Fraxion;
- Gérer les commandites privées de conférence qui arrivent sur ProDon;
- Gérer les accueils et les départs des employés de l’IRCM;
- Offrir un soutien aux équipes dans plusieurs tâches connexes comme le tri de CV, la rédaction, la correction ou la traduction de texte.

**Volet général**:

- Soutien dans la gestion des conférences de l’IRCM (réservation de salle, commandes Sodexo, réservation d’hôtel et de billet d’avion);
- Soutien pour la mise en forme d’appels d’offre;
- Effectuer des suivis pour diverses demandes de signature de documents auprès des chercheurs ou de VP;
- Soutien administratif dans la gestion de la paie et de la facturation;
- Répondre à plusieurs boîte courriel pour divers départements.

**Qualification et aptitudes requises**:

- Diplôme d'études collégiales _(DEC)_ en techniques administratives ou tout autre domaine pertinent;
- 4 à 5 ans d’expérience pertinente dans le domaine;
- Être autonome, rigoureux, organisé;
- Aptitude pour les communications interpersonnelles et pour le travail d’équipe;
- Savoir gérer son temps et hiérarchiser les priorités;
- Facilité dans les deux langues officielles (français, anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Excellente connaissance des outils bureautiques.

**Conditions d'emploi**:

- Poste régulier à temps plein (35h/semaine).
- Flexibilité de l’horaire
- Télétravail hybride
- Assurances collectives
- Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP).
- Régimes d’assurance vie et d’assurance maladie, programme d’aide aux employés.
- 20 jours de vacances par année après un an travaillé de la période de référence.
- 14 congés fériés payés et 10 jours de congé de maladie par année.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : 51 233,00$ à 64 018,00$ par an

Avantages:

- Assurance Invalidité
- Assurance Maladie Complémentaire
- Assurance Vie
- Programme d'Aide aux Employés
- Régime de retraite

Horaires de travail:

- Du Lundi au Vendredi

Expérience:

- administration: 4 ans (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel