Receptionist & Administrative Assistant - Real Estate Office

**Company Overview**

Royal LePage® is the Voice of Canadian Real Estate with over 6.3 billion media impressions in 2024. Since 1913, we have delivered high-quality real estate services, all while pioneering innovations that shape our industry today.

**Summary**

Join Royal LePage Mellor Group as a Receptionist & Administrative Assistant and become the welcoming face of our brokerage. You’ll be the first point of contact for clients and a vital support to our brokers, management, and day-to-day office operations.

**Key Responsibilities**
- Handle a high volume of incoming/outgoing calls with warmth, speed, and efficiency.
- Address client inquiries promptly; resolve broker issues to maintain satisfaction.
- Schedule and confirm appointments.
- Educate and explain products/services to clients.
- Support sales campaigns and book appointments to drive conversions.
- Pre-qualify potential buyer and seller leads.

**Administrative Support**
- Assist the administrative department and management with day-to-day office operations.
- Verify transactions and ensure association compliance.
- Create invoices and coordinate with outside agencies and notaries.
- Receive, deposit, and distribute deposit/commission cheques securely.
- Manage incoming/outgoing mail, packages, and special broker requests.
- Maintain accurate and up-to-date broker, lead, and client records in HubSpot CRM.

**Transaction Compliance**
- Manage and verify deals and transactions in Ezmax Real Estate Accounting Software System.
- Ensure compliance with OACIQ and FINTRAC regulations.
- Track payments accurately and process required documentation.

**Qualifications**
- High school diploma (college diploma an asset).
- 2 to 5 years experience in administration, reception, or customer service (real estate experience preferred).
- Bilingual in English and French (spoken and written).
- Proficient in Microsoft Office and Google Workspace.
- Excellent communication, organization, and multitasking skills.
- Professional, detail-oriented, and client-focused.
- __________

**Aperçu de l’entreprise**

Royal LePage® est La voix de l’immobilier canadien avec plus de 6,3 milliards d’impressions médiatiques en 2024. Depuis 1913, nous offrons des services immobiliers de grande qualité, tout en étant à l’avant-garde des innovations qui façonnent notre industrie aujourd’hui.

**Résumé**

Joignez-vous au Groupe Mellor Royal LePage en tant que réceptionniste et adjointe administrative et devenez le visage accueillant de notre agence. Vous serez le premier point de contact pour nos clients et jouerez un rôle essentiel dans le soutien de nos courtiers, de la direction et des opérations quotidiennes du bureau.

**Responsabilités principales**
- Gérer un volume élevé d’appels entrants et sortants avec chaleur, rapidité et efficacité.
- Répondre rapidement aux demandes des clients; résoudre les problèmes des courtiers pour maintenir leur satisfaction.
- Planifier et confirmer les rendez-vous.
- Présenter et expliquer les produits et services aux clients.
- Appuyer les campagnes de ventes et prendre des rendez-vous afin de favoriser les conversions.
- Préqualifier les acheteurs et vendeurs potentiels.

**Soutien administratif**
- Appuyer le département administratif et la direction dans les opérations quotidiennes du bureau.
- Vérifier les transactions et assurer la conformité avec les associations professionnelles.
- Préparer les factures et coordonner avec les agences externes et les notaires.
- Recevoir, déposer et distribuer les chèques de dépôt et de commission en toute sécurité.
- Gérer le courrier entrant et sortant, les colis et les demandes spéciales des courtiers.
- Maintenir à jour les dossiers des courtiers, des clients et des prospects dans HubSpot CRM.

**Conformité des transactions**
- Gérer et vérifier les transactions dans Ezmax Real Estate Accounting Software System.
- Assurer la conformité avec les règlements de l’OACIQ et du CANAFE.
- Effectuer un suivi précis des paiements et traiter la documentation requise.

**Qualifications**
- Diplôme d’études secondaires (DEC ou diplôme collégial un atout).
- 2 à 5 ans d’expérience en administration, réception ou service à la clientèle (expérience en immobilier un atout).
- Bilingue anglais/français (oral et écrit).
- Maîtrise de Microsoft Office et de Google Workspace.
- Excellentes aptitudes en communication, organisation et gestion des priorités.
- Professionnalisme, souci du détail et orientation client.

Si vous êtes prêt(e) à relever ce défi stimulant et à contribuer au succès d’un nom reconnu dans l’immobilier canadien, **nous vous invitons à postuler dès aujourd’hui**

Pay: $18.00-$23.00 per hour

Expected hours: 40 per week

**Benefits**:

- Company events
- Dental care
- Extended health care
- Life insurance
- On-site parking
- Paid time off
- Vision care

**Experience**:

- Receptionist: 2 years (preferred)

**Language**:

- French and English? (required)

Work Location: In person