Agent.e de Soutien Administratif Au Registrariat

Vous souhaitez faire partie d'une équipe dynamique et contribuer à l'excellence d'un groupe de collèges privés situés à Montréal ? Nous recherchons activement un(e) agent(e) de soutien administratif au registrariat pour jouer un rôle clé dans le bon déroulement des activités administratives et éducatives de l'établissement.

**Nature du Poste**:
L’agent.e de soutien administratif au registrariat sera responsable d’organiser, planifier et coordonner toutes les activités liées à la gestion du dossier étudiant des collèges de notre groupe, depuis la demande d'admission jusqu'à la diplomation. en assurant de respecter les conditions de tenue de dossier ministérielles. L’agent.e assurera le support administratif à la direction générale et à la direction des études dans la réalisation de ses mandats.

Sous la supervision de la direction adjointe des études - organisation scolaire, la personne de cette classe d’emploi devra:

- Vérifier la conformité des documents aux dossiers des étudiants, afin qu’ils soient en conformité avec les règles du MELS;
- Valider les éléments de citoyenneté des étudiants;
- Générer les lettres d’attestation ou autres demandes de document;
- Traiter les demandes de changement de programme ou de grille;
- Générer les contrats éducatifs et valider leur conformité;
- S’assurer de la remise des notes finales et des suivis nécessaires à la transmission de celle-ci selon les calendriers du ministère;
- Valider les demandes d’incomplet temporaire et permanent et en assure la conformité;
- Effectuer la transmission des données relatives au dossier de l’étudiant à Socrate;
- Effectuer les demandes de codes permanents le cas échéant à Ariane;
- Vérifications de la conformité des dossiers des étudiants dans Clara
- Admissions des étudiants dans Clara
- Inscription des étudiants aux programmes et cours à chaque session.
- Création des programmes et grille-programme dans Clara pour tous les campus.
- Faire les transmissions CP, DA, IPR, RCS, des étudiants au Ministère (Socrate et Charlemagne) via le logiciel Clara,
- Vérification, correction et préparation des fichiers à transmettre
- Validation des rapports
- Respect du calendrier Socrate
- Mise à jour des grilles programmes, des équivalences et substitutions dans Clara et transmettre au Ministère ;
- Transmission des objectifs et des sanctions dans SYSEC
- Récupération informatique dans Socrate de tous les dossiers image des étudiants
- Préparation des bulletins ministériels des étudiants
- Préparation et envoi des documents des étudiants pour la reconnaissance de nos programmes en dehors du Québec
- Collaborer étroitement avec le département des admissions concernant le suivi des demandes;
- Gestion des paiements des étudiants
- Soutenir les membres de la direction dans la révision des procédures, des règlements et des politiques;
- Veiller à ce que les processus opérationnels et leurs procédures soient mis à jour et assurer une veille à l’amélioration en continu des processus;
- Soulever les dossiers problématiques à la direction;
- Assister à la réception à certains moments;
- Assurer un suivi rapide de toutes les demandes;
- Participer aux activités de recrutement organisées par le Collège : Activité « Portes ouvertes », etc.
- Toutes autres tâches connexes

**Qualifications et Compétences Requises**:

- Formation : Diplôme d'études collégiales en administration ou dans un domaine connexe (les études universitaires sont un atout).
- Compétences techniques : Maîtrise de l’environnement Windows et de la Suite Office.
- Communication : Excellentes compétences en communication et service à la clientèle.
- Connaissance des logiciels : Familiarité avec CLARA et OMNIVOX (un atout).
- Langues : Bonne maîtrise du français et de l’anglais (un atout), tant à l'oral qu'à l'écrit.

**Profil Recherché**:

- Approche client : Aptitudes relationnelles et excellente approche centrée sur le client.
- Esprit d’équipe : Capacité à travailler efficacement en équipe.
- Gestion du stress : Aptitude à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés.
- Organisation : Sens de l’organisation, souci du détail et efficacité.
- Gestion du temps : Capacité à gérer les priorités.
- Habiletés relationnelles : Accueil, écoute et communication.
- Attitude positive : Orientation vers les solutions.

**Conditions de Travail**:

- Rémunération et avantages sociaux : À discuter lors de l'entrevue.
- Horaire : Du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 00 (37,5 heures/semaine).
- Entrée en fonction : Dès que possible.
- Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre groupe de collèges. Seules les personnes sélectionnées seront contactées pour une entrevue.

Type d'emploi : Temps plein

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Lieu du poste : En présentiel