Adjoint.e Administratif.ve, Soutien Au Directeur

**À propos de Mila**

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila - l’Institut québécois d’intelligence artificielle - rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

**Votre rôle et vos responsabilités**

En tant qu’adjoint.e administratif.ve, soutien au directeur scientifique, vous serez amené.e à effectuer les tâches suivantes:

- Donner du support pour les opérations administratives, financières ou matérielles;
- Administrer le calendrier (en acceptant, déclinant et organisant les réunions);
- Préparer, compléter et obtenir les: signatures, demandes de remboursement, formulaires, factures, etc., en respectant les délais;
- Faciliter l'organisation des déplacements et prendre en charge les réservations de voyages;
- Maintenir un système électronique de classement des dossiers;
- Assurer la mise à jour régulière de documents tels que le CV et la biographie, en veillant à la gestion des corrections sur diverses plateformes;
- Assurer la mise à jour ou la rédaction de lettres en anglais et en français, notamment des lettres de recommandation, de soutien, d'invitation, et en assurer leur suivi;
- Gérer les demandes de conférence et de média, en assurant le suivis nécessaires;
- Participer aux réunions d’équipe et aux rencontres de la communauté Mila;
- Ces tâches sont sujettes à changement selon l’évolution du poste et des besoins;

**Requirements**:
**Profil recherché**
- Diplôme d’études en secrétariat, bureautique ou tout autre domaine en lien avec le poste;
- Cinq (5) années d’expérience pertinente;
- Excellentes aptitudes de communication verbale et écrite;
- Capacité à gérer les priorités et à respecter des délais;
- Aptitude à mener plusieurs tâches simultanément;
- Facilité d’adaptation et d’apprentissage dans un contexte de changement en continu;
- Minutie et souci du détail;
- Compétences interpersonnelles favorisant le travail d’équipe;
- Détenir une volonté de rester à l’affût des dernières tendances et de renouveler ses pratiques;
- Expérience du milieu universitaire un atout;
- Agilité avec les technologies et connaissance de Google Workspace;
- Être bilingue, en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes, ou membres de notre communauté académique anglophones.

**Benefits**

**De bonnes raisons pour travailler à Mila**
- L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
- Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
- Un programme d’aide aux employés et à la famille;
- Un accès à un service de télémédecine;
- Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
- Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur mínimale de 4%;
- Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
- Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
- Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
- Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
- Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

**Nous voulons vous connaître**

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.