Spécialiste en Procédés Administratifs-programme

Sous l’autorité du directeur des programmes de santé mentale et dépendance, la personne titulaire du poste assure le soutien professionnel nécessaire à son service. Elle est responsable de la coordination et de l’exécution de l’ensemble des activités découlant des fonctions administratives qui lui sont dédiées, pour en assurer un fonctionnement optimal et efficace.
- Par une bonne connaissance du CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal, de ses différentes directions et de son environnement, la personne titulaire de ce poste exerce un rôle de soutien administratif et de collaboration auprès de son équipe de gestion.
- En collaboration avec la technicienne en administration de la direction, elle assume les travaux requis reliés aux réunions des instances et comités rattachés au service. Elle voit à l’organisation de réunions, d’événements, d’activités de gestion, de communication, à l’interne comme à l’externe, produit différents rapports, procès-verbaux, comptes rendus, tableaux de bord, en utilisant et maîtrisant les systèmes d’information mis à sa disposition.
- Dans la perspective de l’approche-clientèle et de l’amélioration continue des services, la personne titulaire du poste exerce un rôle-conseil auprès de ses collègues et des collaborateurs. Elle connaît, anticipe et cherche à répondre aux besoins de sa direction ainsi que des partenaires internes et externes. Elle contribue aux orientations et objectifs de la direction, favorise la collaboration et agit à titre de personne ressource pour son entourage dans son champ de compétences.
- RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
- En collaboration avec la technicienne en administration, le spécialiste en procédé administratif voit à la gestion administrative et fonctionnement du bureau de son directeur (trice):

- Assiste le directeur (trice) dans l’exercice de ses fonctions administratives;
- Assure le suivi dans la gestion des dossiers de son service;
- Gère l’agenda et la boite courriel de son supérieur;
- Veille à l’organisation de réunions;
- Assume la gestion du courrier postal et électronique du service et en assure le suivi;
- Planifie et organise les activités internes et externes de son directeur (trice);
- Élabore le calendrier de vacances de garde des gestionnaires et en assure le suivi;
- Élabore le compte de dépenses de son directeur (trice);
- Participe, à la demande de son directeur (trice) à différents comités et activités de l’établissement;
- Transcrit et reproduit à l’aide de logiciels Word, Excel, PowerPoint, Access, Visio, la correspondance, les formulaires, politiques et autres documents émis par son directeur (trice);
- Analyse certains documents administratifs (contrat, appel d’offre, politiques, procédures, statistiques ) pour en faire ressortir les éléments importants;
- S’assure de la mise à jour et de respecter le système de classement;
- Assure la mise à jour des documents informatifs de la direction sur l’intranet en collaboration avec l’équipe de gestion;
- Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
- RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
- Participe et élabore certains documents pour le comité de gestion;
- Participe et élabore certains documents pour la salle de pilotage tactique;
- Participe et collabore à la supervision des agentes administratives de la direction;
- S’assure du suivi des statistiques de la direction;
- Assure un leadership pour la préparation d’analyse et de mise à jour de tableaux de bord, d’indicateurs de gestion ou de suivis financiers;
- Supporte les gestionnaires dans l’analyse de leurs tableaux de bord, d’indicateurs de gestion ou de suivis financiers;
- Supporte la direction dans les différents projets à mettre en œuvre ainsi que pour le suivi des demandes ministérielles;
- Suscite l’innovation, la créativité et la recherche de l’excellence par le développement et le maintien d’une culture de mesure;
- Apporte l’aide nécessaire, lorsque requis, aux gestionnaires pour diverses tâches.- Exigences:
- FORMATION ACADÉMIQUE
- Détenir un baccalauréat en administration des affaires ou dans une discipline universitaire appropriée à l’emploi.
- EXPÉRIENCE
- Expérience de deux (2) ans mínimale requise s’il y a lieu
- Expérience dans le réseau de la santé est considérée comme un atout
- COMPÉTENCES, HABILETÉS ET APTITUDES REQUISES
- Maîtrise des fonctions intermédiaires des logiciels de la gamme Office (EXCEL, requis)
- Maîtrise du français parlé et écrit
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Sens de l’organisation et soucis du détail
- Fait preuve de leadership, d’initiative et d’autonomie
- Grand respect de la confidentialité et éthique professionnelle exemplaire- Remarques:
- Grâce à notre expertise dans l’implantation de solutions cliniques numériques, le CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal a été sél