Administrative Assistant, Client Services

2 weeks ago

Sherbrooke, Canada Lemieux Bédard Full time

**Fully remote position, if desired**:
The administrative assistant for Client Services is responsible for performing a variety of support and administrative tasks related to human resources within the Client Services team, which oversees the management of the agency’s advertising client accounts.

**Skills**:

- Mastery of MS Office Suite software (Excel, Word, PowerPoint)
- Ability to manage priorities effectively and systematically
- Team spirit and attention to detail
- Capable of organizing multiple tasks and meeting deadlines

**Requirements**:

- CEGEP (technique) in Administration or any other related field
- Fluency in French (5/5) and English (4/5), written and spoken
- Assets: experience working in an advertising agency

**Main responsibilities**:
**Administration**
- Prepare weekly invoice forecasting
- Validate and correct quotes before invoicing
- Prepare monthly reports for sales, expenses by brand for our clients, and out-of-pocket expenses
- Write purchase orders for external suppliers
- Create a list of deferred work annually
- Update our clients’ fee schedules
- Assemble and follow up on agreements made with suppliers and clients
- Follow up with the account management team to ensure billing is done in a timely manner

**Human resources**
- Prepare employee evaluation templates for Client Services and submit amendments to employment terms and conditions to HR
- Record absences in the HR data management system for the Client Services team
- Manage yearly vacation charts
- Oversee and follow up on flexible work hours, telework, and overtime sheets

**Benefits**:

- Office located in Sherbrooke, in the beautiful Eastern Townships of Quebec (work is currently entirely remote)
- Competitive salary
- Group insurance (50% employer-paid premiums)
- A flexible 37.5-hour work week
- Proximity to nature = being able to hit the ski hills by 5:00 p.m. on a work night
- Annual partial refund of enrolment fee for a fitness class or health club/gym membership
- Access to a voluntary retirement savings plan (VRSP)
- The opportunity to work with a dynamic and really nice group for a company that values its people
- The satisfaction of a short (or zero) commute

**The **Work Well** Agency**:
By working at Lemieux Bédard, you will be joining a dynamic, caring, and passionate team. We’ve been in this business for over 30 years, and our steady growth is a testament to our excellent relationships with both our clients and our staff.

We believe in work-life balance, which is one of the reasons we have maintained our headquarters in the Eastern Townships, one of the most beautiful regions of Québec. Although our clients are primarily located in Montréal and Toronto, we value the lifestyle that Sherbrooke affords us, and we are more than happy to visit our clients whenever necessary.

  • Administrative Assistant

    2 weeks ago

    Sherbrooke, Canada CIMA+ Full time

    **Company Description** Welcome to a place where people are at the heart of everything we do.** Welcome to people with an inspiring vision and who seek stimulating challenges. At CIMA+, you’ll find a place where you’ll have many opportunities to learn and develop while working on engaging projects. We are a firm 100% owned by its employees and we value...

  • Assistant Expérience Client

    4 days ago

    Sherbrooke, Canada Courtika Full time

    **Tu ne nous connais pas?** **Courtika **c'est... Une **grande famille** qui sait travailler fort et s'amuser à la fois. C'est un groupe de professionnels de tous les âges qui s'entraident et contribuent ensemble au succès de Courtika depuis plus de 50 ans. **Courtika **est reconnu pour son **savoir-faire** et sa structure. Cabinet de 120 employés,...

  • Conseiller.ère service à la clientèle et répartition technique

    3 weeks ago

    Sherbrooke, Canada Fino recherche + relation client Full time

    Aimeriez-vous faire partie d’une entreprise à dimension humaine avec une équipe de collaborateurs qui font les choses différemment et qui souhaitent créer leur propre chemin dans une industrie relativement conservatrice ? Venez collaborer avec nous ! Ce qui nous motive… Notre mission : Guider les organisations dans leur quête de la meilleure...

  • Conseiller.ère service à la clientèle et répartition technique

    4 weeks ago

    Sherbrooke, Canada Fino recherche + relation client Full time

    Aimeriez-vous faire partie d’une entreprise à dimension humaine avec une équipe de collaborateurs qui font les choses différemment et qui souhaitent créer leur propre chemin dans une industrie relativement conservatrice ? Venez collaborer avec nous ! Ce qui nous motive… Notre mission : Guider les organisations dans leur quête de la meilleure...

  • Conseiller.ère service à la clientèle et répartition technique

    5 days ago

    Sherbrooke, Canada Fino recherche + relation client Full time

    Aimeriez-vous faire partie d’une entreprise à dimension humaine avec une équipe de collaborateurs qui font les choses différemment et qui souhaitent créer leur propre chemin dans une industrie relativement conservatrice ? Venez collaborer avec nous ! Ce qui nous motive… Notre mission : Guider les organisations dans leur quête de la meilleure...

  • Adjoint au Conseiller Financier- Service Client

    4 weeks ago

    Sherbrooke, Canada GCF Pro Cabinet de services financiers Full time

    Un cabinet financier à Sherbrooke recherche un conseiller financier pour offrir un service personnalisé aux clients. Les responsabilités incluent la gestion des investissements et des assurances. Le candidat idéal doit avoir un diplôme en administration ou une expérience équivalente, et faire preuve d'autonomie ainsi que de bonnes compétences...

  • Adjoint au Conseiller Financier- Service Client

    4 weeks ago

    Sherbrooke, Canada GCF Pro Cabinet de services financiers Full time

    Un cabinet financier à Sherbrooke recherche un conseiller financier pour offrir un service personnalisé aux clients. Les responsabilités incluent la gestion des investissements et des assurances. Le candidat idéal doit avoir un diplôme en administration ou une expérience équivalente, et faire preuve d'autonomie ainsi que de bonnes compétences...

  • Réceptionniste polyvalent(e) — Service client

    4 weeks ago

    Sherbrooke, Canada Portes Mackie inc. Full time

    Une entreprise de distribution de produits de porte de garage recherche un(e) réceptionniste / agent service à la clientèle pour un poste permanent à Sherbrooke. Les responsabilités incluent la gestion administrative, l'accueil des visiteurs et le service à la clientèle. Le candidat idéal aura une expérience similaire, maîtrisera la suite Microsoft...

  • Administrative Assistant

    4 days ago

    Sherbrooke, Canada Groupe Mach Full time

    How would you like to join a company where people are at the heart of the projects? Our Operations team in Montreal is expanding and we are looking for passionate talents to join our adventure! Being part of the MACH team means joining a team of 450 colleagues who work daily to put their knowledge at the service of their clients and Real Estate. For 25...

  • Adjointe Administrative Aux Services

    4 days ago

    Sherbrooke, Canada Société Alzheimer Estrie Full time

    **À propos de la Société Alzheimer de l’Estrie** La Société Alzheimer de l'Estrie est un organisme à but non lucratif qui accompagne les **personnes atteintes de la maladie d'Alzheimer** et leurs **proches aidants**. Grâce à nos services, nous offrons un environnement chaleureux et respectueux, favorisant la qualité de vie des familles...