Agente ou Agentde Secrétariat

**AGENTE OU AGENT DE**
**SECRÉTARIAT
**Vous êtes une personne organisée, diplomate, rigoureuse et autonome, vous offrez un excellent**
**service à la clientèle, alors vous êtes la personne recherchée **

**SOMMAIRE DU POSTE**

**NO DE RÉFÉRENCE INTERNE** : 22-23-29 **SALAIRE**:
Classe C dans une échelle de salaire se situant

**LIEU DE TRAVAIL** : Ville de Québec ou Montréal entre 22,49 $ et 30,48 $ l’heure**
**HORAIRE DE TRAVAIL** **:STATUT DE L’EMPLOI**:
Du lundi au vendredi Poste syndiqué - régulier

Selon les dispositions prévues à la convention
collective

**SECTEUR DE TRAVAIL**

Direction de l’enseignement et de la recherche

**CONTEXTE**

Sous la responsabilité du directeur de l’enseignement et de la recherche, la personne titulaire effectue
diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs. Des déplacements entre
Montréal et Québec pourront être requis afin d’offrir un accompagnement du corps professoral sur les deux
campus de l’ENAP. Une combinaison télétravail et présence au bureau est possible.

**SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS**

La personne titulaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs.
Elle assure la bonne marche des opérations de son unité.

**À ce titre, elle : **

Prévoit les besoins de l’équipe, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives.

Rédige divers documents tels que lettres, rapports, formulaires administratifs.

Maintient à jour le système de classement et applique la procédure d’archivage.

Convoque et organise des réunions, rédige les procès-verbaux et la correspondance.

Gère l’agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la gestion du courrier et du classement.

Tient à jour et alimenter des banques de données.

Contribue à la planification et à l’organisation matérielle d’activités ou d’événements.

Accomplir temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

**Plus précisément, la personne sera amenée à**:

Traiter et vérifier différents types de comptes de dépenses des professeurs et des employés de la DER.
Collaborer à la préparation de documents requis pour les instances de l’ÉNAP et assurer les suivis

nécessaires.

Accompagner les employés de son unité dans le suivi de divers processus administratifs.
Organiser et effectuer le suivi des dossiers de différents projets offerts dans l'année aux professeurs

en conformité avec leur convention collective.

Assurer le suivi des échéances des projets, dossiers et statuts.
Mettre à jour du site web de l’unité et du corps enseignant.
Assumer les tâches de mise en page de documents, de création et de mise à jour de tableaux, etc.
Créer et mettre à jour des formulaires inscriptibles.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une
liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne
salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir
d’effet sur la classe.

**EXIGENCES**

**Scolarité**
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de
900 heures dans une discipline pertinente.

**Expérience**
Minimum de 2 ans d’expérience pertinente. Nous invitons les personnes détenant moins de 2 ans
considérée comme un atout.

**CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES REQUISES**

Rigueur et souci du détail

Tact et diplomatie

Sens du service à la clientèle

Capacité à travailler en équipe

Sens de l’organisation et de la planification

Capacité à traiter plusieurs dossiers à la fois et à établir les priorités

Maîtrise des outils informatiques de base (suite Office, suite Adobe, Doodle, etc.)

Maîtrise du français (oral et écrit)

**AVANTAGES SOCIAUX**

Jusqu’à 4 semaines de vacances dès la première année selon la date d’embauche

Congés maladie et congés personnels

Horaire d’été allégé

Assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

**DATE D’ENTRÉE EN FONCTION**

Dès que possible

**DÉPÔT DE VOTRE CANDIDATURE**

curriculum vitae, **en mentionnant le numéro du concours:
Au Service des ressources humaines

**poste restera ouvert jusqu’à ce qu’il soit comblé.**

seront contactées.

**L’ENAP SOUSCRIT À UN PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ**
**(groupes visés : femmes, minorités visibles, minorités ethniques, autochtones, personnes**

**handicapées)