Coordonnateur(Trice), Exploitation Et Projets

Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) en Exploitation et Projets dynamique et organisé(e) pour se rejoindre à l'équipe. Dans ce rôle polyvalent, vous serez au cœur de nos opérations quotidiennes et de nos projets en cours, assurant une coordination efficace entre les différents départements et parties prenantes.

**CE QUE VOUS FEREZ**
- Assurer la coordination et le suivi des dossiers liés aux opérations et appuyer les gestionnaires dans les tâches concernant la planification d’agenda, la préparation des budgets et plans d’action, à la planification des activités opérationnelles et des projets divers, la réservation d’évènements, la planification des rencontres d’équipe, mandats spéciaux, etc.;
- Produire la correspondance pour l’Exploitation et la Construction. (Mémos, lettres, avis aux locataires ou fournisseurs);
- Assister aux différents audits (Environnement-CNESST- Risk check-FM Global etc.) et faire le suivi des mesures correctives;
- Piloter les projets administratifs attitrés;
- Transmettre et assurer le suivi des rapports liés à l’entretien des espaces locataire;
- Traiter les rapports issus des divers systèmes d’opération et financiers (Yardy - Angus);
- Effectuer le suivi de toutes les certifications (BOMA, LEED etc );
- Mettre en place et assurer le suivi des tableaux d’indicateurs de performance des activités d’opérations;
- Mettre à jour et assurer le suivi des entretiens via Angus;
- Traiter les bons de commande - production, signature et suivis;
- S’assurer de la collaboration des intervenants lors des incidents avec le client;
- Recueillir l’information nécessaire pour les rapports environnementaux;
- Mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d’assurance liés aux incidents;
- Recevoir les soumissions et préparer les grilles d’analyse appropriées;
- Assurer le classement électronique des dossiers (zéro papier);
- Documenter le cartable des dérogations;
- Procéder aux demandes de soumission fournisseurs;
- Collaborer à la préparation des devis et contrats pour les dépenses d’immobilisation (Capex);
- Mettre à jour les dossiers d’assurances des fournisseurs ;
- Préparer les notes de frais;
- Apporter le soutien administratif approprié à l’équipe Exploitation ;
- Collaborer à la saisie des budgets d’exploitation;
- Assurer le soutien et la coordination du processus des courus.

**CE QUE NOUS RECHERCHONS**
- Détenir un Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent;
- Un minimum de 5 années d’expérience dans des fonctions administrative;
- Diplôme ou certificat en administration, un atout;
- Excellente maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.);
- Connaissance du logiciel Yardi, un atout;
- ** Français et anglais*, parlés et écrits**.
- _Interactions orales et/ou écrites avec des locataires, touristes ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)_We are seeking a dynamic and organized Operations and Projects Coordinator to join our team. In this versatile role, you will be at the heart of our daily operations and ongoing projects, ensuring efficient coordination between various departments and stakeholders.

**WHAT YOU’LL BE DOING**
- Ensure the coordination and follow-up of files related to operations and support managers in tasks concerning agenda planning, preparation of budgets and action plans, planning of operational activities and various projects, booking events, planning team meetings, special mandates, etc.;
- Produce correspondence for operation and construction. (Memos, letters, notices to tenants or suppliers);
- Attend various audits (Environment-CNESST-Risk check-FM Global etc.) and monitor corrective measures;
- Management of assigned administrative projects;
- Transmit and follow up on reports related to the maintenance of tenant spaces;
- Receive and transcribe incident reports;
- Process reports from the Unite system;
- Support and ensure the follow-up of all certifications (BOMA, LEED etc...);
- Establish and monitor performance indicator tables for operational activities;
- Updating and monitoring Angus maintenance;
- Process purchase orders - production, signature and follow-ups;
- Ensure cooperation during incidents at the property with the client;
- Collect information for environmental reporting;
- Update and follow up on insurance files related to incidents;
- Receive bids and prepare appropriate analysis grids;
- Ensure electronic filing of files (paperless);
- Document the binder of derogations;
- Solicit suppliers;
- Collaborate in the preparation of quotes and contracts for capital expenditures (Capex);
- Update suppliers' insurance records;
- Prepare expense reports;
- Provide appropriate administrative support to the Operations team;
- Collaborate in the entry of operating budgets;
- Ensure support and coordination of the running process.

**WH