Secrétaire à La Direction

**PROFIL DU POSTE**

**Poste permanent temps plein, non syndiqué**

**Heure de travail : 5 jours semaine du lundi au vendredi (7,5 heures par jour)**

**Lieu de travail : 4170 rue Spratt, Ottawa, Ontario. K1V 0Z5**

**Titre du poste : Secrétaire à la direction.**

**Département**:Administration**

**Relève de : Directrice générale et de la directrice adjointe.**

**DESCRIPTION DU POSTE**

Nous recherchons une secrétaire à la direction.

Le poste consiste à agir en tant que personne ressources auprès des parents et du personnel et s’assurer de la viabilité financière du programme en consultant la direction pour tout achat et en maintenant une bonne gestion des documents relatifs à la comptabilité.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Organiser un système efficace pour répondre à la clientèle.
- Créer des modèles uniformes de tous les documents du centre.
- Corriger les documents du centre tel que les politiques et règlements, documents aux parents et autres.
- Préparer les lettres aux employés(es) soit pour leur loyer, leurs formations, les heures travaillées.
- Maintenir à jour le site internet.
- Promouvoir la visibilité du service par une publicité en interaction avec l’école.
- S’assurer que les dossiers des employés(es) et les formulaires soient à jour et signés.
- S’occuper des assurances collectives des employés (nouvelle inscription, congé de maternité, changement à la police, etc.).
- Point de contact entre la banque et les employés pour la création des comptes de REER collectifs

**Personnel**
- Informer le personnel de la formation disponible/planifier de la formation en santé et sécurité.
- Gestion des avantages sociaux du personnel ainsi que leurs vacances.

**Gestion financière**
- Faire tous les achats autorisés par la direction pour les centres (matériel de bureau, ménagé, éducatif, etc.).
- Prendre note des produits livrés.
- Remettre les comptes à payer à la comptable.
- Faire suivre le courrier.
- Remplir les documents reliés aux places subventionnées et faire les changements si nécessaire.
- Préparer toutes compilations de données financières et les bons de commandes tel que prescrit par la direction.
- Organiser les levées de fonds.
- Émettre et répondre aux questions face aux reçus d’impôts pour les parents
- Assister la comptabilité lorsque requis
- Gérer les comptes téléphonique et internet avec Bell
- Autres tâches ou responsabilités occasionnelles
- Exécuter toutes autres tâches à la demande de la direction.

**PROFILS DES COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES**
- Diplôme en administration
- Expérience professionnelle
- Vérification d’antécédent judiciaire valide
- Carnet de vaccination à jour incluant la vaccination pour la Covid-19

**Connaissances**
**- **Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit.
**- **Compétence avancée en informatique, notamment MS Office, Word et les bases de données Excel. Le logiciel comptable SAGE et Digibot est un atout.

**Compétences et aptitudes requises**
- Excellent sens de l’organisation
- Capacité de traiter de grandes quantités de données
- Autonomie, initiative et haut sens des responsabilités
- Grande capacité à travailler en équipe
- Polyvalence et flexibilité
- Sens aiguisé du service et une éthique professionnelle irréprochable
- Discrétion
- Sensibilité et respect pour les personnes et les différences culturelles
- Ouverture d’esprit et capacité d’accepter des suggestions

**CARACTÉRISTIQUE DU POSTE**

**Prise de décisions/ Résolution de problèmes**

**Défis**:

- Porter attention aux détails afin d’éviter les erreurs
- Travailler sur plusieurs dossiers à la fois
- Garder son calme en période difficile
- Rester neutre et éviter de prendre parti

**Solutions**:

- Afin de relever les défis, le titulaire du poste peut obtenir de l’aide de la part de la directrice générale et de la direction adjointe.

**Niveau d’autonomie**
- Poste qui nécessite un haut degré d’autonomie
- Capacité de prioriser les tâches en fonction des besoins opérationnels de l’organisme
- Capacité de modifier son horaire pour les réunions en soirée (à l’occasion)
- Doit assurer une étroite collaboration avec la comptable
- Doit travailler en collaboration avec l’équipe de gestion
- Capacité de déceler des erreurs et porte attention aux détails
- Organisé
- Capacité de prioriser les tâches en fonction du besoin opérationnel du centre

**Communication**

**Interne**:

- Tous les employés et les membres de l’équipe de gestion

**Externe**:

- Parents
- Fournisseurs
- Membre du Conseil d’Administration

**CONDITIONS DE TRAVAIL**

**Efforts physiques/Environnement**
- Partage le bureau avec la superviseure au siège social
- Dois soulever des boîtes occasionnellement
- Port du masque obligatoire et mesures d'hygiène accrues en temps de pandémie

**Attention sensorielle/Nive