Spécialiste en Procédés Administratifs

Le CIUSSS de l’Est-de-l’Île-de-Montréal regroupe 26 installations et dessert une population de plus de 500 000 Montréalais. Affilié à l’Université de Montréal, il offre une gamme complète de soins de santé et de services sociaux de première ligne, de services d’hébergement, de soins hospitaliers généraux, spécialisés, surspécialisés et de soins en santé mentale.

**Description**

Sous l’autorité de l’adjoint(e) au PDGA, responsable de la coordination du déploiement de la stratégie d'accélération et d'intégration de la santé mentale numérique, le spécialiste en procédés administratifs analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS RELIÉES À LA FONCTION
- Pilote les réflexions sur l’identification des processus, la performance et la gestion de la donnée, etc.;
- Développe et met à jour des processus d’amélioration continue de la gestion de l’équipe;
- Soutien la conception, la mise à jour et l’alimentation de la station visuelle opérationnelle virtuelle ainsi que des tableaux de bord liés à ses mandats;
- Soutien le bon déroulement de l’accueil des nouveaux membres de l’équipe, analyse les budgets et fait des recommandations d’optimisation;
- Assure la coordination des projets sous sa responsabilité et travaille de concert avec les membres de l’équipe et les gestionnaires pour la mise en place de procédures incluant la gestion de la donnée.

TÂCHES SPÉCIFIQUES
- Donne des conseils et accompagne les promoteurs de projets au sein de la Stratégie dans la réalisation du dossier d’affaire et la gestion du projet ;
- Élabore et fait approuver les outils de suivis du projet et la gestion de la donnée ;
- Assure la gestion de la donnée associée à la Stratégie dans l’ensemble de ses volets, tant pour le suivi de la donnée que pour l’élaboration des redditions de compte ;
- Identifie les parties prenantes et soutien la mise en place de la gouvernance;
- Réalise avec l’équipe la planification des projets ;
- Soutien de façon transversale au sein de la Stratégie, la mobilisation et la coordination des ressources internes et externes de façon à en atteindre les objectifs identifiés et à produire les bénéfices et résultats attendus à l’intérieur des coûts et des échéanciers prévus;
- Effectue un suivi d’avancement des travaux et assure les communications relatives aux projets;
- Soutien les processus de gestion du changement et de résolution de problèmes;
- Rédige les rapports d’avancement et effectuer les redditions de comptes;
- Clôture les projets : faire les bilans, conduire un exercice de leçons apprises, soutenir la transition vers les opérations.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS RELATIVES À LA SÉCURITÉ

Au CIUSSS de l’Est-de-l’île-de-Montréal, la sécurité des usagers, résidents, employés, médecins, stagiaires et bénévoles est de première importance.

Afin d’assurer la sécurité de tous, les employés, médecins, stagiaires, bénévoles et personnes liées par contrat de service appelés à travailler ou contribuer dans le processus de prestation des soins et services ont des obligations et des responsabilités relatives à la sécurité. À ce titre, le CIUSSS de l’Est-de-l’île-de-Montréal s’attend à ce que chacun d’eux s’acquitte des responsabilités suivantes:

- Prendre les moyens nécessaires et pertinents dans le cadre de leur fonction afin de ne pas compromettre leur propre sécurité, la sécurité des usagers, des résidents, des familles, des visiteurs ou des collègues.
- Respecter les politiques et procédures relatives à la sécurité et à la qualité des soins, et ce, afin d’assurer une saine gestion des risques, telles la politique de prestation sécuritaire des soins et services de santé, la politique de double identification de l’usager, la politique relative à la carte d’identité, la procédure de déclaration des incidents et des accidents, etc.
- Respecter et appliquer les normes, les bonnes pratiques ou méthodes de travail pertinentes à leur fonction qui ont un impact sur la sécurité, telles que l’utilisation des principes de déplacement sécuritaire des bénéficiaires, la protection des mots de passe informatique, l’administration sécuritaire des médicaments, le protocole d’utilisation exceptionnelle des mesures de contrôle, etc.
- Respecter les procédures lors de mesures d’urgence telles les procédures d’intervention en situation d’agressivité ou de violence, lors de fugue de patient, lors d’incendie, etc.
- Respecter et appliquer les mesures d’hygiène de base et de prévention et contrôle des infections.
- Signaler à leur supérieur immédiat (ou à un gestionnaire en responsabilité) ou déclarer, le cas échéant, les incidents et les