Adjoint(E) Administratif(Ve) Exécutif(Ve)

HFN est la société mère qui détient entre autres le groupe Aubainerie et le fabriquant Studios Spark Factory inc. Présentement pleine croissance, nous sommes à la recherche d’un(e) Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve). Voici ce que nous t’offrons:

- Rejoindre une entreprise québécoise en pleine transformation;
- Assurances collectives;
- Horaires flexibles;
- Possibilité de télétravail;
- 4 jours de congés personnels en plus de vos jours de vacances;
- 1 jour de congé le jour de votre anniversaire;
- Café à volonté.

L’adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve), sous la supervision du Président et chef de l’entreprise, aura pour rôle d’assurer la fluidité des opérations quotidiennes en fonction des priorités à court et long terme établies avec ce dernier. L’adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) joue un rôle clé dans le support administratif et organisationnel de la haute direction, en assurant une gestion efficace et organisée des activités quotidiennes de Humanfashionation (HFN).
- Gérer l’agenda du Président et chef de la direction et des membres du COMEX;
- Agir comme point de contact entre la haute direction, le conseil d’administration, les employés, et les parties externes, en maintenant des relations professionnelles et en assurant une communication fluide;
- Assurer le traitement et le suivi des documents administratifs, y compris la rédaction de correspondances, la préparation de rapports, et la gestion des dossiers du Président et de la haute direction;
- Participer à la préparation et à la diffusion des communications : rapports annuels, communiqués, lettres, discours, plan de communication, etc. ;
- Fournir un soutien direct à la haute direction en organisant des agendas, en planifiant des réunions, en préparant des documents pour les séances de travail, et en gérant les communications;
- Préparer les projets d’ordre du jour et la documentation, assister à certaines rencontres et rédiger les comptes-rendus;
- Gérer les informations sensibles et confidentiels;
- Maintenir une organisation rigoureuse des systèmes de fichiers, tant électroniques que papier ;
- Assurer un suivi rigoureux de certains dossiers avec la collaboration des différents services de l’entreprise;
- Effectuer le contrôle des échéanciers, les rappels et les suivis administratifs;
- Gérer les factures des fournisseurs, les codifier en vue du traitement comptable et préparer les demandes de paiement;
- Ouvrir, traiter et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l'interne;
- Aider dans l’organisation logistique des événements d’entreprise, des réunions importantes et des déplacements professionnels;
- Participer à la préparation et à la diffusion des communications : rapports annuels, communiqués, lettres, discours, plan de communication, etc. ;
- Faire les comptes de dépenses des membres du COMEX;
- Filtrer et prioriser les appels téléphoniques, les correspondances et les requêtes adressées au Président et chef de l’entreprise;
- Toutes autres tâches connexes.
- Diplôme d’études collégial (DEC) en bureautique, diplôme en administration des affaires, gestion, secrétariat ou domaine connexe;
- Expérience de travail dans un poste similaire en soutien à un président ou membre de la haute direction d’une entreprise;
- Minimum de 7 à 10 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif ou exécutif;
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à prioriser et à travailler efficacement sous pression;
- Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite, avec une forte capacité à rédiger des documents professionnels;
- Excellente connaissance de la suite Microsoft Office;
- Tact, diplomatie et discrétion;
- Excellente maîtrise du français et anglais tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Être reconnu pour son approche structurée, organisée, méthodique et rigoureuse du travail de bureau;
- Sens de l’initiative, autonomie, discrétion, et aptitude à travailler en équipe.
- _ L’utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d’alléger le texte et n’a aucune intention discriminatoire._