Agent ou Agente de Secrétariat

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente.

**Autres**: Logiciels: Word, Excel
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: Banner, Complete, Peoplesoft RH

Le rôle principal de cette personne rattachée au vice-décanat aux études médicales doctorales (VDEMD) est de fournir le soutien nécessaire au vice-décanat, à la direction de programme et à l’ensemble de l’équipe rattachée à la gestion des études du doctorat en médecine. Elle est étroitement impliquée dans plusieurs processus administratifs et dans plusieurs des opérations reliées à la préparation des activités d’enseignement et à l’organisation des examens. Cette personne relève de la directrice des opérations du VDEMD. Elle est appelée à effectuer des opérations reliées à la gestion des études.
Tâches principales Effectue la mise en place des procédés nécessaires afin de répondre aux besoins des responsables de cours et leurs collaborateurs pour la tenue de cours en petits groupes, des ateliers, des laboratoires et des examens; Participe à la mise à l’horaire des activités si requis et effectue les changements reliés; Répond en première ligne au personnel enseignant pour les questions reliées aux dossiers des cours en petits groupes, des ateliers, des laboratoires et des examens; Effectue la répartition des étudiants et des étudiantes en sous-groupes afin de répondre aux modalités pédagogiques des cours et applique les normes en vigueur concernant les conflits d’horaire des étudiants et étudiantes, propose des solutions aux problèmes reliés à ces conflits; Assure le suivi requis et l’organisation matérielle en vue de la tenue des activités pédagogiques ainsi que des examens pratiques et formations pratiques; Supporte la mise à jour des outils et fait les compilations de données du VDEMD; Assure un service à la clientèle en répondant aux interrogations des étudiants et des étudiantes au sujet des activités en petits groupes; Assiste le coordonnateur d’activités pour la gestion des examens pratiques, laboratoires, ateliers et formation pratique et pour la conception des horaires; Supporte la gestion des accommodements scolaires avec les autres agentes et les conseillers en gestion des études du VDEMD;
Assure une présence lors de la tenue d’examen pratique et de formation pratique; Etc.
Certaines périodes non disponibles pour les vacances.
Horaire en dehors des heures normales de travail pour certaines périodes reliées aux examens pratiques fixés d’avance.