Secrétaire Administratif(Ve) à 100% Du Temps

**Descriptif du poste**:
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**Catégorie**:
Soutien administratif et conciergerie

**Titre du poste**:
Secrétaire administratif(ve) à 100% du temps | ÉÉP Gabrielle-Roy

**Région**:
Gloucester

**Lieu de travail**:
Gabrielle-Roy

**Nature du poste**:
Poste régulier à 100% du temps, syndiqué
35 heures/semaine 10 mois par année

**Date d'entrée en fonction**:
Le plus tôt possible

**Sommaire des responsabilités**:
Sous la supervision de la direction de l'école, le ou la titulaire du poste fournit des services administratifs et de secrétariat pour aider au bon fonctionnement aux activités de l'école. Il ou elle devra en autre:

- Créer et faire le suivi des registres et préparer des rapports selon les directives de la direction d’école ;
- Assurer un appui administratif dans la gestion des demandes de la direction, des clients internes (ex. les membres du personnel) et externes (ex. partenaires communautaires, fournisseurs, parents, consortium de transport) ;
- Créer des registres, coordonner et tenir à jour diverses listes et fiches de contrôle (Ex. la distribution des clés, les formulaires des parents, les RAC pour les parents bénévoles, inventaire des fournitures, etc.) ;
- Coordonner l’utilisation des locaux pendant et après les heures de classe ;
- Rédiger la correspondance administrative quotidienne ;
- Organiser et tenir à jour un système de classement pour les dossiers (y compris les dossiers d’élèves) ;
- Assurer un leadership pour l'exécution des tâches et le bon fonctionnement du secrétariat ;
- Assurer l’exécution des tâches liées au SIS (ex : soutenir les tâches liées à l’inscription des élèves et l’inscription en ligne, démarrage et fermeture de l’année scolaire, bulletins scolaires) et au cadre d'imputabilité (gestion de Trillium ) ;
- Ouvrir, organiser, transférer et archiver les dossiers scolaires ;
- Appuyer la gestion du système de suppléance ;
- Recevoir et préparer pour envoi le courrier et les colis ;
- Effectuer toutes les tâches reliées à la tenue de livres des fonds scolaires (émission des chèques fournisseurs, conciliation bancaire, gestion des paiement et des dépôts, conciliations des activités de collecte de fonds, etc) ;
- Coordonner les processus d’achats et les paiements pour les écoles ;
- Vérifier les entrées budgétaires, tenir compte des budgets et produire des rapports à la demande de la direction de l'école ;
- Effectuer la gestion du Service en ligne (création de produits, génération de rapports, résolution de problèmes des usagers);
- Veiller à la disponibilité et au bon fonctionnement des outils de secrétariat en faisant le lien avec les personnes responsables.

**Exigences et qualifications du poste**:

- Diplôme d’études collégiales d’un (1) an en administration
- 2 Cours réussis en tenue de livres et tenue de livres informatisées
- Habiletés informatiques et compétences intermédiaires en excel
- Compétences informatiques avancées
- Minimum de trois (3) ans d’expérience dans des fonctions reliées au poste

**Profil de compétences recherché**:

- Compétences organisationnelles
- Communication interpersonnelle
- Ouverture d’esprit
- Intégrité

**Compétences propres au poste**:

- Savoir travailler en équipe
- Résolution de problèmes
- Être organisé
- Rigueur
- Savoir transmettre l’information
- Orientation vers l’apprentissage

**Exigences particulières**:
Un relevé d'antécédents criminels, datant de six mois ou moins, avec mention du secteur vulnérable.