Adjoint(E) Administratif(Ve)

Residence de la Gappe lll and lV- Adjointe Administrative

La responsabilité du poste d’adjoint administratif est d'assurer la liaison entre l'établissement et l'équipe comptable du siège; Communiquer avec les résidents, les familles et les administrateurs/tuteurs/mandataires concernant les questions et les préoccupations relatives à la facturation et aux comptes à recevoir. S'assurer que tous les rapports sont préparés et transmis à la direction, au bureau régional et au bureau central avec exactitude et dans les délais requis.
- **FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS**:_
- Responsable de la préparation de la paie bi-hebdomadaire, ce qui inclut l'équilibrage de la feuille de calcul pour la soumission, l'achèvement de la vérification de manière complète et précise et l'assurance que les cessations d'emploi sont signalées en temps opportun et que le RE a été demandé. Il Veille à compléter les nouvelles trousses d'embauche des nouveaux employés et à les inscrire sur le site web de paye;
- Prépare les dossiers des employés au moment de l'embauche en s'assurant que toutes les informations contenues dans le dossier d'embauche sont complètes et ordonnées et effectuer des vérifications régulières pour garantir la conformité. Tenir un dossier séparé pour la santé des employés;
- Crée un dossier administratif pour les résidents en s'assurant que tous les documents contenus dans le dossier d'admission des nouveaux résidents sont complets et en ordre et veiller à ce que des audits réguliers soient effectués;
- Ajoute les nouveaux résidents dans le système de facturation lors de l'admission et apporter des modifications aux dossiers des résidents qui ont quitté l'établissement ou s'il y a eu un changement dans le statut d'occupation (simple/double);
- Conserve les dossiers des employés et des résidents et les informations qu'ils contiennent de manière confidentielle;
- S'assure que les factures des fournisseurs sont codées, approuvées et scannées pour le paiement au plus tard le jeudi de chaque semaine;
- Intervient au niveau des recouvrements et tient le directeur exécutif au courant de toutes les questions y afférentes. Travaille avec le personnel du siège social en cas de besoin;
- Prépare le rapport hebdomadaire des comptes recevables _(AR/ Accounts Receivable)_ et le soumettre au directeur exécutif pour approbation et présentation dans les délais requis.
- Prépare les lettres d'augmentation et veiller à ce qu'elles soient distribuées en temps opportun;
- Prépare chaque année les lettres d'imposition à partir des informations fournies par le service comptable du siège;
- Est responsable de la petite caisse de l'établissement, s'assurant que des registres précis sont tenus, que la petite caisse est équilibrée chaque semaine et que les reçus sont soumis au siège social sur les formulaires appropriés pour renflouement. Toute anomalie doit être immédiatement signalée au directeur exécutif;
- Contribue à créer un environnement qui préserve le respect de soi, la dignité personnelle et la sécurité physique de chaque résident, invité et employé;
- Participe aux réunions du personnel, aux comités et des services internes, sur demande et selon les besoins
- Engage, forme et dirige le personnel d'accueil et assure un mentorat si nécessaire;
- Couvre les tâches de réception pendant les pauses et autres moments nécessaires
- Connaît, respecte et promeut les droits et responsabilités des résidents;
- Préserve la confidentialité des affaires des résidents, des familles et des employés et fait preuve de courtoisie, de bon jugement et de souci pour la sécurité et le bien-être des résidents, des visiteurs et du personnel;
- Participe à la lutte contre les infections;
- Participe à l'amélioration continue de la qualité;
- Assume des responsabilités dans le cadre de la rotation des gestionnaires de service (MOD/ Manager on Duty), selon les affectations;
- Effectue d'autres tâches connexes selon les instructions.

**QUALIFICATIONS**:

- Maîtrise des systèmes informatiques, notamment des programmes Microsoft Office, d'Excel et des bases de données;
- Certificat ou diplôme en administration de bureau ou équivalent;
- Expérience en comptabilité, comptabilité fournisseurs et clients, paie (ADP) et rapports financiers;
- Attitude agréable et professionnelle au téléphone;
- Excellentes compétences en matière de service à la clientèle;
- Connaissance en marketing et en service à la clientèle;
- Extrêmement organisé et doté de bonnes compétences en matière de gestion du temps;
- Bonne aptitude à la communication orale et écrite;
Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Horaires de travail:

- Quart de jour

Lieu du poste : En présentiel