Adjoint(E) Administratif(Ve)

**À propos du poste**

Sous la supervision de la gestionnaire du bureau, l’adjoint(e) administratif(ve) assure le soutien administratif des ventes et la gestion des soumissions. Il/elle veille à l’uniformité des documents, au respect des échéanciers et à la mise à jour des outils de suivi.

**Responsabilités principales**

1. Assurer la cohérence et la qualité des documents de vente.

2. Vérifier, analyser et répondre aux appels d’offres publics et privés, en collaboration avec le VP - Ventes & Marketing.

3. Rédiger et valider les soumissions en veillant à leur conformité et au respect des échéances.

4. Suivre l’évolution des soumissions et assurer le respect des échéanciers.

5. Créer et mettre à jour des tableaux de suivi (ventes, performances, échéances) dans Excel pour une gestion rigoureuse des dossiers.

6. Concevoir et maintenir des présentations stratégiques.

7. Proposer des actions d’amélioration des processus administratifs.

8. Assurer le remplacement de l’adjointe administrative, au besoin.

**Profil recherché**
- Minimum 5 ans dans un poste similaire.
- Bilinguisme français/anglais obligatoire.
- Maîtrise avancée de Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, PowerPoint, etc.).
- Organisation, autonomie et grand souci du détail.

**Avantages**:

- Salaire compétitif selon expérience.
- Assurances collectives, journées personnelles, etc. après 6 mois.
- Bonus annuel.
- Stationnement gratuit.

**À PROPOS DE SPEICO**

Depuis plus de 30 ans, SPEICO Services aux immeubles est fière d’offrir l’ultime expérience en termes de service à la clientèle. Notre philosophie corporative est de travailler en partenariat avec nos clients afin de leur offrir, à eux ainsi qu’à leur clientèle, la plus grande valeur et satisfaction qui soit. Notre équipe de plus de 600 techniciens en salubrité se dévoue chaque jour au travail pour offrir des installations propres et agréables.
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**About the Position**

Under the supervision of the Office Manager, the Administrative Assistant provides administrative support to the sales department and manages bid submissions. They ensure document consistency, compliance with deadlines, and the maintenance of tracking tools.

**Main Responsibilities**
- Ensure the consistency and quality of sales documents.
- Review, analyze, and respond to public and private tenders in collaboration with the VP - Sales & Marketing.
- Draft and validate bids, ensuring compliance and adherence to deadlines.
- Track bid progress and ensure deadlines are met.
- Create and update tracking spreadsheets (sales, performance, deadlines) in Excel for effective file management.
- Develop and maintain strategic presentations.
- Propose process improvement initiatives.
- Provide backup support for the administrative assistant when needed.

**Desired Profile**
- Minimum of 5 years in a similar role.
- Fluency in both French and English is required.
- Advanced proficiency in Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, PowerPoint, etc.).
- Strong organizational skills, autonomy, and keen attention to detail.

**Benefits**
- Competitive salary based on experience.
- Group insurance, personal leave days, etc., after 6 months.
- Annual bonus.
- Free parking.

Type d'emploi : Temps plein

Avantages:

- Assurance Maladie Complémentaire
- Stationnement sur place

Horaire:

- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Formation:

- DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Expérience:

- Administration-Ventes: 5 ans (Obligatoire)

Langue:

- Français (Obligatoire)
- Anglais (Obligatoire)

Lieu du poste : En présentiel