Agent ou Agente de Secrétariat

3 weeks ago


Quebec City, Canada Université Laval Full time

Rôle principal
Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises

**Scolarité**: D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent

**Expérience**: Quatre (4) années d'expérience pertinente (dont 1 année ferme en gestion budgétaire).

**Autres**: Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité mínimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.

À titre d'information

**Autres logiciels utilisés**: PSK, Peoplesoft finance et RH, Banner, Explo, Constellio
La personne qui occupe cette fonction travaille en étroite collaboration avec la vice-doyenne aux études et la direction de la Faculté. Elle est notamment responsable du suivi des attributions des cours pour les chargés de cours et elle apporte un support administratif à la direction
Tâches et responsabilités
Prépare et transmet la liste indicative dans PSK en vue de l’attribution;
Effectue le suivi du processus d’attribution et de recrutement des chargés de cours;
Tient à jour le fichier maître des cours du programme en lien avec les assignations PSK ;
Effectue le suivi des absences et remplacements des chargés de cours en vue de corriger l’attribution dans PSK;
Prépare et tient à jour le gabarit de suivi des contrats ;
Effectue la saisie de contrats de chargés de cours, de professionnels de recherche, d’auxiliaires d’enseignement, de surveillants d’examen et d’autres types d’emploi ponctuels et en assure le suivi ;
Apporte un support à l’équipe de direction et au GREB pour divers suivis financiers (budget, redditions, extraction PS finances, préparation et vérification de fichiers);
Prépare et vérifie les différents formulaires administratifs provenant des unités (DA, DP, rapport de dépenses de voyage, bourses, etc.);
Etc.



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