Adjoint de Direction

4 days ago

Quebec City, Canada Beneva Full time

Titre interne officiel:
Adjoint administratif

Statut:
Temporaire (Durée déterminée)

Sommaire:
Poste temporaire

Relevant du Vice-président - Numérique, vous aurez à l’assister, ainsi que son équipe, en assurant un soutien technique dans l’exécution de travaux à caractère administratif, ainsi que le support de différentes tâches, dont la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de l’agenda, de l’organisation d’événements, la production de comptes de dépenses et divers documents.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes:

- Assurer l’organisation ainsi qu’un suivi rigoureux de l’agenda du vice-président. Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe.
- Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres du vice-président ; participer à l’animation de segments d’ordre administratif et rédiger les comptes rendus du comité de gestion.
- Rédiger des lettres et des communications en français et en anglais et effectuer l’assurance qualité, et la mise en forme de documents, rapports à la demande du gestionnaire.
- Manipuler des documents et des dossiers confidentiels, notamment des dossiers litigieux, des procédures judiciaires et des cahiers d’autorités.
- Planifier les voyages d’affaires (réservations de chambres d’hôtel, d’avion et de train); avec l’outil Concur, compléter les comptes de dépenses des employés de la Vice-présidence qui sont appelés à voyager pour le travail.
- Traiter la facturation pour certains fournisseurs.
- Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement : en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement.
- Recueillir l’information de différents secteurs aux fins de production de rapports.
- Gérer les sites intranet de la Vice-présidence et ceux des Directions principales et des Directions

Vos talents et qualifications:

- Diplôme d’études collégiales en technique bureautique.
- Minimum de 5 années d’expérience comme adjoint(e) de direction
- Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et PowerPoint
- Maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit et une excellente maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est requise dû à la nature des tâches, les interactions avec les collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones ainsi que la croissance de l’entreprise à l’extérieur du Québec

LI-Hybrid

LI-JD1
- Raison d'être :_ Les gens sont au cœur de nos actions. Nous les accompagnons dans leurs projets de vie en leur apportant la tranquillité d'esprit et nous contribuons au bien-être de la collectivité._

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