Responsable de L’administration

2 months ago


Montréal, Canada Vortex Solution Full time

**Type de poste**:Permanent

**Horaire **:Temps plein (37.5h/semaine)

**Mode**:Hybride, proportion à déterminer avec le superviseur. La période d’intégration initiale de 2 semaines sera en présentiel à 100%.

**Rôle**

Sous la supervision du Directeur, Expérience Client, le ou la Responsable de l’administration aide à transformer et à traduire les activités opérationnelles en sources de revenus pour l’organisation. Organisée, minutieuse et autonome, cette personne assure le relais entre l’équipe de comptabilité et les équipes opérationnelles. Ce joueur ou cette joueuse-clé se sert de son excellent sens des communications et de sa maitrise de notre outil interne (Intranet) pour faire les suivis, identifier les informations manquantes, traquer et réconcilier les écarts, et s’assurer que les conditions de facturation prévues aux devis et contrats soient bien suivies, en temps utile.

**Responsabilités**
- Effectuer le traitement et l’assignation des devis pour l’ensemble des départements ;
- En collaboration avec la Directrice adjointe, Expérience client, le Directeur de production et la Coordonnatrice de production, être à l’affût des façons d’améliorer l’efficacité opérationnelle ou de réduire des irritants.
- En collaboration avec l’équipe de comptabilité, s’occuper de la gestion et préparation de la facturation des contrats récurrents pour divers départements: hébergement, Marketing Web, plans de maintenance en production, comptes Abrizo, etc.
- Assurer le relais entre les différents départements concernés et le département de comptabilité pour l’ensemble des questions de facturation,
- Ouvrir des banques d’heures et des billets dans notre outil interne (Intranet)
- Assurer le suivi des tâches internes et la gestion des informations dans l’intranet,
- Générer des rapports nécessaires à la bonne facturation de l’entreprise.
- Aller chercher et réconcilier l’information nécessaire auprès de différents intervenants (Gestionnaires de comptes, Chargés de projets, Coordonnatrice de production, Comptabilité, Service client) afin de procéder au traitement et à la catégorisation des devis et contrats
- Adapter au besoin des documents et modèles de développement d’affaires ;
- Assister l’équipe XC dans les communications clients;
- Signaler aux bons acteurs internes (Leads, GC, Directeur, Directrice adjointe) l’opportunité de renouveler certaines banques d’heures, si constatée dans le cadre de ses autres fonctions.
- Au besoin et en appui à la responsable, assurer le suivi des dépenses médias pour le département de Marketing Web.

**Formation**

Diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente

**Expérience**

Deux à trois ans d’expérience pertinente

Atout : Expérience acquise dans une PME, une startup, une agence, ou un autre milieu à rythme soutenu

**Compétences techniques**

Excellente connaissance de la Suite Microsoft Office

**Compétences générales**
- Sens développé de l’organisation et des priorités
- Excellente capacité de communication et de collaboration avec des équipes variées
- Minutie et attention aux détails
- Autonomie, débrouillardise, approche intrapreneuriale
- Sens du service client
- Volonté et capacité d’apprendre à maîtriser un nouvel outil (Intranet)

**Avantages offerts**
- Bureaux bien aménagés et bien situés au cœur de la Petite-Italie à Montréal
- Collations santé et café à volonté, douche sur place pour permettre de concilier exercice et journée de travail
- Programme d’aide aux employés
- Avantages sociaux après la période d’essai mutuelle : REER, assurances vie, invalidité, médicale et dentaire, compte de soins de santé, contribution à la passe de transport en commun ou au stationnement
- Ambiance conviviale et occasions de socialisation (5 à 7 chaque jeudi, club de course, sorties thématiques, fêtes, etc.)
- Approche collaborative de croissance et de développement professionnel



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