Adjoint(E) Exécutif(Ve)

Numéro de la demande: 170593

Joignez une équipe gagnante, engagée et axée sur les résultats qui évolue dans une culture inclusive et de haut rendement.

Description du poste

L’adjoint(e) exécutif(ve) occupe un poste de haute visibilité : son mandat consiste à épauler la Première Vice Président(e).Il contribue à la réussite générale de l’établissement en effectuant les tâches suivantes : accueillir les clients et les diriger vers la bonne ressource, prendre et relayer les messages de la succursale, produire des documents, des rapports et des présentations ainsi que fournir un soutien administratif général avec exactitude et rapidité, tout en respectant les procédures et les politiques opérationnelles et de sécurité de la Banque Scotia. Le titulaire offre un service à la clientèle conforme aux normes de service et aux procédures de règlement des plaintes de la Banque.

Principales responsabilités
- Veiller à ce que le service offert aux clients contribue à leur satisfaction générale et respecte les normes de service de la Banque Scotia dans l’exécution des tâches suivantes:

- Accueillir les visiteurs avec courtoisie et les escorter ou les diriger vers l’employé approprié.
- Trier les visiteurs imprévus ou sans rendez-vous.
- Répondre aux appels entrants avec rapidité et professionnalisme, rediriger les appelants vers la bonne personne ou offrir de prendre le message, ou rediriger les appels vers la boîte vocale de la personne en suivant les procédures du service.
- Organiser les conférences téléphoniques.
- Fournir des renseignements de base aux appelants (heures d’ouverture, adresse).
- Répondre aux demandes des clients et les transmettre aux personnes appropriées, au besoin.
- Recevoir les livraisons et apposer sa signature à leur réception, et organiser le service de messagerie.
- Offrir à chaque client un service empreint de respect et de savoir-faire, de façon à ce qu’il se sente le bienvenu et apprécié.
- S’assurer que l’unité projette une image professionnelle.
- Apporter un soutien administratif à l’équipe de la succursale en effectuant ce qui suit:

- Soutenir le premier directeur, les directeurs principaux et l’équipe de la succursale dans la prestation des services aux clients; contribuer à la tenue des comptes, taper la correspondance avec les clients et obtenir les relevés de ces derniers.
- Classer tous les documents des Services aux investisseurs et des Services bancaires pour professionnels au quotidien.
- Remplacer les responsables administratifs (deux) en fixant les rendez-vous et les rencontres, et en accueillant les clients et les employés et en les dirigeant vers la ressource appropriée, au besoin.
- Réserver les salles de conférence et en assurer l’approvisionnement, au besoin.
- Faire le suivi des fournitures de bureau, les commander et les ranger, organiser l’entreposage en dehors des locaux et s’occuper de la destruction des dossiers et des registres.
- Vérifier et traiter les relevés de dépenses.
- Rédiger des lettres et des réponses à la correspondance courante.
- Élaborer et produire un vaste éventail de documents et de formules standard ainsi qu’uniques et complexes destinés aux utilisateurs autorisés du service, et s’assurer que tout le matériel produit est bien tenu et classé.
- Mettre en corrélation et produire les rapports annuels de Centraide pour la région de Toronto.
- Aider le superviseur à accomplir d’autres tâches administratives dans l’unité, au besoin, comme la tenue du registre des clés et des journaux du service et l’exécution de tâches liées aux activités de financement.
- Effectuer d’autres tâches au besoin.
- Contribuer à la qualité et à l’efficacité des activités de la succursale ainsi qu’à la conformité aux exigences réglementaires et au respect des lignes directrices internes de la Banque pour réduire l’exposition aux risques:

- Adhérer aux attributions et aux politiques de la Banque.
- S’assurer que le travail produit est contrôlé tout au long de la journée afin de contribuer à l’efficacité des activités de l’unité.
- Se conformer aux exigences réglementaires dans le cadre du processus de service, y compris les exigences, les processus et les lignes directrices associés à la politique Connaître son client, à la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC), à l’Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC), à la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, à la protection des renseignements personnels, et à l’hygiène et à la sécurité au travail (HST), de même que les lignes directrices et processus de Placements Scotia Inc. (PSI).
- Intervenir sur-le-champ en cas d’activité frauduleuse, ou d’opération, de problème, de lacune ou de tendance inhabituels, ou signaler le tout au personnel de supervision.
- Noter tous les problèmes