Agent ou Agente de Secrétariat

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente.
**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Peoplesoft, Explo

Sous la responsabilité administrative de la coordonnatrice à l’administration du Bureau des affaires facultaires de la Faculté de médecine et sous la responsabilité fonctionnelle de la coordonnatrice d’activités du Vice décanat aux études, la personne occupant cette fonction effectue à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
**Tâches principales**: Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste, notamment la vice-doyenne aux études, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet; Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, filtre les appels téléphoniques, obtient des signatures, assure la responsabilité du courrier et du classement, appose des signatures sur des documents officiels, convoque et organise des réunions, rédige des procès-verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées; Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion des programmes de bourses et des examens, à la comptabilité, à l’immigration, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi; Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de traiteurs, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances; Tient à jour la comptabilité du Vice-décanat aux études et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises; Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses avec la coordonnatrice d’activités; Etc.