Spécialiste en Procédés Administratifs

Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d’améliorer le fonctionnement des services.
- Par une bonne connaissance du CIUSSS du Nord-de-l’Île-de-Montréal, de ses différentes directions et de son environnement, la personne titulaire de ce poste exerce un rôle de soutien administratif et de collaboration auprès du cadre et de son équipe de gestion.
- Sous la responsabilité du coordonnateur (trice), la personne titulaire du poste assure le soutien professionnel nécessaire à son service. Elle est responsable de la coordination et de l’exécution de l’ensemble des activités découlant des fonctions administratives qui lui sont dédiées, pour en assurer un fonctionnement optimal et efficace.
- Elle assume les travaux requis reliés aux réunions des instances et comités rattachés au service. Elle voit à l’organisation de réunions, d’événements, d’activités de gestion, de communication, à l’interne comme à l’externe, produit différents rapports, procès-verbaux, comptes rendus, tableaux de bord, en utilisant et maîtrisant les systèmes d’information mis à sa disposition.
- Dans la perspective de l’approche-clientèle et de l’amélioration continue des services, la personne titulaire du poste exerce un rôle-conseil auprès de ses collègues et des collaborateurs. Elle connaît, anticipe et cherche à répondre aux besoins des clients internes et externes. Elle contribue aux orientations et objectifs du service, favorise la collaboration et agit à titre de personne ressource pour son entourage dans son champ de compétences.
- Le spécialiste en procédé administratif voit à la gestion administrative et fonctionnement du bureau de son coordonnateur (trice):
- Assiste son coordonnateur (trice) dans l’exercice de ses fonctions administratives
- Assure le suivi dans la gestion des dossiers de son service
- Gère l’agenda et la boite courriel de son supérieur
- Veille à l’organisation de réunions.
- Assume la gestion du courrier postal et électronique du service et en assure le suivi.
- Planifie et organise les activités internes et externes de son coordonnateur (trice).
- Élabore le calendrier de vacances de garde des gestionnaires et en assure le suivi.
- Élabore le compte de dépenses de son coordonnateur (trice).
- Participe, à la demande de son coordonnateur (trice) à différents comités et activités de l’établissement.
- Fournit la réponse à certaines questions de sa compétence et prépare la synthèse des problèmes cléricaux complexes.
- Transcrit et reproduit à l’aide de logiciels Word, Excel, PowerPoint, Access, Visio, la correspondance, les formulaires, politiques et autres documents émis par son coordonnateur (trice).
- Analyse certains documents administratifs (contrat, appel d’offre, politiques, procédures, statistiques ) pour en faire ressortir les éléments importants.
- Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Participe et élabore certains documents pour le comité de gestion.
- Participe et élabore certains documents pour la salle tactique.
- S’assure de la supervision des agentes administratives sous sa responsabilité.
- S’assure du suivi des statistiques du service en fonction des périodes financières.
- S’assure du suivi des heures travaillées reliées au contrat de la main d’œuvre indépendante.
- S’assure du suivi des heures facturées reliées au contrat de la main d’œuvre indépendante.- S’assure de donner les accès aux dossiers communs du service alimentaire.
- S’assure du suivi via req- Exigences:
- Doit détenir un baccalauréat en administration des affaires.

EXPÉRIENCE DE TRAVAIL- Une expérience dans le traitement l'analyse et la présentation de données statistiques

ATOUTS- Une expérience en gestion d'équipe de travail serait un atout
- Détenir une bonne connaissance du réseau de la santé

COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Langues : Excellente maîtrise du français oral/écrit
- Logiciels : Excellente maîtrise des logiciels de la suite Office
- Profil recherché:
- Sens de l'organisation
- Autonomie et débrouillardise
- Sens de la planification et de l’organisation
- Bonnes habiletés communicationnelles et de vulgarisation
- Esprit de collaboration et de travail en équipe
- Remarques:
- Le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.