Agent-e de Coordination Administrative Registrariat

**À propos du collège**

Collège privé à Montréal offrant des AEC pour le monde numérique. Notre mission: former des professionnel-le-s prêt-e-s pour le marché du travail, par des programmes appliqués et une pédagogie innovante.

**Rôle et raison d’être**

Vous offrez un soutien administratif de bout en bout au registrariat, à la direction des études et à la direction générale, tout en prêtant main‑forte aux efforts marketing et à l’accompagnement carrière (stages et recherche d’emploi). Vous optimisez nos processus avec Microsoft 365 et des outils d’IA utilisés de façon responsable.

**Responsabilités principales**:
**Registrariat**:

- Gérer les admissions et inscriptions; mettre à jour les dossiers; préparer attestations et relevés.
- Produire des rapports et tableaux de bord.
- Contrôler la prise de présence et produire les rapports d’assiduité : coordonner la collecte, valider l’exactitude et les délais, générer des rapports hebdomadaires/mensuels par groupe et cours (absences, retards, taux d’assiduité), transmettre aux directions concernées et préparer les extractions pour la reddition de comptes.
- Assurer la qualité des données et la confidentialité.

**Direction des études**:

- Contribuer à la planification des horaires, à l’allocation des locaux et aux charges d’enseignement.
- Mettre en forme guides, plans de cours et documents académiques.

**Direction générale**:

- Préparer ordres du jour, comptes rendus et présentations.
- Suivre échéances, contrats, fournisseurs et indicateurs opérationnels.
- Organiser réunions, événements et logistique.

**Marketing & recrutement étudiant**:

- Mettre à jour le site web: pages programmes, dates d’admission, FAQ.
- Contribuer au courriel marketing: listes, gabarits, envois, segmentation et suivi de performance.
- Préparer des visuels: affiches, bannières web, événements et salons.
- Suivre quelques indicateurs : demandes d’info, MQL/inscriptions, taux d’ouverture/clic, trafic vers pages programmes; tenir un tableau de bord mensuel.

**Carrières, stages & emploi**:

- Accompagner les étudiant-e-s : CV, lettres, LinkedIn, préparation d’entretiens.
- Diffuser et tenir à jour les offres (stages/emplois) sur le site et les canaux internes.
- Coordonner les conventions de stage, suivis d’assiduité et évaluations avec les superviseur-e-s (entreprise et collège).
- Organiser des ateliers (CV/portfolio, IA pour la recherche d’emploi, étiquette professionnelle) et des rencontres employeurs/foires.
- Développer le réseau d’employeurs (prospection, relances, base de contacts) et mesurer la satisfaction.
- Suivre des indicateurs d’insertion (taux de placement, délais) et alimenter les tableaux de bord.

**Compétences technologiques**
- Microsoft 365: Outlook, Word, Excel avancé, PowerPoint, Teams, SharePoint/OneDrive.
- Automatisation : Forms, Power Automate (ou équivalents) pour formulaires, approbations et workflows simples.
- IA appliquée : Copilot/ChatGPT pour la rédaction, la synthèse, l’analyse et l’automatisation de manière documentée et responsable.

**Profil recherché (essentiels)**
- Rigueur, sens de l’organisation, gestion des priorités et discrétion.
- Français impeccable (oral/écrit); anglais fonctionnel (atout).
- Expérience démontrée en bureautique avancée et en soutien administratif multi‑intervenants.
- Capacité à structurer des données, à produire des rapports récurrents et à documenter les procédures.

**Atouts**
- Expérience en milieu collégial privé.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Rémunération : à partir de 21,00$ par heure

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire
- Stationnement sur place

Lieu du poste : En présentiel