Agent(E) à L'organisation Scolaire

**Milieu de travail**:
Les principaux champs d’activité du **Registrariat** sont : l’admission, l’inscription, l’organisation scolaire, la surveillance des examens, la délivrance des relevés de notes, des attestations d'études et des parchemins et la gestion administrative des dossiers étudiants. Le Registrariat voit à la gestion et à la conservation des dossiers des étudiants. Il est également responsable de la production et de la transmission des statistiques officielles sur la population étudiante de l'École.

Le secteur **processus et systèmes** traite, d’une part, l’ensemble des activités de soutien à l’enseignement soit : l’élaboration du calendrier universitaire, la préparation de l’offre de cours, l’assignation des locaux et, d’autre part, assure le développement du système d’information en place et de sa mise à jour, en tenant compte des besoins actuels et futurs du Registrariat.

**Rôle et responsabilités**:
L’**agent ou l’agente à l’organisation scolaire** prépare l’offre de cours, et assiste les employés des directions administratives du Registrariat et des différentes unités administratives de l’École dans la mise à jour du catalogue des cours, des groupes et des horaires dans le système de gestion intégré.

Cette personne élabore le calendrier universitaire et assigne les locaux pour les cours, les examens et les évènements. Finalement, elle documente tout changement apporté aux procédures d’opérations et effectue les tests de système lors de leur mise à niveau.
- Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :_

Agit comme personne-ressource auprès du personnel du Registrariat et des unités administratives en ce qui concerne l’utilisation des fonctionnalités principales du système de gestion des données scolaires et sur les aspects opérationnels afin d’assurer la cohérence des données et l’optimisation des opérations.

Effectue la mise à jour des paramètres des systèmes relative à la préparation de l’offre de cours et à l’assignation des locaux.

Crée le calendrier des séances de cours et le calendrier universitaire. Planifie toutes les opérations des processus sous sa responsabilité. Communique les échéanciers et les calendriers aux unités administratives.

Suivant le calendrier universitaire, planifie et exécute les opérations et traitements informatiques liés aux processus académiques. Effectue des transferts de données entre différents systèmes d’informations. Contrôle l'intégrité et la cohérence des données ainsi que le résultat des traitements effectués en exécutant les requêtes appropriées.

Crée, au besoin, des interrogations de données simples servant à la gestion des tâches quotidiennes.

Développe et effectue les tests requis pour toute mise à jour des systèmes d’information ; documente les tests effectués.

Traite les demandes ponctuelles de réservation de salles pour la tenue d’évènements dans le respect des priorités établies. Analyse les plages horaires ayant peu d’impacts pour le fonctionnement de l’École et fait des recommandations en fonction de la disponibilité des locaux.

Définit, rédige et met à jour des guides de procédures et des manuels d’utilisation relatifs aux différentes fonctionnalités du module de gestion des données scolaires ; rend ces documents disponibles aux personnes concernées.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

**Profil recherché**:
Diplôme d'études collégiales en techniques d’administration générale ou de bureautique, ou dans toute autre discipline jugée pertinente et un minimum de 2 années d'expérience de travail pertinentes

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Bonne connaissance des logiciels couramment utilisés à HEC Montréal (Word, Excel)

Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies

Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client), dans les communications orales et écrites

Sens de l’organisation et de la planification ; minutie et souci du détail

Capacité de travailler en équipe

Capacité de travailler sous pression et sur plusieurs dossiers simultanément

Autonomie et preuves d’initiatives

Esprit d’analyse et de synthèse

Connaissance d’un système de gestion intégré (ex. : PeopleSoft)

Connaissance des logiciels Infosilem, MS Project
- _Afin de s’assurer de répondre aux besoins organisationnels, en l’absence des exigences prérequis pour le rôle, HEC Montréal se réserve exceptionnellement le droit d’évaluer et de sélectionner toute combinaison d'études et d'expérien