Coordonnatrice Principale ou Coordonnateur Principal, Soutien Administratif

**Type d’emploi**:
Employé

**Durée en mois**(pour les emplois à durée déterminée):
12

**Famille d’emplois**:
Soutien administratif

**Nombre de postes à pourvoir**:
1

**Faculté/Service - Département**:
Bureau du développement professionnel continu

**Campus**:
Pavillon Roger-Guindon

**Affiliation syndicale**:
PSUO

**Date d’affichage**:
January 06, 2025

January 17, 2025

**Heures par semaine**:
35

**Classe salariale**:
SSUO Grade 08

**Échelle salariale**:
$62,218.00 - $78,589.00

Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

**Raison d’être du poste**:
S’occuper du processus d’agrément et de certification des programmes de formation dont le dossier est soumis au Bureau du développement professionnel continu (BDPC). Appuyer le BDPC dans la gestion de son site Web par la mise à jour du contenu et l’ajout de nouveau contenu sur une base régulière.

**Responsabilités particulières**:

- ** Coordination des activités d’agrément**: S’occuper des communications entre le BDPC et les responsables des demandes d’agrément, fournir un retour d’information sur les demandes et sur tout changement, ajout ou suppression nécessaire pour réussir le processus d’évaluation. Travailler avec le comité d’évaluation pour s’assurer que les demandes sont traitées dans les délais impartis.
- ** Administration des activités liées à l’agrément**: S’occuper de la réception des demandes d’agrément au BDPC, déterminer si la demande répond ou non aux critères de base, désigner une évaluatrice ou un évaluateur qui s’occupera du dossier et aviser le ou les collèges concernés lorsqu’une demande d’agrément ou de certification pour le nombre de crédits nécessaire a été approuvée.
- ** Collecte de données, saisie et gestion des dossiers**: Téléverser la demande dans le système de gestion des données et suivre sa progression dans le processus d’agrément ou de certification. Gérer la base de données de suivi des agréments qui permet de suivre l’intégralité du processus, depuis la réception de la demande d’agrément par le BDPC jusqu’à son dépôt aux collèges concernés. Les informations contenues dans la base de données sont partagées à l’interne et avec les organisations partenaires selon les besoins.
- ** Rapports**: En collaboration avec la ou le gestionnaire du BDPC, repérer les problèmes liés à l’agrément des programmes de DPC dans le but d’assurer le respect des normes des collèges. Faire rapport régulièrement à la ou au gestionnaire du BDPC ainsi qu’à la vice-doyenne ou au vice-doyen sur l’état de la demande d’agrément (en cours d’évaluation, en attente d’approbation, approuvée, etc.).
- ** Finances**: En fonction du barème des frais d’agrément approuvé par le BDPC, déterminer les frais d’agrément à facturer à la clientèle externe et préparer l’information à indiquer sur la facture pour l’agente ou l’agent des finances du BDPC. Travailler avec l’agente ou l’agent des finances du BCPD à la finalisation et au traitement des factures. Tenir un registre des factures à traiter, y compris des transactions en cours, et assurer le suivi nécessaire.
- ** Gestion du contenu Web**: Par la tenue régulière de réunions et d’interactions directes avec les membres de l’équipe, anticiper les exigences et produire, adapter, modifier et réviser le contenu pour bien répondre aux besoins courants; voir au respect des politiques établies et des normes relatives au Web, aux langues officielles et à l’accessibilité. Déterminer le contenu à traduire et faire appel à des services de traduction pour que tous les contenus soient présentés dans les deux langues officielles. Évaluer la facilité d’utilisation du site Web du BCPD et coordonner les améliorations à apporter afin d’en optimiser l’efficacité. Accroître la visibilité du BCPD au sein de la Faculté et dans toute l’Université, ainsi que la fréquentation externe (clientèle nouvelle ou actuelle) du site Web. Modifier et mettre à jour le contenu du site Web, au besoin. Demander à l’équipe de mettre à jour le contenu, au besoin.

**Connaissances, expérience et compétences**:
Qualités essentielles:

- Diplôme de premier cycle dans une discipline pertinente ou combinaison équivalente d’études et d’expérience de travail dans un poste de coordination.
- Deux ou trois ans d’expérience dans le domaine de l’éducation, de l’agrément ou de la coordination de projets.

Compétences clés:

- Planification
- Initiative
- Souci du service à la clientèle
- Travail d’équipe et coopération

Autres qualités:

- Familiarité