Adjoint(E) à La Direction

**Les Pionnières** est une résidence privée à vocation unique entièrement dédiée aux religieuses issues de huit communautés différentes.

Située dans un cadre enchanteur au cœur de l’arrondissement de Saint-Laurent dans la ville de Montréal, la résidence offre les services d’hébergement, de soins infirmiers, d’assistance aux religieuses autonomes, semi-autonomes, en perte d’autonomie et qui présentent des pertes cognitives.

Notre équipe est à la recherche d'un(e):
**ADJOINT(E) À LA DIRECTION**
**Permanent - temps partiel (20h/semaines)**

**Pourquoi nous rejoindre ?**
- Un **milieu de travail paisible et respectueux**, axé sur l'humain.
- ** Une belle clientèle de résidentes** issues de communautés religieuses.
- ** Un rôle essentiel** pour améliorer la qualité de vie des résidents

**Description du poste**:
L'adjoint(e) à la direction soutient la gestion administrative quotidienne au sein de la résidence, en collaboration étroite avec la direction pour assurer le bon fonctionnement opérationnel. La personne prend en charge diverses tâches administratives liées au personnel, à la gestion des plannings, à la paie, aux commandes et à la gestion des relations avec les clients et fournisseurs. Ce poste exige rigueur et organisation pour garantir le respect des procédures et le bon déroulement des activités.

**Responsabilités**:
Sous l’autorité immédiate de la direction des opérations, l’adjoint(e) à la direction:

- Assiste la direction dans les fonctions administratives et veille au bon fonctionnement des outils informatiques et bureautiques.
- Soutient la direction dans le suivi des relations avec les clients.
- Prépare et gère les plannings mensuels et journaliers, ajuste les quarts de travail en cas d'absence, et coordonne avec les agences pour combler les postes non pourvus (infirmières et auxiliaires).
- Gère la prise de congés du personnel et assure le suivi des demandes.
- Suit les cas d'accidents du travail et veille au respect des protocoles de sécurité.
- Met à jour les dossiers du personnel et garantit leur conformité aux exigences d'Agrément Canada et à la certification.
- Soumet les dossiers disciplinaires à la direction et assure le suivi.
- Prépare et regroupe les pré-états de paie et les transmet aux responsables de la paie.
- Entretenez les relations avec les fournisseurs de services et les partenaires, assure le suivi des contrats et veille à leur conformité.
- Diffuse les informations sur les activités du centre, rédige les notes de service, met à jour les politiques et procédures, prépare des documents internes et externes nécessaires à l'administration de la résidence, et les communique aux équipes après approbation de la direction des opérations.
- Veille à l’approvisionnement de l’infirmerie.
- Gère l’administration des dossiers : création dans le système de paie, préparation des horaires de formation et réguliers, rédaction des contrats de travail, et mise en place de la procédure RAC (Reconnaissance des Acquis) lorsque requis.
- Valide les feuilles de temps et prépare les pré-états de paie.
- Vérifie et classe les factures des services et fournisseurs.
- Suit les commandes et les factures, les valide et les transmet à la directrice des opérations.
- Participe à assurer la sécurité de nos résidents.
- Accomplit toute autre tâche connexe.

**Profil recherché**:
Nous recherchons une personne autonome, organisée et soucieuse du bien-être des résidents, avec un fort esprit d’équipe et un engagement à fournir des services de qualité.
- Diplôme d’études collégiales dans un domaine pertinent ;
- Minimum de trois (3) ans d’expérience dans un poste similaire ou dans un domaine connexe ;
- Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
- Excellentes compétences en communication et capacité à travailler en collaboration avec diverses équipes ;
- Capacité à travailler avec des personnes en perte d’autonomie, présentant des déficiences physiques et/ou cognitives ;
- Sens de l’organisation, capacité à gérer les priorités et à travailler de manière autonome ;
- Rigueur professionnelle et respect des procédures ;
- Souci constant de la qualité des services offerts et discrétion dans la gestion des informations confidentielles.