Agent ou Agente de Secrétariat

Agent ou agente de secrétariat

Numéro d'offre

15866

Période d'affichage

Du 23-04-2025 au 07-05-2025

Lieu de travail

Faculté d'aménagement, d'architecture, d'art et de design
École d'architecture
Édifice du Vieux-Séminaire-de-Québec (1, côte de la Fabrique, Québec)
Ville de Québec

Statut/Admissibilité

Contrat temporaire
Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 11
Taux horaire: 28.16$ à 33.54$
Salaire annuel: 51 426.64$ à 61 251.75$

Régime d'emploi: 35 heures/semaine
Horaire: Temps plein, horaire variable
Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

Budget: Fonctionnement

**Durée du contrat ou de l'affectation temporaire**
Dès que possible au 13 février 2026
Description de fonction

**Rôle principal**

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

**Attributions caractéristiques**
- Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet.
- Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées.
- Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises.
- Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses.
- Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi.
- Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances.
- Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels.

**Note**
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

**Qualifications requises**

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
**Expérience**:
**Autres : Logiciels**: Word, Excel, Outlook

**Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.**

**La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante**:

- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
- chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
- chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels**:PeopleSoft finances et RH, Explo, Dexero, PSK, Banner, Capsule, monPortail

La Faculté d’aménagement, d’architecture, d’art et de design (FAAAD) est composée de quatre écoles réparties sur différents lieux physiques soit l’Édifice du Boulevard, l’Édifice de la Fabrique, l’Édifice du Vieux-Séminaire et le Campus de l’université Laval. Cette personne sera physiquement dans l’Édifice du Vieux-Séminaire dans le Vieux-Québec.

Relevant de la coordonnatrice à l’administration, la personne titulaire de ce poste soutient la direction de l’École d’architecture et participe au soutien administratif de toutes les écoles et unités facultaires, et ce, en réalisant les tâches administratives afin d’assurer la qualité et la continuité des services. Elle s’ajoute à l’équipe des agentes et agents de secrétariat en soutien aux écoles et à la direction et avec lesquelles elle aura à travailler en collaboration.

**Tâches et responsabilités**:
Volet -