Coordonnateur Exploitation

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**COORDONNATEUR(RICE) EXPLOITATION**

Le coordonnateur exploitation fournit un soutien aux gestionnaires de la vice-présidence exploitation en termes de coordination et de soutien administratif. Il est le point de contact principal pour toutes les demandes adressées à la vice-présidence exploitation.

Le titulaire apporte une aide administrative et s’assure de recevoir, rassembler et fournir, dans le respect des échéances, toutes les informations requises par la vice-présidence pour le bon fonctionnement des opérations et le suivi de différents indicateurs.

**TÂCHES ET RESPONSABILITÉS**:
Sous la responsabilité du vice-président exploitation, le titulaire assumera les tâches et les responsabilités suivantes:

- Produire, mettre en forme et transmettre aux personnes concernées différents rapports requis sur une base journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle;
- Faire des croisements de données avec les systèmes SOFI et SAGE, et faciliter le traitement des données pour produire des rapports simplifiés à la demande principalement de la direction santé et de la direction ventes;
- Former les usagers afin qu’ils puissent produire de façon autonome des rapports récurrents et documenter les façons de faire pour les rapports adhoc;
- Agir en tant que personne-ressources pour l’élaboration et la préparation de divers documents, tels production de statistiques, mise à jour de tableaux de bord, rapports de suivi, etc;
- Assurer la mise à jour annuelle du manuel des résidents, ainsi que de tous les formulaires (plaintes ou autres) en lien avec le résident, en veillant à faire valider les modifications par le service des affaires juridiques avant la distribution;
- Fournir un soutien important à la direction expérience client en saisissant les données dans le système Qualtrics et en participant à la préparation du sondage annuel, de rapports trimestriels, etc;
- Rédiger, faire la mise en page, de même que la distribution de l’Infolettre exploitation;
- Communiquer, sur une base continue, certaines informations requises par la direction, telles que les informations reliées à la Covid;
- Assurer la gestion de l’agenda du vice-président exploitation par la coordination de tous les rendez-vous avec les intervenants internes et externes;
- Veiller à ce que la mise-à-jour de tous les processus exploitation soit documentée selon les normes en vigueur et rendue disponible sur intranet;
- Planifier, organiser et coordonner la tenue des réunions de l’équipe de gestion de la vice-présidence en prenant en charge de façon proactive les activités de logistique et la préparation du matériel nécessaire;
- Planifier et coordonner les interventions de partenaires lors des réunions de l’équipe de gestion;
- Assister aux rencontres de l’équipe de gestion, rédiger les procès-verbaux et faire les suivis nécessaires suite aux rencontres;
- Préparer et diffuser les communications relatives aux activités ou déploiements en cours au sein de la vice-présidence exploitation;
- Fournir un soutien dans la production de notes de service, rapports, formulaires et autres documents et en assurer l’uniformité.

**Autres**:
Effectuer, au besoin, toutes tâches connexes afin d’assurer la continuité et la qualité des services.

**QUALIFICATIONS REQUISES**:
**Formation requise**:

- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en techniques administratives.

**Expérience**:

- Un minimum de huit (8) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires.

**Conditions de travail**:

- Peut occasionnellement être appelé à répondre à des urgences en dehors des heures normales de travail.

**Autres**:

- Connaissance approfondie de la suite MS-Office, dont une connaissance très avancée d’Excel (Word, Excel, Power Point et Outlook);
- Connaissance de PowerBI très avancée;
- Polyvalent, curieux et ayant un intérêt marqué pour la technologie;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Jugement, esprit d’initiative, sens de la discrétion et autonomie;
- Sens de l’organisation, rigueur et habiletés pour gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément dans un environnement en forte croissance;
- Être d’un abord facile et orienté vers le client;
- Gérer avec diplomatie les demandes provenant des divers intervenants.
- Diplôme d’études collégiales en bureautique ou en techniques administratives. - Un minimum de huit (8) années d’expérience pertinente dans des fonctions similaires