Agente ou Agent de Soutien Administratif, Classe

**RESPONSABILITÉS **GÉNÉRALES**:

- La personne titulaire du poste exécute dans un environnement informatisé, différentes tâches relativement complexes selon des méthodes et procédures établies en rapport avec l’admission, le suivi de cohortes et diverses demandes des étudiantes et étudiants à la l’enseignement régulier ainsi qu’à la formation continue. Elle assure aussi la coordination d’un ensemble de travaux administratifs du service du Registrariat._

**QUELQUES **ATTRIBUTIONS**:

- Organiser et effectuer plusieurs tâches administratives en lien avec la facturation, les paiements et les suivis en lien avec les divers frais d’études
- Rédiger, mettre à jour et diffuser des documents d’information incluant les communications aux étudiantes et étudiants du Collège
- Coordonner plusieurs tâches administratives en lien avec le suivi des cohortes du Collège : inscription, réintégration, recensement, lettre d’attestation, remise de notes, sanction, diplôme
- Élaborer et tenir à jour le procédurier des tâches reliées à l’exercice de ses fonctions
- Informer le personnel du service des changements de procédures et rédiger la correspondance inhérente à sa fonction
- Répondre et voir au traitement des diverses demandes de toute personne qui se présente au registrariat : demandes d’information relative au programme, de gestion du dossier étudiant
- Participer à l’organisation des activités entourant la session d’examens communs incluant les épreuves ministérielles
- Planifier et coordonner les activités en lien avec la préparation et l’inscription aux cours d’été
- Participer au développement des outils de gestion du service : pédagogie, formation et finances
- Participer à l’intégration et la formation du nouveau personnel du service
- Par moment, soutenir les techniciennes et techniciens en administration du service dans la tenue des dossiers étudiants
- Produire des listes avec Excel en exportant les données du système de gestion pédagogique Clara
- Au besoin, effectuer toute autre tâche connexe

**QUALIFICATIONS**:

- Détenir un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente
- Avoir au moins six (6) années d’expérience pertinente

**PROFIL RECHERCHÉ**:

- ** Maîtrise des outils informatiques**:

- Bonne connaissance des logiciels de bureautique tels que Microsoft Office (Word, Excel, niveau 2) validée au moyen d’un test
- Capacité à utiliser des logiciels spécifiques au domaine de l’éducation pour gérer les dossiers étudiants, les inscriptions et les horaires (atout)
- ** Compétences en communication**:

- Excellente maîtrise de la langue française à l’écrit et à l’oral (validée au moyen d’un test)
- Capacité à rédiger des courriels, des rapports et des documents administratifs de manière claire et précise
- ** Organisation et rigueur**:

- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les échéances
- Souci du détail pour assurer l’exactitude des informations dans les dossiers étudiants
- ** Connaissance des procédures administratives**:

- Compréhension des processus liés à l’inscription, à la gestion des horaires, aux examens finaux, etc.
- Familiarité avec les règlements et politiques du Cégep concernant les étudiantes et étudiants
- ** Esprit d’équipe et service à la clientèle**:

- Capacité à travailler en collaboration avec les autres membres du registrariat et à répondre aux besoins des étudiantes et étudiants
- Grand souci d’offrir un service à la clientèle positif et professionnel envers les étudiantes et étudiants, les collègues et les visiteurs

**LES **CONDITIONS**:
**Poste régulier à temps **complet**:
**Salaire**: 25,20 $ à 30,85 $ / l’heure selon l’expérience et la scolarité

**Horaire**: de 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi (35 heures), possibilité de télétravail hybride

**Gestionnaire**: Judith Martin

**Entrée** **en** **fonction**: à la fin du processus de sélection

**Lieu de travail**: Pavillon Ignace-Bourget

**LES **AVANTAGES**:

- Programme de conciliation famille / travail
- Assurances collectives
- Quatre semaines de vacances (après un an de service)
- 13 jours de congés fériés
- Régime de retraite à prestations déterminées
- Programme de formation et de développement des compétences
- Accès gratuit à une salle de conditionnement physique, une piscine et des gymnases
- Accès à un stationnement payant et transports en commun à proximité