Coordonnatrice Administrative

**Description**:
**Titre du poste** : Coordonnatrice administrative / Coordonnateur administratif

**Classification** : Personnel de programme I

**Statut** : Temps plein

**Supervision** : Directrice, Projets et programmes

**Division** : Partenariats avec le gouvernement et les parties prenantes
- 2 postes disponibles

**Résumé des fonctions**

Relevant de la directrice, Projets et programmes, la personne titulaire de ce poste sera chargée de fournir du soutien administratif avec efficacité et efficience à la réalisation de multiples projets et initiatives de développement commercial. Les responsabilités de cette personne consistent notamment à assurer un soutien administratif; à organiser et recueillir des informations; à entreprendre des recherches au besoin; à maintenir des systèmes d’administration, d’information et de suivi; à rédiger et à réviser les principaux documents du programme. La personne titulaire du poste aidera également à la préparation de contrats, de documents financiers, de rapports et de diagrammes, tableaux et images.

**Responsabilités générales**:

- travailler efficacement dans un environnement multi-équipes ;
- remplir diverses fonctions de nature complexe nécessitant de l’initiative et de l’autonomie ;
- fixer ses propres priorités et organiser le travail de manière efficace afin d’assurer la qualité du travail, souvent avec des échéances et des priorités changeantes ;
- interagir efficacement avec le personnel de l’Association, les cadres supérieurs et le personnel administratif des établissements membres, des partenaires et des organisations externes ;
- traiter tout le monde de manière juste et équitable et maintenir des normes éthiques élevées ;
- avoir une capacité éprouvée de travailler de manière autonome et sous pression, avec un souci du détail et des délais ;
- s’acquitter de ses tâches conformément aux compétences, aux valeurs et au code d’éthique de CICan ;
- pouvoir travailler avec un minimum de supervision.

**Attentes particulières**:
La coordonnatrice administrative ou le coordinateur administratif devra:

- organiser des réunions virtuelles et/ou réserver des salles de réunion tel que demandé ;
- organiser et maintenir un environnement collaboratif dans Microsoft Teams ;
- entreprendre des recherches pour l’équipe au besoin ;
- contribuer à la conceptualisation des graphiques, des données, des tableaux de textes, des images, ainsi qu’à la révision ;
- aider à la préparation des documents financiers, dont les factures, les budgets, les relevés, les réclamations et les rapports financiers ;
- assurer le maintien, la surveillance et le suivi des systèmes liés à l’administration et aux communications ;
- recueillir, assembler et distribuer des renseignements ;
- rédiger et réviser les messages écrits et autres documents ;
- sur demande, participer à la surveillance des médias sociaux liés au travail de la Division ;
- compétences interpersonnelles, organisationnelles et en communications éprouvées;
- faire les préparatifs de voyage et préparer les demandes de remboursement ;
- s’acquitter d’autres tâches connexes pouvant lui être confiées de temps à autre.

**Exigences mínimales**
- diplôme d’un établissement d’enseignement postsecondaire ou combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinente;
- 1 à 2 ans d’expérience en soutien administratif dans un environnement de travail occupé ;
- maîtrise des tâches administratives;
- capacité d’écrire à un niveau professionnel;
- connaissance des processus financiers et comptables;
- maîtrise de l’anglais et du français écrits et parlés;
- aptitude démontrée à utiliser la suite Microsoft Office, notamment Teams, Excel, PowerPoint et Word.

**Aptitudes/expérience souhaitables**:

- maîtrise de l’anglais et du français écrits et parlés
- connaissance du réseau collégial canadien ;
- bonne connaissance des médias sociaux et du développement du contenu pour le Web.

**Competences de base**:
**Pour réussir dans ce poste, vous serez en mesure de démontrer nos compétences de base**:
**Agilité** : nous évoluons dans un milieu complexe qui requiert habileté et polyvalence, et nous prévoyons les changements et y réagissons avec rapidité et ingéniosité.

**Motivation** : nous encourageons chaque personne à viser l’excellence et à atteindre des objectifs et buts communs, en créant chez chacune d’elle un sentiment d’efficacité personnelle, de résilience et de persévérance.

**Intégrité** : nous traitons les autres avec équité et respect, et nous renforçons le statut de l’association et ses liens de confiance avec nos membres et nos partenaires.

**Collaboration** : nous travaillons ensemble, des équipes aux divisions, pour tirer profit de notre expertise collective et des talents qui favorisent notre succès organisationnel dans un esprit de coopér